6.2 Taken vertrouwenspersoon

luisterend oor

informatiebron

Een vertrouwenspersoon moet in eerste instantie een luisterend oor zijn. Werknemers die worstelen met mentale problemen of met bijvoorbeeld werkdruk, kunnen bij de vertrouwenspersoon terecht met hun verhaal. Uiteraard kunnen ze daar ook advies vragen, maar het is in eerste instantie erg belangrijk dat de werknemer vooral wordt gehoord. Op die manier signaleert de vertrouwenspersoon problemen die anders niet boven water komen. Dat is belangrijk voor uw organisatie, de vertrouwenspersoon is een waardevolle informatiebron voor uw arbobeleid. Veel organisaties en vakbonden zijn het daarover eens, daarom is de aanstelling van vertrouwenspersoon in meerdere cao’s opgenomen. Vaak is de werkgever in die branche dan verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. De cao’s zeggen echter niets of nauwelijks iets over de precieze invulling van de functie.

6.2.1 Kennisgebieden

pesten

diefstal

Een vertrouwenspersoon moet kennis hebben van twee kennisgebieden. Als hij wordt geconfronteerd met de volgende kennisgebieden, dan weet hij wat hij moet doen:

• PSA-risico’s in de vorm van ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, seksuele intimidatie, agressie en discriminatie.
• Daarnaast kan de vertrouwenspersoon worden geconfronteerd met integriteitskwesties, zoals diefstal, corruptie, belangenverstrengeling en misbruik van bevoegdheden of positie.

De kans is groot dat dit soort problemen psychische schade veroorzaken bij werknemers die ermee te maken hebben. Ze worden er ook onzeker van en weten niet met wie ze dergelijke zaken kunnen bespreken. Vaak ontstaan persterijen namelijk in groepsverband, dat heeft als gevolg dat het slachtoffer niet weet waar hij steun kan vinden of al niet weet waar hij die steun moet zoeken. Een vertrouwenspersoon is dan noodzakelijk. Het werk van een vertrouwenspersoon draagt daardoor direct bij aan betere arbeidsomstandigheden en het voorkomen van verzuim.

6.2.2 Voor de werknemer

informele ­oplossing

politie

Een vertrouwenspersoon is een luisterend oor voor werknemers. Dat is duidelijk terug te zien in de taken van de vertrouwenspersoon. Een groot deel van de taken van de vertrouwenspersoon is op de werknemer gericht:

• het verzorgen van eerste opvang van de werknemers die zijn verhaal kwijt wil, hulp nodig heeft of om advies vraagt;
• samen met de werknemer nagaan of er een informele oplossing voor het probleem is;
• indien de oplossing niet in de informele sferen haalbaar is, moet de vertrouwenspersoon de werknemer informeren over andere oplossingen, zoals een klachtenprocedure of zelfs aangifte;
• tijdens een officiële stap naar een oplossing begeleidt de vertrouwenspersoon de werknemer, denk daarbij aan het meegaan naar de politie om aangifte te doen;
• de vertrouwenspersoon moet ook een eigen netwerk hebben van instanties waar hij de werknemer naar kan doorverwijzen, denk daarbij aan bijvoorbeeld een professioneel mediator.

6.2.3 Voor de organisatie

vertrouwelijk

voorkomen

registratie

De functietitel zegt het al: de informatie die de vertrouwenspersoon ter ore komt, is natuurlijk vertrouwelijk. Maar anoniem kan hij wel ontvangen en verzamelde informatie gebruiken om het beleid van de organisatie te verbeteren. Daarnaast gaat de vertrouwenspersoon ook proactief te werk. Zo kan hij informatiebijeenkomsten organiseren en voorlichting geven over de aanpak van PSA, waaronder ongewenst gedrag;

• het voorkomen van ongewenst gedrag is beter dan het aanpakken ervan, de vertrouwenspersoon adviseert daarom leidinggevenden en management over het voorkomen van ongewenst gedrag;
• de registratie van ongewenst gedrag is zeer belangrijk voor onder meer de RI&E. De registratie is anoniem, maar de trends en problemen die vaker voorkomen kan de vertrouwenspersoon met bijvoorbeeld de preventiemedewerker delen. Die kan die informatie goed gebruiken voor het opstellen van de RI&E en het verbeteren van de plan van aanpak.