3.3 Afspraken met de bestuurder
hulp
Let erop dat u niet alleen onderling overlegt over plannen om de relatie met uw achterban te verstevigen, maar dat u deze ook voorlegt aan de bestuurder – zeker als de OR zijn hulp nodig heeft bij de uitvoering. Uw bestuurder kan u vaak een heel eind op weg helpen, door bijvoorbeeld mee te denken over de praktische haalbaarheid en door uit te leggen welke kanalen beschikbaar zijn voor achterbancommunicatie.
Uw bestuurder kan u helpen bij de achterbancommunicatie. Hij kan u informeren over zaken zoals: het versturen van informatie per post of e-mail, het gebruik van prikborden, ruimte voor de OR in het personeelsblad of op intranet.
Ondersteuning
regie
Misschien is het zelfs mogelijk om ondersteuning of begeleiding te krijgen vanuit de communicatieafdeling: daar zitten immers specialisten op het gebied van helder schrijven voor de diverse doelgroepen en efficiënt gebruik van de aanwezige kanalen. Houd met uw ondernemingsraad wel altijd de regie in uw samenwerking met de communicatieafdeling. Let erop dat de boodschap inhoudelijk overeind blijft.
Bestuurder niet overvallen
conceptuitwerking
Uw bestuurder zal het niet prettig vinden als u hem overvalt met uw plannen. Houd hem daarom op de hoogte van waar u mee bezig bent. Overleg regelmatig met de bestuurder en zet duidelijke afspraken op papier. Het beste tijdstip om bij de bestuurder aan te kloppen is als er een conceptuitwerking ligt van het communicatieplan. In dat stadium kan uw raad duidelijk aangeven welke ondersteuning nodig is voor de uitvoering van het plan. En u kunt de bestuurder gericht vragen wat de mogelijkheden zijn en onder welke voorwaarden hij akkoord gaat met het plan.
Budget
kosten
Ook het budget is vaak een belangrijk onderwerp van gesprek, maar ook weer niet altijd. Soms gaat het om zulke geringe kosten dat het OR-budget volstaat. Maar als de OR met enige regelmaat een nieuwsbrief wil gaan afdrukken of informatie per post wil versturen, kunnen de kosten snel oplopen. Denkt de raad met het beschikbare budget niet uit te komen, dan is het zaak om met de bestuurder te bespreken of het mogelijk is aanvullend budget te krijgen.
Bestuurder niet akkoord
WOR
Het kan natuurlijk voorkomen dat de bestuurder het OR-plan niet ziet zitten. Dit betekent niet dat de OR het er dan maar bij moet laten zitten. Medezeggenschapsraden hebben op basis van de WOR zowel het recht om aanwezige voorzieningen te gebruiken als om de achterban te raadplegen. De bestuurder moet dus een erg goede reden aandragen om niet mee te gaan in het communicatieplan.
Informele of officiële kanalen
boodschap
Lijken de OR en de bestuurder er samen niet uit te komen, dan kunt u uw mede-OR-leden wijzen op de mogelijkheid om informele kanalen, zoals mondeling contact met uw achterban, te gebruiken. Vaak ziet de bestuurder de boodschap liever verspreid in de officiële kanalen, waar hij er nog enig zicht op heeft en waarbij hij zelf ook op de hoogte blijft van de mening die de OR uitdraagt. Maak daar ook uw eigen afweging en keuze in. Bij deze keuze weegt de relatie met de bestuurder mee.