U bent hier

OR & Medezeggenschap
…
Informatierecht9. Informatie voor en van de achterban9.3 Informeren van de achterban
Voor OR & Medezeggenschap

9.3 Informeren van de achterban

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier OR Rendement
Publicatiedatum: april 2014

betrokkenheid

momenten

Betrokkenheid van uw achterban helpt u om uw OR-werk goed te kunnen doen. Een belangrijke voorwaarde voor die betrokkenheid is goede achterbancommunicatie. Laat u nooit zien wat uw OR doet, wat u met de input van de achterban doet en wat uw successen zijn, dan zullen collega’s minder happig zijn als u hen nodig heeft. Het is dus belangrijk dat u weet hoe en op welke momenten u het contact opzoekt met uw collega’s.

9.3.1 Verplicht

notulen

reglement

In de WOR staat dat u agenda’s en notulen verspreidt onder uw achterban. Hoe u deze documenten verspreidt, vermeldt de WOR niet. Een zeer minimale communicatie-eis dus, waar u in ieder geval aan moet voldoen. Het is verstandig om de manier waarop u dat doet, vast te leggen in het reglement van uw ondernemingsraad. Het spreekt voor zich dat meer doen dan de WOR-verplichting aan te raden is.

9.3.2 Keuze maken

imago

Iedere OR, iedere organisatie, iedere groep werknemers en ieder onderwerp vraagt om een ander soort communicatie richting de achterban. U zult dus keuzes moeten maken. Streef er vanuit uw ondernemingsraad naar om niet alleen uw achterban zo goed mogelijk van informatie te voorzien over uw OR-werk, maar ook om tegelijkertijd uw OR in de kijker te spelen en te werken aan uw imago. Zo groeit het draagvlak onder uw achterban en uiteindelijk plukt u daar de vruchten van als u een achterbanenquête wilt houden of als de OR-verkiezingen weer voor de deur staan. Denk dus altijd na over informatieverstrekking!

Middelen

verslag

maandelijks

toegang

U heeft mogelijk gelijk als u denkt dat veel collega’s niet zitten te wachten op een wekelijkse mail van uw OR met daarin een verslag van al uw vergaderingen en andere OR-werkzaamheden. Toch kan het ook anders. In plaats van ze te bombarderen met nieuwsbrieven en mails kunt u ervoor kiezen om een maandelijkse nieuwsbrief uit te brengen en daarnaast een intranet- of social-mediapagina op te zetten waar u meer informatie plaatst voor de nieuwsgierige achterbanner. Probeer de informatieverstrekking zo in te richten dat ze niet het gevoel krijgen te worden lastiggevallen, maar wel toegang hebben tot alle informatie van het OR-werk.

Achterban raadplegen over contact

Om zeker te weten dat uw achterbancommunicatie aansluit bij de behoeften van de werknemers, is het slim om eens te onderzoeken hoe zij hierover denken. Dat kan via een simpele poll of meerkeuzevraag (bijvoorbeeld via de mail). Vraag in hoeverre de achterban tevreden is over de kwaliteit en de frequentie van het contact. Geef ze ook de ruimte om aan te geven waar zij denken dat er nog iets te winnen valt. Grote kans dat er goede ideeën bij zitten!

9.3.3 Stappenplan

boodschap

steekwoorden

antwoord

proeflezer

vaag

Om te zorgen voor een goede informatieverstrekking, kunt u gebruikmaken van het volgende stappenplan:

  • Bepaal welke boodschap u wilt overbrengen.
  • Weet wat de achterban interesseert.
  • Open met de informatie die de achterban het meest boeit.
  • Maak een lijst van steekwoorden die de kern van de boodschap vormen. Schrijf de boodschap uit op basis van deze kernbegrippen.
  • Geef antwoord op de vijf vragen: wie, wat, waar, wanneer en waarom?
  • Vraag een aantal werknemers om het bericht te lezen vóór u de informatie verspreidt. Stel deze ‘proeflezers’ de volgende vragen:

    • Is het bericht duidelijk?
    • Zo nee, waar zit de onduidelijkheid?
    • Ontbreekt er misschien informatie?
    • Of is het bericht vaag geformuleerd?
    • Wat heeft de lezer begrepen? (Vergelijk dit met wat de OR bedoeld had te schrijven.)
    • Hoe komt het bericht over?

    Blijf openstaan voor reacties en vragen van de proeflezers en andere werknemers, ook als de raad het bericht eenmaal heeft verspreid onder de achterban.