3.1 Achterban informeren

WOR

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht u om de achterban regelmatig te informeren via onder andere vergaderagenda’s en -verslagen. Maar de wet zegt niet hóe u de achterban moet inlichten. Dat is maar goed ook, want organisaties verschillen. Ook werkt een bepaalde vorm van communicatie beter in de ene dan in een andere situatie.

3.1.1 Timing

gevoelig

Bij het informeren van de werknemers is het belangrijk om na te denken over de timing. Is er al genoeg informatie beschikbaar, of is het beter om even af te wachten tot u zelf een vollediger beeld heeft over het onderwerp – en u er dus ook een betere uitleg over kunt geven? En hoe gevoelig ligt het onderwerp in de organisatie?

Vroeg inlichten

beslissing

geheimhoudingsplicht

Bij erg gevoelige onderwerpen doet u er in sommige gevallen juist goed aan om de achterban al in een vroeg stadium uitgebreid in te lichten over de gang van zaken en hen ook tijdig te informeren over nieuwe ontwikkelingen. Maak in ieder geval een goede afweging wanneer u uw achterban inlicht! Als er uiteindelijk een beslissing wordt genomen, is er waarschijnlijk ook meer begrip en draagvlak voor.

Tijdig informeren heeft als extra voordeel dat uw ondernemingsraad de meningen en reacties van werknemers al in een vroeg stadium kan inventariseren. Deze kunt u vervolgens weer meenemen in de gesprekken met de bestuurder.

Investeren in de relatie

feedback

tijd

Contact onderhouden met de achterban heeft uiteraard niet alleen tot doel om werknemers op de hoogte te houden van wat er speelt. Informeren, in gesprek gaan, feedback van werknemers vragen: het is ook een investering in een goede relatie met de achterban. Maar dan moet uw ondernemingsraad wel weten op welke manier die achterban het beste te bereiken is.

3.1.2 Communicatievorm kiezen

werklocatie

bedrijfscultuur

netwerk

effectief

Welke communicatievorm uw ondernemingsraad het beste kan hanteren, verschilt per organisatie. Dat ligt bijvoorbeeld aan factoren als:

• organisatiegrootte: in een kleine organisatie kunnen raadsleden proberen zo veel mogelijk persoonlijk contact te onderhouden met werknemers over hun medezeggenschapswerk, in grote organisaties is dat uiteraard niet te doen; het intranet of een nieuwsbrief zijn dan betere opties.
• werklocatie: als veel werknemers vooral op externe locaties werken of onderweg zijn naar klanten, heeft het weinig zin om mededelingen op het prikbord in de kantine te hangen;
• bedrijfscultuur en achtergrond van werknemers: zijn werknemers bijvoorbeeld actief op intranet en gewend om veel via e-mail met elkaar te communiceren, of zitten de meeste juist heel weinig achter de computer? Heerst er een overlegcultuur, of is daar juist weinig behoefte aan? Zijn de meeste werknemers gewend om veel te lezen of zijn het meer doeners, die niet zoveel ophebben met nieuwsbrieven bomvol informatie?
• het doel van de OR: wat hoopt u te bereiken met goed contact met de achterban? Welke prioriteiten liggen er? Is de standaard informatievoorziening nog niet op orde, dan kan het nuttig zijn om daar eerst op te focussen. Loopt dat al goed, dan kan de raad ook andere vormen van contact instellen. Denk aan het opbouwen van een netwerk van contactpersonen uit verschillende hoeken van de organisatie of het verspreiden van een enquête om te polsen wat werknemers vinden van een specifiek onderwerp.

3.1.3 Inleven in achterban

Om als ondernemingsraad effectief te communiceren met de achterban, is het belangrijk dat u en uw mederaadsleden zich goed kunnen inleven in werknemers.

Functieverschillen

geheimtaal

Natuurlijk kunnen OR-leden zich vanuit hun eigen positie als werknemer al een beetje verplaatsen in andere werknemers, maar dan nog kunnen persoonlijke eigenschappen en functieverschillen het communiceren ingewikkeld maken: wat een werknemer die zelf dagelijks met het onderwerp te maken krijgt prima begrijpt, is voor iemand van een andere afdeling zonder extra uitleg geheimtaal.

Reacties voorspellen

inleven

Ook deelt natuurlijk niet iedereen dezelfde mening. Hierdoor zal de één een bepaalde boodschap misschien juichend ontvangen, terwijl die bij een ander helemaal verkeerd valt. Door u goed in te leven in uw achterban, kan uw ondernemingsraad al een beetje voorspellen wat de reacties op een bepaalde boodschap zullen zijn en de communicatie daarop aanpassen.

Plan voorleggen aan bestuurder

geld

Voor sommige plannen om het contact met de achterban te versterken, heeft u de bestuurder nodig. Denk aan acties die geld kosten of waarvoor u toegang tot specifieke communicatiekanalen moet krijgen. Uw ondernemingsraad kan het onderwerp dan op de agenda zetten voor het volgende overleg en daar een concreet communicatieplan aan de bestuurder voorleggen.