2.3 Bewaarplicht
kopie maken en bewaren
Het tweede onderdeel van uw identificatieplicht bij nieuwe werknemers is de bewaarplicht. Die houdt in dat u een kopie van het originele en geldige identiteitsbewijs moet maken en in de salarisadministratie moet bewaren.
Leesbaar
persoonsgegevens
De kopie van het identiteitsbewijs mag een papieren of elektronische zijn. De kopie moet goed leesbaar zijn en alle persoonsgegevens van het originele document duidelijk weergeven. Hierbij gaat het in elk geval om het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer. Van de pagina’s van het identiteitsbewijs zonder informatie hoeft u geen kopie te bewaren.
Als het identiteitsbewijs verloopt
niet vervangen
bewaar altijd oude kopie
Als het identiteitsbewijs van de werknemer tijdens zijn dienstverband verloopt, hoeft u de kopie hiervan in uw administratie niet te vervangen door een kopie van het nieuwe identiteitsbewijs. Sterker nog: als u dat doet, voldoet u niet langer aan uw bewaarplicht. Die geldt namelijk voor het identiteitsbewijs dat bij indiensttreding geldig was. U mag desgewenst wel een kopie van het nieuwe identiteitsbewijs van de werknemer opnemen in uw administratie, naast het verlopen exemplaar (wat bij werknemers van buiten de EER wel verplicht is). Maar bewaar dus altijd (ook) de kopie van het oude identiteitsbewijs, want alleen hiermee voldoet u aan uw bewaarplicht!