2.1 Weten wat er speelt

veelgehoorde klacht

formaliteit

Een veelgehoorde klacht van OR-leden en PVT’ers is dat een adviesaanvraag uit de lucht komt vallen. De OR of PVT is er niet op voorbereid en moet nog beginnen met het nadenken over de kwestie, terwijl de directie het liefst al zou overgaan tot uitvoering van de bedachte maatregelen. In zo’n situatie overheerst nogal snel het gevoel dat advies vragen aan de OR of PVT een formaliteit is. Wát de medezeggenschap adviseert, doet er niet eigenlijk niet meer toe omdat het besluit eigenlijk al vaststaat.

2.1.1 Bijzondere overlegvergadering

bescherming

besluitvorming

De wet biedt echter een behoorlijke bescherming tegen deze overvaltechniek. In artikel 24 lid 1 van de WOR staat namelijk dat de OR en de bestuurder ieder half jaar een bijzondere overlegvergadering horen te hebben over de algemene gang van zaken. Hoe hebben we het de laatste tijd gedaan en wat staat ons de komende periode te wachten? De bestuurder moet dan aangeven of er ontwikkelingen zijn die kunnen leiden tot een advies- of instemmingsaanvraag. Bovendien moeten partijen daarbij afspraken maken over het moment waarop de raad wordt betrokken bij de besluitvorming.

Het moment

fase

werkgroepen

Als u afspraken maakt met de bestuurder over het moment waarop u een adviesaanvraag ontvangt, gaat het niet zozeer om de datum, maar vooral om de fase binnen het besluitvormingsproces waarop u mee mag doen. Bijvoorbeeld zodra de hoofdlijnen zichtbaar worden of pas als de gevolgen van het besluit helemaal duidelijk zijn. Verder kunt u aansturen op andere manieren om bij het besluitvormingsproces betrokken te worden. Zo kunnen OR-leden misschien deelnemen aan één of meerdere werkgroepen die een besluit voorbereiden. Het onderwerp kan ook vooraf aan de adviesaanvraag al op de agenda van de overlegvergaderingen gezet worden.

2.1.2 Besluitvormingsproces

management

Afspraken maken met de bestuurder over het moment waarop de adviesaanvraag het beste naar de OR kan, gaat het beste als er binnen de OR kennis is van de manier waarop het management tot besluiten komt. Als daarvoor binnen de onderneming een speciale methode wordt gebruikt, kunnen één of twee OR-leden zich daarin misschien laten inwerken.

Stappenplan

probleem

Is er geen eenduidig besluitvormingsproces, dan geeft het volgende globale stappenplan voor besluitvorming u wat houvast:

• erkenning van een probleem;
• gegevensverzameling over het probleem;
• duidelijke omschrijving van het probleem en de uitgangspunten voor de oplossing;
• inventarisatie van mogelijke oplossingen;
• toetsen van oplossingen;
• meningsvorming;
• besluitvorming, uitwerken plan van aanpak en gevolgen.

Onderhandelen

alternatieve aanpakken

Als de OR in een vroeg stadium bij de besluitvorming wordt betrokken, biedt dat extra mogelijkheden om invloed op het beleid uit te oefenen. Vaak liggen er dan nog meerdere alternatieven op tafel. Of de OR kan zelf nog met alternatieve aanpakken komen, bijvoorbeeld met betere gevolgen voor de werknemers. Maar hierin schuilt ook een gevaar. Want het is lastig ‘negatief adviseren’ over een besluit dat voor een groot deel bestaat uit het resultaat van onderhandelingen of over plannen die de OR voor een deel zelf heeft ontwikkeld.

Tijdswinst

aantrekkelijk

handig

Voor de bestuurder kan het ook aantrekkelijk zijn de OR in een vroege fase bij de besluitvorming te betrekken. Op de eerste plaats kan de deskundige inbreng van de OR helpen te kiezen tussen mogelijke maatregelen. Daarnaast is het voor de doorlooptijd van de adviesaanvraag handig als de OR al bij de ontvangst ervan goed op de hoogte is. Het advies van de OR heeft dan niet maanden voorbereidingstijd nodig.