2.2 De adviesaanvraag
kwaliteit
De bestuurder moet de OR tijdig en schriftelijk om advies vragen over elk voorgenomen besluit dat valt onder het adviesrecht. Maar de OR kan op zijn beurt alleen maar een zinnig advies uitbrengen als de adviesaanvraag van voldoende kwaliteit is. Dit betekent dat de aanvraag voldoende informatie moet bevatten waarmee de OR zich een goed beeld van de situatie kan vormen om het advies op te baseren.
2.2.1 Inhoud
voorgenomen
Een adviesaanvraag moet volgens de WOR minimaal antwoord geven op de volgende vragen:
- Wat is precies het voorgenomen besluit?
- Waarom wil de bestuurder dit besluit nemen?
- Wat zijn de gevolgen van het besluit voor de werknemers?
- Welke maatregelen neemt de bestuurder om deze gevolgen op te vangen?
De bestuurder moet een adviesaanvraag schriftelijk aan de OR sturen. Ook moderne middelen als e-mail zijn hiervoor uiteraard geschikt. Echter, tijdens een rondvraag even advies vragen over een belangrijke organisatiewijziging is niet de bedoeling.
Een volledige aanvraag
houvast
afspraken
type
duidelijke visie
Met de volgende opsomming hieronder kunt u snel controleren of een adviesaanvraag voldoende houvast biedt om als OR een afgewogen oordeel te geven. Deze opsomming is bovendien een prima basis voor concrete afspraken tussen de OR en bestuurder over de inhoud van een adviesaanvraag:
- aanbiedingsbrief: bij een adviesaanvraag hoort een aanbiedingsbrief. Daarin staat om welk type adviesaanvraag het gaat. Bijvoorbeeld een advies over een voorgenomen besluit overeenkomstig artikel 25 lid 1 van de WOR of een advies over voorgenomen maatregelen ter uitvoering van een besluit, artikel 25 lid 5 van de WOR.
- inleiding: hierin vertelt de bestuurder kort wat het voorgenomen besluit is en vanaf welk moment hij wil beginnen met de uitvoering ervan. U weet dan of er een deadline is.
- onderbouwing: waarom wil de bestuurder een bepaald besluit nemen? Vraagt de huidige staat van de onderneming erom? Zijn het externe factoren als bijvoorbeeld technologische ontwikkelingen, de economie, de concurrentie of sociaal-maatschappelijke factoren? Verandert de koers van de onderneming? Bij de onderbouwing hoort ook een duidelijke visie over de situatie na het besluit, bij voorkeur onderbouwd met cijfers.
- plan van aanpak: een goede adviesaanvraag maakt meteen duidelijk hoe de bestuurder het verdere proces wil inrichten. Het gaat daarbij om een richtinggevend stappenplan, niet om de uitvoeringsdetails.
personeel
negeren
Het plan van aanpak is een belangrijk onderdeel voor de ondernemingsraad. Dit plan biedt namelijk vaak mogelijkheden voor alternatieven. Hierop kan de OR, eventueel na fikse onderhandelingen, vaak meer invloed uitoefenen dan op een besluit zelf.
- maatregelen: hier horen ook de gevolgen voor het personeel bij. Denk bijvoorbeeld aan overplaatsingen, ontslagen en dergelijke. Staat er in de adviesaanvraag niets over de gevolgen voor het personeel? Vraag er dan zeker naar. De OR kan zijn adviesrol alleen goed vervullen als hij weet wat een voorgenomen besluit betekent voor de werknemers.
- financiële doelstellingen: welke investeringen zijn er nodig? Wat zijn de gevolgen daarvan voor de balans en winst-en-verliesrekening?
- rol werknemers en OR: wat is de rol van de werknemers en de OR bij het voorgenomen besluit? Welke invloed krijgen ze bij de uitvoering? Als de afspraken hierover in de adviesaanvraag van de bestuurder staan, kan hij ze later minder gemakkelijk negeren.
Een adviesaanvraag aan de PVT
De PVT heeft in tegenstelling tot de OR een ‘zwak’ adviesrecht (zie ook hoofdstuk 1). Maar dat betekent niet dat de bestuurder de PVT niet om advies hoeft te vragen. Als hij verplicht is om advies te vragen, moet hij die aanvraag altijd schriftelijk aan de PVT voorleggen.
Onvolledig
opmerkingen
U hoeft een onvolledige adviesaanvraag niet te accepteren. Dus stuur de adviesaanvraag gerust terug naar de bestuurder als deze niet voldoet aan de eisen uit de WOR of uw afspraken met de bestuurder. De bestuurder zal het waarschijnlijk niet leuk vinden, maar het is aan hem te zorgen dat zijn adviesaanvraag aan de regels voldoet. Daarbij kan hij overigens gebruikmaken van de opmerkingen die de raad ongetwijfeld maakt over de adviesaanvraag als hij deze terugstuurt.
2.2.2 Tijdig
tijdstip
In de WOR staan twee belangrijke regels over het tijdstip waarop de bestuurder advies moet vragen:
Tegenspraak?
lastig
Beide bepalingen lijken elkaar enigszins tegen te spreken. Want als de bestuurder een goed beeld wil hebben van de gevolgen van een voorgenomen besluit, moet dat besluit al aardig helder zijn. Daarmee kan het lastig worden voor de OR of PVT om nog werkelijk invloed uit te oefenen! Maar eerder instappen is lastig omdat de OR of PVT dan misschien moeilijk kan inschatten wat het advies nu eigenlijk betekent. De raad dreigt dan medeverantwoordelijk te worden voor een uitkomst die ze zelf niet had kunnen voorzien.
Uiteindelijk moet iedere OR of PVT zelf bepalen in welke fase van een traject hij graag de adviesaanvraag ontvangt. Als de OR op tijd weet dat een aanvraag eraan komt, kan hij daarover met de bestuurder afspraken maken. Bijvoorbeeld bij het halfjaarlijks bijzonder overleg.
Deadline
termijn
redelijk
deskundige
De bestuurder geeft in zijn adviesaanvraag een termijn voor het advies van de OR. De WOR geeft aan dat de tijd die de ondernemingsraad krijgt redelijk moet zijn, maar geeft geen minimum of maximum. Zo moet de OR bijvoorbeeld de mogelijkheid hebben zelf over het advies te overleggen, vragen aan de bestuurder te stellen, de achterban te raadplegen of een externe deskundige een onderzoek te laten uitvoeren.
Druk
dreigen
betere optie
Sommige bestuurders voeren de druk op een OR graag wat op door de raad een erg korte termijn te geven voor het advies. In dat geval is het aan de OR zelf om daarin niet mee te gaan en de tijd te nemen die nodig is om tot een weloverwogen advies te komen. Gunt de bestuurder uw OR veel te weinig tijd, dan kan het helpen te dreigen negatief te adviseren als er niet meer tijd bijkomt. Zo’n negatief advies naast zich neerleggen kost de bestuurder ook veel tijd, dus dan is de OR wat meer tijd geven vaak een betere optie voor de bestuurder.
Op uw strepen gaan staan, kan soms nodig zijn als de termijnen bij adviesaanvragen consequent krap zijn. Maar het hoeft uiteraard niet. Uiteindelijk bepaalt u zelf of u in de haast van de bestuurder meegaat. En soms is het zelfs nodig, in crisissituaties bijvoorbeeld.