2.1 Aangifte loonheffingen
schriftelijk doorgeven
Om aangifte loonheffingen voor een nieuwe werknemer te kunnen doen, heeft uw organisatie bepaalde gegevens van hem nodig. De werknemer moet u deze gegevens schriftelijk doorgeven, voorzien van datum en handtekening. Hij moet ze bij u aanleveren vóór zijn eerste werkdag.
Zijn de dag dat uw organisatie de werknemer aanneemt en zijn eerste werkdag dezelfde, dan mag hij u op die eerste werkdag van de gegevens voor de loonheffingen voorzien. Dat moet dan wel gebeuren vóór de werknemer aan het werk gaat.
Benodigde gegevens
gegevens
De in dienst gekomen werknemer moet u de volgende gegevens aanleveren:
- naam en voorletters;
- burgerservicenummer (BSN);
- adres, postcode en woonplaats;
- woonland en regio (als hij niet in Nederland woont);
- geboortedatum;
- een verzoek om de loonheffingskorting toe te passen (als hij daarvoor kiest, zie verderop).
controleren en vastleggen
Zoals gezegd, moet de werknemer u genoemde gegevens schriftelijk doorgeven, gedagtekend en ondertekend. In welke vorm dat gebeurt, is niet van belang. Bij ontvangst van de gegevens moet u deze controleren en vastleggen in uw administratie.
Het aanleveren van de gegevens
vormvrij
model
werknemer bepaalt
Omdat het aanleveren van de gegevens voor de loonheffingen vormvrij is, heeft de werknemer diverse opties:
- Hij gebruikt een kopie van zijn geldige identiteitsbewijs waarop de vereiste gegevens staan – eventueel handmatig voorzien van ontbrekende gegevens en een verzoek tot toepassing van de loonheffingskorting – en voorziet deze van datum en handtekening.
- Hij gebruikt een eigen model of een model van uw organisatie waarop hij alle vereiste gegevens kan invullen.
- Hij gebruikt het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de fiscus, dat is te downloaden van de website belastingdienst.nl.
Loonheffingskorting
expliciet
Het is de nieuwe werknemer die bepaalt of uw organisatie voor hem al dan niet de loonheffingskorting gaat toepassen bij zijn verloning. Toepassing van deze korting is echter slechts mogelijk bij één werkgever (of uitkeringsinstantie) tegelijk. Als de werknemer wil dat u de loonheffingskorting toepast, moet hij u daar expliciet schriftelijk om verzoeken.
Zorg dat u de loonheffingheffingskorting alleen toepast als de werknemer daarom heeft gevraagd én hij dit verzoek schriftelijk bij u heeft ingediend, voorzien van datum en handtekening. Ditzelfde geldt voor het stopzetten van toepassing van de loonheffingskorting.
Soms is de werkwijze rond het al dan niet toepassen van de loonheffingskorting voorgeschreven. Bijvoorbeeld bij meewerkende kinderen: als de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen geldt, moet u de loonheffingskorting toepassen. Bij werknemers met een AOW-uitkering is dat juist niet zo: de Sociale Verzekeringsbank (SVB) past de loonheffingskorting al standaard toe bij uitbetaling van de uitkering.
U kunt op schriftelijk verzoek van de werknemer met een AOW-uitkering eventueel wel de arbeidskorting bij zijn verloning toepassen. De SVB neemt die korting namelijk niet mee bij uitbetaling van de uitkering, aangezien deze loon uit vroegere dienstbetrekking vormt.
Opgaaf gegevens
bewaren
Ook andere door de nieuwe werknemer verstrekte (kopieën van) verklaringen, beschikkingen of andere officiële documenten moet uw organisatie bij de salarisadministratie bewaren. Denk aan een machtiging voor toepassing van een lager percentage dan volgens de tabel voor bijzondere beloningen, een doelgroepverklaring of een verzoek tot gebruik van de studenten- en scholierenregeling. De fiscus heeft voor dat laatste een speciaal model beschikbaar: ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen Studenten- en scholierenregeling’.
Gemoedsbezwaren
ontheffing
Ook van belang voor de loonheffingen is als de nieuwe werknemer gemoedsbezwaren heeft tegen elke vorm van verzekeren. Zo’n gemoedsbezwaarde kan via de SVB een ‘Ontheffing wegens gemoedsbezwaren’ krijgen. Deze informatie komt ook bij – onder andere – de fiscus en UWV terecht.
Op de ontheffing van de SVB staat voor welke volks- en werknemersverzekeringen de ontheffing precies geldt. Bewaar een kopie hiervan in de salarisadministratie. Een ontheffing voor de Wet langdurige zorg (WLZ) geldt automatisch ook voor de Zorgverzekeringswet (ZVW).
premievervangend
niet nodig
Voor uw organisatie heeft het overigens alleen gevolgen als de werknemer gemoedsbezwaard is voor één of meer volksverzekeringen, omdat u dan in plaats van de totale premie volksverzekeringen zogenoemde premievervangende loonbelasting bij hem moet inhouden. De premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW betaalt u op de reguliere manier, of de werknemer hier gemoedsbezwaren tegen heeft of niet. Als u bij de werknemer de bijdrage ZVW moet inhouden – en uw organisatie dus geen werkgeversheffing ZVW is verschuldigd – en de werknemer heeft een ontheffing voor de WLZ, houdt u in plaats van de ZVW-bijdrage bijdragevervangende loonbelasting in.
Uitzondering
samenhangende groep
gegevens ongewijzigd
wordt inhoudingsplichtig
In bepaalde situaties is het niet nodig dat uw organisatie de gegevens voor de loonheffingen van in dienst tredende werknemers ontvangt. Deze uitzondering speelt bijvoorbeeld als de werknemer:
- ouder is dan de AOW-leeftijd (in 2020 ligt die leeftijd op 66 jaar plus vier maanden);
- vanuit een andere werkgever komt, binnen de samenhangende groep inhoudingsplichtigen waarvan uw organisatie deel uitmaakt;
- al eerder bij uw organisatie in dienst was en zijn gegevens ongewijzigd zijn (de werknemer moet bij indiensttreding er wel voor tekenen dat de eerder door u vastgelegde gegevens nog kloppen);
- een voortgezette dienstbetrekking bij uw organisatie heeft na een fusie, overname, splitsing of verandering van rechtsvorm van de onderneming.
Inhoudingsplichtige
Houdt de indiensttreding in dat er voor het eerst werknemers in dienst komen, dan wordt uw organisatie op dat moment inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Dat betekent dat u zich als werkgever moet aanmelden bij de Belastingdienst.
Om de fiscus te laten weten dat uw organisatie werkgever is geworden, gebruikt u het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever’. Dit formulier kunt u downloaden van de website belastingdienst.nl.