5.3 Budgetten beheren en benutten
budgetoverschrijding
keuzevrijheid
Is het budget eenmaal vastgesteld, dan is het zaak dat u het optimaal benut. Uiteraard moet u ook goed waken voor budgetoverschrijdingen. Deze taak rust waarschijnlijk direct op uw schouders. Hoe ingewikkeld de taak is, hangt af van de vraag hoeveel u zelf kunt bepalen. Werkt u met een overkoepelend opleidings- en ontwikkelingsbudget dat u vrij kunt besteden, dan kunt u zelf bepalen welk deel daarvan u gebruikt voor coaching. Is de omvang van het coachingsbudget voor de hele organisatie of zelfs per afdeling, team, doelstelling of doelgroep vastgelegd, dan is uw keuzevrijheid kleiner. Maar ook dan heeft u nog heel wat te kiezen. Coaching bestaat immers in soorten en maten, waardoor de kosten sterk kunnen variëren.
5.3.1 Prioriteiten stellen
doelen
Wilt u de beschikbare financiële middelen goed inzetten, dan is het belangrijk dat u prioriteiten stelt. Om te beginnen is het budget natuurlijk bedoeld voor de doelen die in het coachingsbeleid zijn vastgelegd. Ook daarbinnen kunt u nog bepalen wat de belangrijkste doelen of doelgroepen zijn.
ambities
Daarnaast is het belangrijk dat u bij de keuzes voor coaches en coachingsvormen ook rekening houdt met het beschikbare budget. Is het budget krap terwijl u flinke ambities heeft voor coaching, dan ligt het inschakelen van interne coaches – vooral als zij al voldoende zijn opgeleid – en de keuze voor e-coaching voor de hand.
5.3.2 Tijdsplanning opstellen
bijscholen
Een goede tijdsplanning voor de coachingsactiviteiten is ook belangrijk. Als u aan het begin van het volgend begrotingsjaar flink wilt inzetten op coaching, kunt u bijvoorbeeld verzoeken om (een deel van) het coachingsbudget mee te nemen naar het volgende jaar. Of u kunt het ontwikkelingsbudget dit jaar steken in het optimaal bijscholen van werknemers, zodat u volgend jaar een groter deel van het budget kunt besteden aan uw coachingsplannen.
5.3.3 Uitgaven monitoren
facturen
overzicht
Zorg dat u steeds bijhoudt welk deel van het budget u al heeft uitgegeven – ook als de facturen nog niet zijn betaald – en welke uitgaven u gedurende de rest van de budgetperiode nog denkt te krijgen. Zo weet u tijdig wanneer u op zoek moet gaan naar goedkopere oplossingen. U heeft dus altijd twee overzichten: gedane uitgaven en verwachte uitgaven. Idealiter bedragen die samen het hele coachingsbudget.