8.5 Planning en organisatie
Iedere onderneming werkt met een systeem van planning. De organisatie die nodig is om de voorgenomen werkzaamheden te verrichten, wordt opgesteld en aangepast als dat nodig is. Op dezelfde manier wordt van uw ondernemingsraad verwacht dat u uw planning en organisatie vormgeeft. Meestal is het slim om te beginnen bij de vaste gegevens die in ieder geval aan bod moeten komen.
fysieke kalender
Een fysieke kalender of agenda zijn vanouds hulpmiddelen hierbij, maar tegenwoordig kunt u ook met veel digitale hulpmiddelen uit de voeten zoals uw vaste e-mailprogramma of internetplanners.
8.5.1 Jaaragenda
begroting
Op de jaaragenda van de OR staan in ieder geval de overlegvergaderingen met de bestuurder ingepland. Dat zijn (minimaal) twee bijeenkomsten (artikel 24 WOR) over de algemene gang van zaken van de onderneming. Verder moet op de jaaragenda in ieder geval de bespreking staan van de begroting en de jaarverslagen. Ter voorbereiding van de overlegvergadering overlegt uw OR eerst zelf. Ga dan ook nog eens uit van twee cursusbijeenkomsten met de OR per jaar en u ziet het: het aantal vaste punten geeft al vorm aan de planning en de organisatie. Ja, ook aan de organisatie, want iedere samenkomst vraagt om inhoud en voorbereiding.
Zorg dat uw OR een globale jaarplanning heeft afgesproken en noteer deze. Plan uw commissiewerkzaamheden en -tijden hierbij logisch aansluitend in.
8.5.2 Maandagenda
jaaragenda
Het ligt voor de hand om terug te redeneren vanaf de jaaragenda en deze per maand in hapklare brokken op te breken. De hoofdmomenten per jaar vragen om overleg en voorbereiding. De commissievergaderingen zullen dus gepland worden ruim voor de ondernemingsraadsvergaderingen die weer aan de overlegvergaderingen voorafgaan. Het commissiewerk vraagt om voorbereiding thuis, met de achterban, via interne en externe deskundigen. Ook dit werk kunt u dus logisch en planmatig invullen in een maandagenda. Vergeet niet uw collega’s en leidinggevenden te betrekken bij het opstellen van uw agenda.
Stel voor uzelf (deels samen met uw commissie) een maandagenda vast aan de hand van de OR-jaaragenda. Komt u er niet uit, vraag dan uw mentor om te helpen.
8.5.3 Weekagenda
concrete afspraken
Iedere week vraagt de OR om tijd en werkzaamheden. Het liefste op vaste momenten onder werktijd. Waarschijnlijk ook op één of meer vaste momenten in uw eigen tijd. Het is niet altijd praktisch en haalbaar om nu al concrete afspraken in te plannen voor week veertig als u zich nu pas in week twintig bevindt. Wat u wel kunt doen, is per week een vast deel in uw agenda reserveren voor het OR-werk. In de weken kort voor de betreffende week, kunt u die gereserveerde tijdsblokken concreet invullen. Verdeel uw individuele werkzaamheden daarbij over de weken die voortvloeien uit uw taken. Niet iedere week ziet er hetzelfde uit, al zullen een aantal bezigheden wel regelmatig terugkomen.
Reserveer OR-werk alvast in uw agenda
U kunt niet altijd weken vooraf al precies vaststellen wat u in een bepaalde week concreet moet doen voor de OR. Wel kunt u afhankelijk van de vergaderingen die staan gepland alvast een aantal tijdsblokken reserveren. Om u op weg te helpen, vindt u hieronder een lijst met steekwoorden die u misschien al wel kunt invullen in de agenda:
- to-dolijstjes;
- administreren;
- archiveren en documenteren;
- overleggen en luisteren;
- schrijven en rapporteren;
- reflectie, evaluatie en feedback vragen;
- netwerken en nieuwe contacten leggen;
- studeren en oefenen;
- lezen en informatie verzamelen.