4.4 Administratie
Een werkgever moet de reiskostenvergoedingen die hij aan werknemers betaalt voor het gebruik van hun eigen vervoermiddel altijd bij de loonadministratie bewaren. Bovendien moet een organisatie per werknemer per tijdvak bijhouden hoeveel kilometers precies zijn vergoed.
incidentele reizen
vastleggen
Ook moeten de gegevens worden bewaard van eventuele reiskostenvergoedingen bij incidentele reizen waarbij de werknemer een eigen vervoermiddel heeft gebruikt, alleen hoeft dat niet per se bij de loonadministratie. Het is verder verstandig om altijd de afgelegde route en het bezochte adres van een vergoede reis vast te leggen.
Als er reiskostenvergoedingen aan werknemers worden uitbetaald via de financiële administratie in plaats van via de loonadministratie, moeten deze ook in de loonaangifte terechtkomen. Hiervoor is goede communicatie tussen de diverse afdelingen erg belangrijk.