7.3 Eerlijk en duidelijk communiceren
privacy
Werknemers kunnen alleen over de juiste motivatie beschikken als ze weten wat coaching precies inhoudt en wat het doel ervan is. Aan u de taak om dit aan ze over te brengen. Hierbij gaat het niet alleen over hoe coaching verloopt en welke resultaten werknemers mogen verwachten, maar ook om enkele belangrijke randvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan hoe u omgaat met de privacy van de werknemer en of coaching invloed heeft op zijn beoordeling. Over al deze zaken moet u vooraf duidelijkheid verschaffen.
Wat het is en waarom u het aanbiedt
Veel mensen gebruiken geregeld het woord coaching, maar lang niet iedereen weet precies wat het inhoudt. Als u het met werknemers wilt hebben over coaching, moet u dus meteen uitleggen wat u hiermee bedoelt. Dit gaat niet om taalkwesties en verschillende definities, maar om wat úw organisatie onder coaching verstaat. Daarnaast moet u meteen duidelijk maken wat het nut van coaching – zoals uw organisatie die aanbiedt – is voor de organisatie en de werknemer. Daarbij horen ook de concrete doelen die u ermee nastreeft.
7.3.1 Coachingsbeleid onder de aandacht
bekend
methoden
Heeft u een helder coachingsbeleid, zorg dan dat naast de directie en de managers ook de werknemers hiermee bekend zijn. Zij willen immers weten wat de visie van uw organisatie is op coaching en wat dit concreet betekent voor de coachingsmogelijkheden die zij hebben. Zorg dat werknemers weten wanneer (en waarom) ze in aanmerking komen voor coaching. Maak ook duidelijk hoe die coaching eruitziet. Werkt u bijvoorbeeld met interne of externe coaches, en hanteren zij bepaalde coachingsmethoden?
akkoord gaan
Heeft u het coachingsbeleid vastgelegd, bijvoorbeeld in het personeelsreglement, dan kunt u daarnaar verwijzen. Licht het beleid ook mondeling toe en geef de kans om vragen te stellen. Zo gaat het voor de werknemer leven.
Aandacht voor voorwaarden
werktijd
invloed op beoordeling
Voordat werknemers akkoord gaan met coaching, moeten ze weten wat de randvoorwaarden zijn. Deze maken onderdeel uit van het beleid en zijn (grotendeels) opgenomen in bijvoorbeeld het personeelsreglement. U kunt denken aan zaken zoals:
- wie de kosten draagt en of de werknemer de coaching mag volgen onder werktijd;
- of de werknemer inspraak heeft in wie hem coacht, en bijvoorbeeld of dit zijn leidinggevende is;
- hoe de doelen en het verloop van het coachingstraject worden vastgelegd;
- of en hoe coaching invloed heeft op beoordelingen van het functioneren van de werknemer;
- hoe de coach omgaat met vertrouwelijke informatie die onderwerp is van coachingsgesprekken.
7.3.2 Duidelijke afspraken
POP
Het is belangrijk om vooraf afspraken met de werknemer te maken. U spreekt bijvoorbeeld af dat hij een bepaald aantal werkuren krijgt voor het coachingstraject. Of dat de coaching gericht is op groeien naar een bepaalde functie binnen zijn team. Leg deze afspraken schriftelijk vast, bijvoorbeeld in het verslag van een functioneringsgesprek of in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).
Afspraken met de coach
frequentie
De coach maakt ook afspraken met de werknemer. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om:
- de gedetailleerde doelstellingen;
- de methode van coaching;
- de duur en frequentie van gesprekken;
- eventuele andere coachingsmaatregelen, zoals tests.
Het is belangrijk om deze zaken ook schriftelijk vast te leggen. Zo weten coach én werknemer altijd waar ze aan toe zijn. Hiervoor kunnen zij samen een coachingscontract opstellen en ondertekenen. Dit vormt later ook de basis voor de evaluatie van het traject.
Het contract tussen coach en werknemer is iets anders dan het zakelijke contract dat u sluit met een externe coach. Soms staan er wel deels dezelfde afspraken in.