5.2 Voorbereiden POP

toekomst

Voordat u met de medewerker begint aan het opstellen van een POP, kijkt u eerst naar de bedrijfsstrategie. U kunt zich hierbij afvragen aan welke capaciteiten uw organisatie in de toekomst behoefte heeft. Pas als dit duidelijk is, kunt u bedenken over welke competenties uw team moet beschikken om in de gestelde behoefte te voorzien.

bijscholen

Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat uw organisatie zich gaat onderscheiden van de concurrentie door meer specialismen aan te bieden. Hiervoor zijn ook speciaal getrainde mensen nodig. Deze kunt u besluiten aan te nemen of u kunt huidig personeel om- of bijscholen.

5.2.1 Vragen vooraf

evalueren

Het opzetten van een POP vraagt een flinke investering in tijd en energie. Wil het plan vruchten afwerpen, dan moeten u en uw medewerker vooraf over een aantal vragen nadenken. De antwoorden op deze vragen kunt u tijdens een voortgangs- of het functioneringsgesprek bespreken. Het is in ieder geval belangrijk om ze regelmatig te evalueren om het POP te laten slagen.

Vragen voor de leidinggevende

opties

bereiken

U moet zichzelf de volgende vragen stellen:

• Wat is de toekomstige ontwikkeling van de organisatie?
• Hoe ontwikkelt de functie van de medewerker zich?
• Hoe functioneert de medewerker?
• Wat zijn de opties en ambities van de medewerker?
• Zijn er andere functies die geschikt zijn voor deze medewerker?

Vragen voor de medewerker

• Wat zijn mijn ambities?
• Wat wil ik bereiken?
• Hoe ga ik me verder ontwikkelen om dat te bereiken?
• Wat zijn de behoeften van het team en de organisatie?
• Wat kan ik doen om mijn taken beter uit te voeren?

De medewerker kan in vijf stappen deze vragen beantwoorden, zoals het kader hieronder illustreert.

5.2.2 Inhoud POP

Pas als u en de medewerker goed hebben nagedacht en duidelijke doelen voor ogen hebben, kunt u samen het persoonlijk ontwikkelingsplan op gaan stellen.

doelen

evaluatie

In dit plan komen in ieder geval de volgende zaken aan bod:

• datum waarop de afspraken op papier zijn gezet;
• algemene doelstellingen van de loopbaanplanning;
• specifieke doelen;
• plan van aanpak voor één of twee jaar en geef bij elke activiteit de reden aan dat het is opgenomen in het POP;
• inschatting van de ontwikkelingen voor de komende vijf jaar;
• een gedetailleerd activiteitenplan of opleidingsplan;
• eventuele ondersteuning en begeleiding;
• evaluatiemomenten.

5.2.3 Doelen SMART formuleren

richtinggevend

gedrag

actie

resultaat

einddatum

In het POP zijn doelen een belangrijk onderdeel. Door deze SMART te formuleren, maakt u ze richtinggevend. Uw medewerker weet dan bij elk doel wat er bereikt moet worden. Een SMART geformuleerd doel stuurt bovendien zowel het gedrag van uw medewerker als dat van u. SMART staat voor:

• Specifiek: het doel moet een waarneembare actie of waarneembaar gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is.
• Meetbaar: het moet mogelijk zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is.
• Acceptabel: ook wel uitgelegd als ‘activerend’ of ‘actiegericht’. De doelstelling moet uitnodigen tot actie en energie losmaken. Hiervoor moeten alle betrokkenen de doelstelling ondersteunen en moet deze positief zijn geformuleerd. Let erop dat de doelstelling een bepaald resultaat voorschrijft, niet een inspanning.
• Realistisch: Ligt er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Beschikt de medewerker over voldoende capaciteiten, middelen en bevoegdheden?
• Tijdgebonden: Er moet een duidelijke startdatum en einddatum zijn. Dan gaat het met name om kortetermijndoelen. Bij langetermijndoelen is dit niet altijd mogelijk.

Door doelen SMART te formuleren maakt u het uzelf ook makkelijker om de resultaten en inspanningen van uw medewerkers te kunnen beoordelen. Zij zullen op hun beurt uw beoordeling daardoor makkelijker accepteren.

5.2.3 Valkuil

afstemmen

Wees erop bedacht dat u geen toezeggingen doet die u misschien niet waar kunt maken. Concrete stappen die de medewerker wenst te nemen, moet u nog altijd afstemmen op de behoeften en mogelijkheden van de branche, de organisatie en de afdeling in kwestie. En wil hij een opleiding volgen, dan moet daarvoor wel geld zijn.

5.2.4 Begeleiding

uitvoering

Vaak bent u als direct leidinggevende de aangewezen persoon om de medewerker te begeleiden tijdens zijn ontwikkelingsproces. U draagt immers de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het plan of een deel daarvan. Verder ziet u toe op de prestaties van de medewerker en op de uitvoering van de activiteiten in het kader van het POP.