2.2 Verificatieplicht
identiteit vaststellen
Het eerste onderdeel van uw identificatieplicht bij de indiensttreding van een werknemer is de verificatieplicht. Die plicht houdt in dat u de identiteit van de nieuwe werknemer moet vaststellen. Dit moet u doen vóór hij aan de slag gaat. Het vaststellen van de identiteit doet u door het identiteitsbewijs van de werknemer te controleren.
Bij werknemers die in dienst komen vanuit een andere werkgever binnen de samenhangende groep inhoudingsplichtigen waartoe uw organisatie behoort, of met een voortgezet dienstverband na een fusie of splitsing en dergelijke, hoeft u niet opnieuw de identiteit vast te stellen.
Opletten
origineel en geldig
komt pasfoto overeen
nationaliteit vermeld
U moet de identiteit van de nieuwe werknemer controleren aan de hand van zijn originele en geldige identiteitsbewijs. Hiervoor kan een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument worden gebruikt. Bij deze controle moet u op bepaalde zaken letten, zoals:
- Of het om een origineel document gaat – dus géén kopie – waarmee niet geknoeid is (hierbij kijkt u naar bepaalde kenmerken, zie onderstaand kader).
- Of het document geldig is (controleer of de vervaldatum nog niet is verstreken).
- Of het document bij de werknemer hoort:
- Komt de pasfoto overeen met de werknemer?
- Kloppen de op het document vermelde fysieke kenmerken – zoals lengte en leeftijd – met de werknemer?
- Komt de handtekening op het document overeen met die van de werknemer (vergelijk bijvoorbeeld de ondertekening van de arbeidsovereenkomst).
- Of de nationaliteit wordt vermeld op het document (daarom voldoen een rijbewijs en verklaring van de Belastingdienst met burgerservicenummer niet voor uw verificatieplicht: deze documenten vermelden geen nationaliteit).
Namaak en nep of echt en authentiek?
eerstelijns- kenmerken
Ter controle of de werknemer u een authentiek identiteitsbewijs toont, kunt u de zogenoemde eerstelijnsechtheidskenmerken zonder hulpmiddelen controleren. Denk hierbij aan het voelbare reliëf van het document, het schaduwkenmerk of bepaalde perforaties.
handige tools
Meer aandachtspunten rond echtheidskenmerken van identiteitsbewijzen vindt u in het stappenplan voor de verificatieplicht, dat u kunt downloaden via de website eerlijkwerken.zelfinspectie.nl. Voor diverse handige tools ter ondersteuning bij uw verificatieplicht kunt u terecht op rendement.nl/hrdossier.
Internationaal
land van herkomst
gecombineerde vergunning
Als de nieuwe werknemer uit het buitenland komt, moet u ook nagaan of hij überhaupt in Nederland mag werken. Hierbij speelt het land van herkomst een rol:
- Werknemers uit de Europese Economische Ruimte (EER) – zijnde de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland – en Zwitserland kunnen zonder problemen bij uw organisatie aan de slag.
- Voor werknemers van buiten de EER en Zwitserland is een tewerkstellingsvergunning van UWV nodig. Als zij langer dan drie maanden bij uw organisatie komen werken, is echter een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) nodig.
In sommige situaties waarin een GVVA nodig zou zijn, is toch alleen een tewerkstellingsvergunning voldoende, zoals bij seizoenswerkers en studenten. En soms is voor werknemers van buiten de EER helemaal geen werkvergunning nodig, zoals bij kennismigranten.