10.1 Eigen vervoermiddel van de werknemer
reiskostenvergoeding
Heeft een werknemer een eigen vervoermiddel, dan maakt het voor de onbelaste reiskostenvergoeding uit of het carpoolen op initiatief van de werknemer (zie paragraaf 10.1.1) is of op initiatief van de werkgever (zie paragraaf 10.1.2). In het kader op de volgende pagina wordt uitgelegd wat er wordt bedoeld met ‘initiatief’.
Wie neemt het initiatief tot het carpoolen?
actieve bemoeienis
De wetgever kijkt wie de initiatiefnemer is van het carpoolen. Een organisatie heeft het initiatief als er sprake is van actieve bemoeienis. Het is daarvoor niet verplicht om een carpoolovereenkomst op te stellen en die te bewaren bij de loonadministratie. Het schriftelijk vastleggen van afspraken kan natuurlijk nooit kwaad.
Adverteren
bijhouden
Er is geen sprake van een initiatief als een werkgever bijvoorbeeld slechts bijhoudt wie er van de werknemers geïnteresseerd zou zijn in carpoolen of aan werknemers de mogelijkheid biedt om bijvoorbeeld via intranet te adverteren voor het carpoolen. Ook als een werkgever de werknemers verzoekt om door te geven hoe ze het carpoolen hebben geregeld – om de juiste onbelaste reiskostenvergoeding te kunnen toekennen – is er geen sprake van georganiseerd carpoolen.
10.1.1 Initiatief van de werknemer
Bij carpoolen gelden de normale regels voor een reiskostenvergoeding (zie hoofdstuk 3). Een werknemer kan een onbelaste reiskostenvergoeding krijgen van maximaal € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling). Hiervoor moet de organisatie de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon.
Omrijkilometers
stukje omrijden
De kans is groot dat een werknemer voor het carpoolen een stukje moet omrijden om een collega op te halen. Is het carpoolen op initiatief van de werknemer, dan zijn die extra omrijkilometers privékilometers voor de bestuurder. Voor die extra kilometers mag een werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. Uiteraard mag een werkgever dat wel doen voor de reguliere woon-werkkilometers van de werknemer.
Collega’s
meerijder
Daarnaast geldt dat een werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding mag geven aan de collega’s die meerijden. Het gaat hierbij om een vergoeding voor het reguliere woon-werkverkeer van die collega. Ook voor de meerijder(s) geldt dat voor eventuele extra kilometers, als er moet worden omgereden om een andere collega op te halen, geen onbelaste vergoeding mogelijk is.
10.1.2 Initiatief van de werkgever
zakelijke kilometers
Als het carpoolen op initiatief van de werkgever gebeurt met het eigen vervoermiddel van de werknemer, gelden de eventuele omrijkilometers voor de bestuurder als zakelijke kilometers. De extra omrijkilometers zijn immers gemaakt op verzoek van de werkgever. De organisatie kan die extra kilometers voor maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.
Voor de collega’s die meerijden is er sprake van vervoer vanwege de werkgever. Een organisatie kan deze werknemers daarom geen onbelaste reiskostenvergoeding geven voor de carpoolrit.
Opstapplaats
De carpoolers kunnen ook afspreken op een centrale opstapplaats. In dat geval kunnen de meerijders wel een onbelaste reiskostenvergoeding krijgen voor de heen- en terugreis naar die opstapplaats.