1.3 Andere typen gesprekken
kwaliteiten
misstappen
oplossing
U zult naast het formele functionerings- en beoordelingsgesprek andere gesprekken voeren met uw medewerkers die indirect ook bijdragen aan het verbeteren van hun functioneren en het versterken van hun kwaliteiten (zie ook het kader op pagina 13). Soms hebben deze gesprekken geen vrolijke insteek, omdat de medewerker niet naar behoren functioneert. U voert dan bijvoorbeeld een van deze typen gesprekken:
- Correctiegesprek. Een correctiegesprek (ook wel disciplinegesprek genoemd) heeft als doel afspraken te maken over verbetering in geval van misstappen of disfunctioneren.
- Conflicthanteringsgesprek. Dit type gesprek zet u in om de oorzaak van een dreigend of actueel conflict binnen uw team in kaart te brengen en een weging van belangen en doelstellingen van de betrokken medewerkers te maken. U voert individuele en groepsgesprekken en probeert met elkaar oplossingen te formuleren die u in schriftelijke afspraken vastlegt.
- Exitgesprek. Een exitgesprek vindt in de regel plaats bij vrijwillig vertrek van een werknemer. Doelstelling is te achterhalen waarom de medewerker vertrekt. Zijn verhaal kan waardevolle informatie opleveren over de cultuur van uw team en organisatie en mogelijk zelfs uitmonden in verbeterpunten om te voorkomen dat er nog meer mensen vertrekken.
Het exitgesprek is onderdeel van goed werkgeverschap: u stelt de vertrekkende medewerker in de gelegenheid zijn hart te luchten en geeft te kennen prijs te stellen op zijn feedback.
Een gespreksplan opstellen
Voorafgaand aan een gesprek spreekt u duidelijk af waar en wanneer het plaatsvindt, hoe lang het duurt, wie er bij het gesprek aanwezig is en wat het doel is.
agenda
Stel een agenda op die u voorlegt aan uw medewerker. Ga na welke reacties en argumenten u kunt verwachten en hoe u daarop kunt reageren. Zo voorkomt u dat het gesprek geen structuur heeft, te lang gaat duren of dat de beoogde boodschap blijft ‘hangen’ omdat u er niet aan toekwam waardoor de medewerker niet veel wijzer uit het gesprek komt.
Het Nieuwe Beoordelen
betrokkenheid
feedback
Steeds meer organisaties kiezen voor Het Nieuwe Beoordelen. Bij deze benadering gaat de aandacht uit naar het optimaliseren van talenten en niet zozeer naar het verbeteren van de zwakke kanten van de medewerker. Ook vraagt Het Nieuwe Beoordelen om een grotere betrokkenheid en verantwoordelijkheid van medewerkers bij het formuleren van hun doelstellingen, hun ontwikkeling en de beoordeling. Zij vragen bijvoorbeeld feedback van andere collega’s of van relaties met wie ze samenwerken. De medewerker wordt dan niet meer alleen door u beoordeeld – u beslist vaak nog wel als enige over promotie, eventueel samen met de HR-manager.
Achtergrond
U bent als leidinggevende meer op de achtergrond aanwezig en zorgt ervoor dat uw medewerkers hun sterke punten ontdekken, inzetten en verder ontwikkelen door regelmatig ondersteunende gesprekken te voeren. U zorgt er verder voor dat u een lerende omgeving creëert waarin uw medewerkers samen verantwoordelijk zijn voor het hoogst haalbare resultaat.