2.3 Zorg voor een goede bereikbaarheid
tussendoortje
Elke ondernemingsraad wil graag goed bereikbaar zijn voor de werknemers. Meestal geeft u op verschillende plekken informatie over hoe en waar de raad te bereiken is. Houd daarbij in uw achterhoofd dat informatie van uw ondernemingsraad voor de werknemers slechts een tussendoortje is in de stapels informatie die ze al krijgen. De werknemer zal die documenten waarin de contactgegevens van de raadsleden staan niet allemaal netjes bewaren. Op het moment dat iemand contact wil opnemen met uw raad, moet hij het telefoonnummer of e-mailadres daarom ook eenvoudig kunnen terugvinden.
Locatie contactgegevens
intranet
Op verschillende plekken moeten de contactgegevens van de ondernemingsraad te vinden zijn. Check bijvoorbeeld of de contactgegevens van uw OR op de volgende plekken te vinden zijn:
- het welbekende prikbord;
- de algemene telefoonlijst van de organisatie;
- het personeelshandboek;
- de receptie of het secretariaat, omdat dit een algemeen bekende locatie is en een plek waar werknemers naartoe gaan voor telefoonnummers en e-mailadressen;
- het intranet. Zorg er dan wel voor dat de OR in het menu wordt ondergebracht of via de zoekfunctie onder de meest gebruikelijke zoektermen te vinden is;
- het introductiepakket dat nieuwe werknemers krijgen als zij in dienst treden;
- als laatste regel onderaan elk OR-stukje in het personeelsblad.
Zorg ervoor dat u de informatie over bereikbaarheid met enige regelmaat herhaalt en check af en toe of de gegevens nog actueel zijn.
2.3.1 Contact met de OR
U kunt uw achterban op verschillende manieren de gelegenheid geven om contact met u op te nemen. Kies bij voorkeur voor meer dan één communicatiemiddel.
Algemeen telefoonnummer
ambtelijk secretaris
U kunt een algemeen telefoonnummer openstellen, bijvoorbeeld het telefoonnummer van de ambtelijk secretaris. Telefoonnummers van OR-leden die vrijgesteld zijn, zijn ook een mogelijkheid.
Verspreid in ieder geval geen telefoonnummers die slecht bereikbaar zijn, want dat werkt averechts. Controleer dit dus regelmatig en pas de informatie aan.
E-mailadres
behandeling
E-mail is zowel voor werknemers als de OR een prettige manier van communiceren: een mailtje is eenvoudig verstuurd, en de OR kan het rustig doorlezen en behandelen op het moment dat het uitkomt. Dat betekent niet dat het handig is om ruim de tijd te nemen. Moeten mensen te lang wachten op een antwoord, dan voelen ze zich al snel genegeerd of niet voldoende serieus genomen. Snel reageren is dus belangrijk, ook als het op dat moment niet mogelijk is om een inhoudelijk antwoord te geven: dan kan de OR op zijn minst antwoorden dat de e-mail in behandeling is en dat iemand er nog op terugkomt. De OR moet daarbij ook een duidelijke termijn aangeven waarbinnen de werknemer antwoord kan verwachten, en die termijn naleven. Nog erger dan niet bereikbaar zijn, is niet of veel te laat reageren op vragen of signalen.
Algemeen e-mailadres voor de OR
Als u een algemeen e-mailadres aanmaakt waarop uw achterban de OR kan bereiken, moet u binnen de raad afspraken maken over de reactietijd en verdere afhandeling van de mailtjes.
Reactietijd
controle
Het maken van afspraken is nodig om het beantwoorden van e-mails soepel en gestructureerd te laten lopen: wie is verantwoordelijk voor de dagelijkse controle van het algemene e-mailadres? Hoe verloopt de verdere afhandeling? Welke maximale reactietijd hanteert de OR?
Afspraken
Spreek dus in de OR af wie het algemene e-mailadres elke dag even controleert, bijvoorbeeld de secretaris, en hoe de verdere afhandeling in zijn werk gaat. Daarbij kunnen ook andere OR-leden heel goed een rol spelen.
Gegevens individuele OR-leden
afhandeling
Naast algemene OR-contactgegevens is het ook mogelijk om de telefoonnummers en e-mailadressen van de OR-leden te verspreiden. Dan moet u onderling wel goede, algemene afspraken maken over de manier van afhandeling van vragen en suggesties. Gaat elk OR-lid naar eigen inzicht reageren op telefoontjes of e-mails, dan ontstaat het risico dat er verschillende signalen vanuit de OR komen.
Spreekuur
inlopen
zorgen
Uw OR kan ook spreekuur houden op een standaard dag en tijdstip. Werknemers kunnen dan vrij inlopen om zaken te bespreken of vragen te stellen. Een gevaar van een spreekuur is wel dat gespreksonderwerpen al snel te ver afwijken van zaken waar uw OR een rol in speelt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat OR-leden de informatie- en adviesrol van de collega’s van de HR-afdeling overnemen. U moet het spreekuur vooral beschouwen als een mogelijkheid om klankbord te zijn voor werknemers, en tegelijkertijd een beeld te krijgen van welke vragen of zorgen in de praktijk op de werkvloer leven.
Het is niet de bedoeling dat uw OR individuele problemen van werknemers oplost; daarvoor is de HR-afdeling (of de vertrouwenspersoon, afhankelijk van het soort probleem). Een individueel probleem kan echter wel een indicatie zijn voor een groter probleem binnen de organisatie.
2.3.2 Veelgestelde vragen
Veel werknemers weten niet precies wat de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging doet. Dat kan ertoe leiden dat de meest uiteenlopende vragen en opmerkingen bij de OR binnenkomen. Probeer daarvan niet geïrriteerd te raken: het is namelijk juist goed dat werknemers in ieder geval aan uw raad denken en meer informatie willen.
Wilt u naar de Wet op de ondernemingsraden (WOR) verwijzen, dan kunt u kiezen uit de Nederlandse of de Engelse versie. Dat laatste is handig voor uw internationale collega’s. Ga naar ser.nl, klik op ‘WOR’ en dan links in het menu op ‘English’.en ‘Works Councils Act’.
FAQ
beïnvloeden
antwoorden
Hoewel u niet helemaal kunt vermijden dat uw ondernemingsraad met allerlei vragen wordt bestookt, kunt u dit wel beïnvloeden en stroomlijnen. Maak daarom op verschillende manieren duidelijk waarvoor de OR bedoeld is. Om te voorkomen dat de raad continu dezelfde vragen moet beantwoorden, bieden FAQ’s uitkomst. Dit is een lijst met veelgestelde vragen (Frequently Asked Questions) waar uw OR de antwoorden bij zet. Dit kunnen vragen zijn die geregeld bij de raad binnenkomen, maar raadsleden kunnen ook zelf vragen bedenken – bijvoorbeeld omdat ze die vraag verwachten of het een belangrijk onderwerp vinden. U kunt later altijd nieuwe vragen en antwoorden toevoegen.
Zet de FAQ’s op een opvallende plek op intranet of de website van uw OR. Verwijs hiernaar in andere communicatie-uitingen, en geef de link door aan werknemers die een vraag hebben die in de FAQ’s wordt behandeld.
Column
persoonlijk
Behandel in een OR-column in het personeelsblad een vraag die bij de OR is binnengekomen en hoe de OR dit heeft afgehandeld. Als u hiervan een verhaal maakt van een OR-lid en hoe deze hiermee aan de slag is gegaan, wordt het bovendien een direct en persoonlijk item. Dat spreekt de achterban aan!