1.3 Werkdruk herkennen en aanpakken
gemoedstoestand
deadlines
Om werkstress te herkennen, moet u alert zijn op veranderingen in de gezondheid van werknemers, zowel op fysiek als psychisch vlak. Ook aan de gemoedstoestand en het gedrag valt veel af te lezen. Als een werknemer bijvoorbeeld steeds sneller zijn geduld verliest, veel slechtere kwaliteit levert dan u van hem gewend bent of deadlines niet meer haalt, moeten er alarmbellen gaan rinkelen.
Overspannen of een burn-out?
burn-out
Om te herkennen wanneer een werknemer overspannen dreigt te raken door werkdruk of op de rand van een burnout staat, is het belangrijk dat u het verschil kent tussen deze twee gezondheidsklachten:
- Overspannenheid is een directe reactie op een stressvolle periode of gebeurtenis. De symptomen ontstaan meestal binnen drie maanden na de directe aanleiding. Een overspannen werknemer heeft symptomen van werkstress, maar heeft nog wel energie over.
- Een burn-out heeft een langetermijnoorzaak. Het is het gevolg van een langere periode van uitputting. Een werknemer met een burn-out is nergens meer toe in staat: hij is volledig opgebrand.
1.3.1 Inventariseren
werkplekonderzoek
Een werkplekonderzoek kan een globaal beeld geven van werkdrukproblemen. Vaak zijn in de organisatie al de nodige gegevens voorhanden. Denk aan de resultaten van een preventief medisch onderzoek (PMO), een medewerkerstevredenheidsonderzoek of de verzuimadministratie.
1.3 2 Checklist
inventarisatie van werkdruk
Een checklist kan u ook helpen bij de inventarisatie van werkdruk. Zijn meer dan drie van onderstaande signalen van toepassing op uw organisatie, dan is de kans groot dat er sprake is van overbelasting van werknemers:
- veel overuren;
- weinig opgenomen vakantiedagen;
- verhoogd (kort) ziekteverzuim;
- kwaliteitsvermindering;
- productie-achterstand;
- toename van fouten en ongelukken;
- gemiste afspraken en deadlines;
- klachten van klanten;
- klachten van werknemers over werkdruk;
- conflicten tussen werknemers;
- veel verloop in personeel.
Werkdrukkompas: praktisch instrument
taakverdeling
Een hulpmiddel om werkdruk bespreekbaar te maken, is het Werkdrukkompas van inPreventie dat u kunt vinden op inpreventie.nl. Dit instrument is speciaal ontwikkeld in het kader van de overheidscampagne ‘Check je werkstress’. Het Werkdrukkompas bestaat uit een serie van 21 stellingen die uw werknemer moet beantwoorden. Het invullen van het Werkdrukkompas kost nog geen tien minuten tijd. De uitkomsten kunt u samen bespreken.
1.3.3 Maatregelen
Een andere taakverdeling kan helpen om de werkdruk te verminderen. U kunt bijvoorbeeld inventariseren welke taken uitsluitend door vaste, ervaren werknemers kunnen worden opgepakt. De overige taken kunnen stagiairs, starters en flexwerkers dan voor hun rekening nemen. Dit heeft twee voordelen: de ervaren krachten zien hun werklast verminderen doordat ze geen kostbare tijd meer verliezen aan routineklusjes en de nieuwe werknemers worden niet belast met werk boven hun niveau.
Training en scholing
POP
Werknemers die de kans krijgen om zichzelf te blijven ontwikkelen, hebben meestal een hogere belastbaarheid. Wijs werknemers daarom op de trainings- en scholingsmogelijkheden die uw organisatie te bieden heeft. Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is hierbij een zinvol instrument.
Ook verouderde, slecht functionerende apparatuur kan tot frustratie leiden. Oude computers vervangen, is een investering om de werkdruk te verlagen. Zorg dan wel voor goed onderhoud, anders krijgen werknemers binnen korte tijd opnieuw te maken met vastlopende apparatuur.