5.1 Benodigde uitgaven in kaart brengen
economisch mindere tijden
overtuigend onderbouwen
Hoewel budget voor coaching noodzakelijk is, wilt u natuurlijk niet meer uitgeven dan nodig. Zeker in economisch mindere tijden hebben veel organisaties geen onbeperkte middelen. U zult van de directie dus geen carte blanche krijgen. Het is zaak dat u goed afweegt hoeveel geld werkelijk nodig is en dit helder en overtuigend kunt onderbouwen.
Budgetteren: taken en verantwoordelijkheden
Voordat u gaat budgetteren, moet u zich eerst afvragen wie precies verantwoordelijk is voor budgetten op het gebied van ontwikkeling en meer specifiek voor coaching. Dit verschilt per organisatie. De overkoepelende budgetbeslissingen worden in de regel echter op het hoogste niveau genomen: door de directie.
Opleiding en ontwikkeling
Coaching kan onder diverse budgetposten worden ondergebracht. Het opleidings- en ontwikkelingsbudget ligt wel voor de hand: coaching wordt vaak ingezet om de ontwikkeling van werknemers te bevorderen. De directie kan bepalen welk deel van dit budget voor coaching is bedoeld of deze afweging aan de afdeling HR overlaten.
Arbo en re-integratie
Coaching kan vallen onder arbobeleid als een doel ervan is om werknemers te leren veiliger of gezonder te werken. Daarnaast wordt coaching regelmatig toegepast in het kader van re-integratietrajecten. Bij het bepalen van de budgetten zullen de arbocoördinator en de leidinggevenden een beslissende of adviserende rol spelen.
Afdelingsbehoeften
Het is ook mogelijk om coachingsbudgetten per afdeling of team vast te stellen. De direct leidinggevenden spelen dan een grotere rol bij het bepalen van de budgetten. Het ene team heeft immers meer behoefte aan coaching, het andere is juist gebaat bij trainingen of cursussen. Deze behoeften kunnen in de loop van de tijd sterk variëren.
inschatten
Bepaalt de directie het budget voor coaching of bijvoorbeeld het overkoepelende budget voor opleiding en ontwikkeling, dan moet zij ook over de benodigde informatie beschikken om dit budget goed te onderbouwen. U kunt hiervoor concrete budgetvoorstellen doen. Op basis van het coachingsbeleid kunt u inschatten welke kosten uw organisatie moet maken om dit succesvol uit te voeren.
Globale schattingen zijn onvoldoende als onderbouwing van een budgetvoorstel. Ze zijn niet betrouwbaar genoeg en missen overtuigingskracht. Wilt u de directie ervan overtuigen dat een ruim budget voor coaching nodig is, dan moet u aangeven waaraan u dat precies wilt uitgeven.
Kostenposten op een rij
beleidskeuzes
Bij het bepalen van het budget of het doen van een budgetvoorstel aan de directie, is het belangrijk dat u geen kostenposten over het hoofd ziet. Zet dus eerst alle benodigde uitgaven op een rij. Deze kunnen verschillen, afhankelijk van beleidskeuzes die zijn gemaakt. Kiest u bijvoorbeeld voor interne coaches of koopt u coachingsdiensten extern in? En biedt u werknemers de gelegenheid om de coachingsuren onder werktijd in de plannen, of vraagt u ze om voor persoonlijke coaching wat privétijd in te ruimen?
coaches inhuren
coaches opleiden
productieve uren
U kunt in ieder geval denken aan de volgende kostenposten:
- Werkt u met externe coaches, dan zijn er kosten verbonden aan het inhuren van deze professionals. Heeft u al een idee welke coaches u bij voorkeur inhuurt, dan kunt u dit vrij nauwkeurig weergeven. Mogelijk kunt u ook prijsafspraken maken voor enkele jaren.
- Zet u interne coaches in, dan moet u rekening houden met twee kostenposten. De interne coach moet opgeleid worden en steeds zijn kennis actueel houden en zijn vaardigheden trainen. Hiervoor is opleidingsbudget nodig. Daarnaast moet u rekening houden met de waarde van de uren die de coach besteedt aan deze taken.
- Meestal mogen werknemers onder werktijd de coachingssessies volgen. Deze tijdsinvestering is een kostenpost, want dit gaat ten koste van zijn productieve uren.
- Tel bij de kosten ook de uren voor de voorbereiding (zoals een coach zoeken) en evaluatie mee.
- Eventueel moet u materialen aanschaffen voor coaching of een ruimte huren. Vaak kunt u deze kosten goed beperken, maar zie ze niet over het hoofd.
De kosten van tijd berekenen
brutoloon
directe kostenpost
In organisaties is tijd vrijwel letterlijk geld. Elk arbeidsuur van een werknemer heeft een bepaalde waarde. U kunt uitgaan van de waarde van zijn brutoloon plus de bijbehorende werkgeverslasten, of van de waarde van het werk dat hij in die tijd kan verrichten. U kunt de waarde van tijd die werknemers investeren in coaching dus in geld uitdrukken. Of dit zinvol is, kan verschillen. Moet de werknemer voor de uren coaching vervangen worden, dan is er sprake van een directe kostenpost. Maar kan hij in zijn werkdag dat uurtje coaching inpassen zonder dat er werk blijft liggen, dan is dit mogelijk niet nodig. Weeg dit dus zorgvuldig af.