5.3 Verdeling van de rollen
workflow
Scrum kent een aantal rollen, met ieder een duidelijke taak. Deze heldere verdeling zorgt voor efficiëntie, duidelijke verantwoordelijkheid en het houdt de workflow erin.
U kunt de verschillende scrumrollen verdelen onder de leden van uw OR. Daarover heeft u al gelezen in hoofdstuk 3, maar hier is het meer toegespitst op de OR.
obstakels
dagelijks bestuur
Doordat de product owner contact heeft met de stakeholders, uitgangspunten voor het eindproduct formuleert en prioriteiten stelt, kan de rest van het team zich bezighouden met de uitwerking van de producten. Doordat de product owner randzaken opvangt, kan uw OR ongestoord aan de slag. De scrum master houdt het proces in de gaten: hoe gaat het met de onderlinge samenwerking, zijn er obstakels en bespreekt uw OR de juiste dingen op het juiste moment.
5.3.1 Product owner
Het dagelijks bestuur (DB) of een DB-lid is geschikt als product owner. Hij heeft een belangrijke rol in het optimaliseren van de waarde van de producten die uw OR oplevert. Denk aan het communicatieplan, advies over het pensioenakkoord of het jaarverslag. De waarde houdt in dat u zich enkel met zaken bezighoudt die echt van belang zijn.
Schakel
visie
De product owner (het DB) is de schakel tussen de stakeholders (zie het kader hieronder) en het scrum team (de OR). Op basis van de inbreng van de stakeholders bepaalt de product owner de visie op het eindproduct: aan welke randvoorwaarden moet het product voldoen? Wat wil de stakeholder dat het eindproduct oplevert? Ter illustratie het pensioenakkoord: waar moet het pensioenakkoord minimaal aan voldoen en welke afspraken moeten daarin terugkomen?
Stakeholders van uw OR
waarde
Uw OR levert een advies op (het product), met daarin inhoudelijke adviezen die uw bestuurder kan laten meewegen in het te nemen besluit. Die adviezen zijn afgestemd met uw stakeholders, ze hebben waarde. De stakeholders van uw OR zijn de achterban, de vakbonden, de bestuurder, de organisatie en uw OR zelf. Uw achterban is bijvoorbeeld stakeholder als uw OR namens hen onderhandelingen voert over de pensioenregeling. Uw bestuurder is stakeholder bij de behandeling van voorgenomen besluiten. Uw OR is stakeholder voor het scrum team dat OR-verkiezingen organiseert. Alleen de stakeholders en uw OR bepalen mede wat het eindproduct wordt: bijvoorbeeld het definitieve advies dat uw OR uitbrengt.
Invullen backlog
verantwoordelijk
Naast helder krijgen wat de stakeholder verwacht van het eindproduct is de product owner verantwoordelijk voor het invullen van de backlog; een onderdeel van het scrum board. Hierop staan alle taken (tussenproducten) waaraan het team werkt om tot een goed eindproduct te komen. De product owner beheert de backlog en bepaalt de prioriteiten bij de tussenproducten. Zoals bij het voorbeeld in het kader hieronder: eerst aan de slag met het concept-preadvies of met het maken van een overzicht van de stakeholders?
Tussenproducten bij een preadvies
in gesprek
Stel, uw OR is door uw bestuurder geïnformeerd over een organisatiewijziging en wil de officiële adviesaanvraag van de bestuurder niet afwachten. Uw OR wil graag vroegtijdig over uw punten in gesprek, zodat u nog wezenlijke invloed kunt uitoefenen op het te nemen besluit. Het eindproduct is een preadvies waarin u uw zorgen, aandachtspunten, belangen en inhoudelijke adviezen kenbaar maakt. Tussenproducten hierbij kunnen zijn:
- een analyse van de verkregen informatie;
- een overzicht van de verschillende stakeholders;
- een plan om de inhoudelijke punten bij de stakeholders op te halen;
- het opstellen van een overzicht van de aandachtspunten en adviezen van de verschillende stakeholders;
- het opstellen van een concept-preadvies;
- het opstellen van het definitieve preadvies.
Prioriteiten stellen
helder
mandaat
Het is van belang dat alle eindproducten en de tussenproducten helder zijn omschreven, zodat iedereen begrijpt wat het item inhoudt. Gedurende het gehele traject levert uw ondernemingsraad de verschillende tussenproducten op. Deze tussenproducten worden aan de stakeholders gepresenteerd en van feedback voorzien. Aan de hand van deze feedback bepaalt de product owner welke taken prioriteit hebben en waarmee het team als eerste aan de slag moet. Het werkt het beste wanneer de product owner één persoon is en hij ook mandaat van uw OR krijgt om beslissingen te nemen.
5.3.2 Scrum master
faciliteren
De ambtelijk secretaris of een lid van het dagelijks bestuur kan de rol van scrum master op zich nemen. De scrum master is de procesbewaker, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het team (uw OR) tot een zelforganiserend team. Hiervoor moet de scrum master uw team faciliteren en coachen. Voorbeelden van coachsituaties zijn ondersteuning bieden bij persoonlijke groei, helpen bij zelforganisatie of een moeizame onderlinge samenwerking.
Ongestoord werken
adviestraject
Het team moet vrij en ongestoord kunnen werken aan de taken. Hierin heeft de scrum master een belangrijke rol. Denk aan de situatie waarin uw OR informatie heeft opgevraagd in een adviestraject. Als die informatie maar niet boven water komt, werkt dat vertragend. De scrum master pakt in deze situatie een belangrijke rol op en gaat voor uw OR achter de informatie aan. Zo kan uw OR verder met de taak en hoeft u zich niet met randzaken bezig te houden.
De scrum master heeft als taak om het team op te leiden in het gebruik van scrum. Hij is bij de verschillende bijeenkomsten aanwezig en geeft sturing op het proces.
5.3.3 Scrum/sprint team
backlog
De leden van uw ondernemingsraad vormen het sprint team. Het team werkt gedurende de sprints aan de taken die horen bij het opleveren van de tussenproducten. In samenwerking met de product owner bepaalt het team aan welke items van de backlog er gedurende de sprintperiode wordt gewerkt. Dit hangt onder andere af van de grootte van de taken en de tijd die het team heeft om aan de taken te werken. Zo leidt een drukke werkweek in uw gebruikelijke functie ertoe dat u minder taken van de ondernemingraad kan oppakken. De sprintperiode is een periode van een aantal weken.
Heeft uw OR meer dan negen leden, dan is dat vrij veel voor een sprint team. Daarom kunt u kiezen om met meerdere sprint teams binnen één OR te werken.
Zelforganiserend
verantwoordelijk
U bent als team een dolfijn, tijdens de meetings komt u even boven water om de tussenproducten te bespreken, feedback op te halen en te overleggen met de product owner en de scrum master. Daarna duikt u weer onder water: u werkt aan de tussenproducten. Na de sprintperiode komt u weer even boven water. Uw team werkt zelforganiserend. Dit houdt in dat u zelf bepaalt op welke manier u de taken invult. Als team bent u hiervoor ook samen verantwoordelijk. Met elkaar zorgt u ervoor dat alle taken aan het einde van de sprint zijn afgerond. Iedereen levert zijn bijdrage op basis van zijn kennis, vaardigheden en beschikbare tijd. De samenstelling van een team kan per proces verschillen, dat is afhankelijk van de kennis en vaardigheden die nodig zijn.