6.2 De controle zelf
meer of minder tijd
Als eenmaal alle voorbereidingen zijn afgerond, is het tijd voor de daadwerkelijke controle. Afhankelijk van de reikwijdte en het niveau ervan en van wat de inspecteur van tevoren al geautomatiseerd heeft kunnen controleren, zal de controlefase zelf meer of minder tijd in beslag nemen. De inspecteur die bij u op bezoek komt, moet zich met een speciale pas kunnen legitimeren.
U bent verplicht om de inspecteur toegang te geven tot de bedrijfsgebouwen, hem de benodigde gegevens en inlichtingen te verstrekken, inzage in uw administratie te geven en hem hiervan kopietjes te laten maken (of verstrekken) én hem uit te leggen hoe uw administratie is opgezet.
Openingsgesprek
afspraken over rol
De controle start met een openingsgesprek ter kennismaking, het maken van praktische afspraken en eventueel een rondleiding. Afhankelijk van het doel van de controle duurt het openingsgesprek langer of korter. Het soort controle kan ook bepalend zijn voor wie er precies bij het gesprek aanwezig (zouden moeten) zijn. Zorg dat er altijd duidelijke afspraken worden gemaakt over wie binnen uw organisatie welke rol vervult tijdens de looncontrole.
Als u de controle niet zelf begeleidt, is het toch verstandig om bij het openingsgesprek aanwezig te zijn, zodat u weet waarop de controle precies betrekking heeft en u mogelijk tips kunt geven aan de aangestelde coördinator.
gang van zaken
De inspecteur zal tijdens het openingsgesprek proberen een zo volledig mogelijk beeld van uw onderneming te krijgen, zowel over de actuele stand van zaken als de situatie gedurende de jaren waarop de controle betrekking heeft. Maak de inspecteur wegwijs in de administratieve gang van zaken en interne controle in uw organisatie en waar hij onderliggende stukken kan terugvinden. Waar mogelijk zal de inspecteur vertrouwen op uw interne controles op grond van uw tax control framework (zie ook paragraaf 5.4) en bepaalde controles niet ook nog eens zelf uitvoeren.
Als de inspecteur gaandeweg de looncontrole meer zaken wil onderzoeken dan hij vooraf heeft aangekondigd, moet hij uw onderneming hierover tijdig (schriftelijk) inlichten!
Aandachtsgebieden
verbanden leggen
De inspecteur zal tijdens de looncontrole nagaan of uw onderneming de fiscale regels goed heeft nageleefd en of uw (salaris)administratie voldoet aan de gestelde eisen en een getrouwe weergave is van het bedrijfsproces. Hiervoor zal hij verbanden leggen tussen de informatie verkregen in de voorbereidingsfase en die uit uw (salaris)administratie, uw antwoorden op zijn vragen en eigen waarnemingen.
Bij een looncontrole bekijkt de inspecteur in elk geval de salarisadministratie. Verder zal hij ook de delen van de financiële administratie onder de loep nemen waarin loongerelateerde zaken voorkomen, zoals aan werknemers uitbetaalde verkeersboetes. Die zaken moeten immers terug zijn te vinden in de salarisadministratie.
Een goedverzorgde administratie waarin de inspecteur alles eenvoudig kan terugvinden, geeft hem een positieve indruk. Een rommelige administratie zal de controle niet alleen vertragen, maar de inspecteur ook laten twijfelen of de fiscale regels wel nauwkeurig zijn gevolgd.
loonberekening
verplichtingen
beschermen
Inspecteurs hebben bij looncontroles bepaalde aandachtsgebieden waarnaar zij kunnen kijken, zoals:
- uw aangiften loonheffingen: de inspecteur vergelijkt de aangiften met de salarisadministratie en eventueel met de financiële administratie, waarbij u eventuele discrepanties moet kunnen verklaren.
- de balanspost loonheffingen: de inspecteur bekijkt de opbouw van deze post, die normaal gesproken alleen uit de nog te betalen loonheffingen van het laatste aangiftetijdvak bestaat.
- de loonsom: de inspecteur gaat na of deze juist is vastgesteld voor uw onderneming, en er bijvoorbeeld niet ten onrechte betalingen aan zelfstandigen buiten de loonheffingen zijn gebleven.
- de loonberekening: de inspecteur bekijkt bijvoorbeeld de toegepaste heffingskortingen, tabellen voor de loonheffing, eindheffingsregels et cetera.
- de toegepaste afdrachtverminderingen en eindheffingen: de inspecteur zal deze zaken altijd nader bekijken, omdat ze grote invloed hebben op de door uw organisatie verschuldigde loonheffingen.
- de werkkostenregeling: de inspecteur gaat bijvoorbeeld na of juist u juist heeft afgerekend over de vrije ruimte.
- de administratieve verplichtingen: de inspecteur bekijkt bijvoorbeeld of alle gegevens voor de loonheffingen (juist) zijn vastgelegd, of uw vaste kostenvergoedingen goed zijn onderbouwd of de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak al dan niet terecht achterwege is gelaten.
Het hangt van het doel van de controle af of en zo ja, hoeveel aandacht de aandachtspunten precies krijgen.
Bij een controle zijn er bepaalde zaken die een inspecteur altijd onder de loep zal nemen. Bijvoorbeeld 30%-vergoedingen, cafetariaregeling, eindheffingsloon, gerichte vrijstellingen, privégebruik auto van de zaak, reiskostenvergoedingen, vaste kostenvergoedingen en vrijgesteld loon.
Vragen
voor beide partijen duidelijk
Het is verstandig om de vragen die tijdens de controle over en weer worden gesteld, vast te leggen. Als zowel u als de inspecteur hiervan een afschrift houdt, is voor beide partijen duidelijk welke vragen er zijn gesteld en welke nog moeten worden beantwoord. Vraag de inspecteur om opheldering als een vraag aan uw organisatie onduidelijk is! Zo voorkomt u dat u door het beantwoorden van een onduidelijke vraag misschien wel een onjuist antwoord geeft.
Rechten
gedegen voorbereiden
De rechten van uw onderneming bij een looncontrole zijn de plichten van de inspecteur, bedoeld om u te beschermen tegen de Belastingdienst. Zo moet de fiscus zich houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur:
- evenredigheidsbeginsel: de inspecteur moet een redelijke afweging maken tussen het belang van een correcte belastingheffing en de werklast of nadelige gevolgen die dat voor uw onderneming met zich meebrengt.
- vertrouwensbeginsel: de inspecteur moet zich aan een genomen besluit houden, bijvoorbeeld over een bepaalde fiscale afhandeling, tenzij bijvoorbeeld de inspecteur zich heeft gebaseerd op door uw onderneming aangeleverde onjuiste of onvolledige informatie.
- zorgvuldigheidsbeginsel: de inspecteur moet zich gedegen voorbereiden en een besluit zorgvuldig nemen, en mag daarbij zijn bevoegdheden niet misbruiken.
- gelijkheidsbeginsel: de inspecteur moet gelijke gevallen gelijk behandelen, wat met name speelt als u een beroep wilt doen op zogenoemd begunstigend (landelijk) beleid.
- fairplaybeginsel: de inspecteur moet rechtvaardig handelen, en moet bijvoorbeeld verzoeken van belastingplichtigen op de juiste wijze in behandeling nemen.
misbruik voorkomen
Deze vijf beginselen moeten misbruik voorkomen van de ruime bevoegdheden die de Belastingdienst op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) heeft rond informatiewinning voor een correcte belastingheffing.
Plichten
toegang verschaffen
De verplichtingen die uw onderneming heeft rond een looncontrole zijn er met name op gericht om de controle mogelijk te maken. U bent dan ook sowieso verplicht om aan een looncontrole mee te werken. Zo moet u de inspecteur toegang verschaffen tot uw organisatie, de gegevens verstrekken die (redelijkerwijs) van belang zijn voor de controle, inzage in uw administratie en het maken van kopieën ervan toestaan en zorgen dat de inspecteur de controle binnen redelijke termijn kan uitvoeren.
Als u vindt dat de inspecteur te veel gegevens uitvraagt, of die volgens u niet van belang zijn voor de controle, kunt u hem om een informatiebeschikking vragen. Dit is zeg maar de officiële vastlegging van zijn verzoek om bepaalde gegevens, waartegen u dan in bezwaar kunt gaan.
Afsluiting
voorlopige stand
Ter afsluiting van de controle vindt meestal een afrondende bespreking plaats. Zo’n gesprek kunt u ook zelf aanvragen. Tijdens het afrondende gesprek neemt de inspecteur de voorlopige stand van zaken met u door, en eventueel zijn voorgenomen correcties. U heeft dan meteen de kans om eventuele onjuiste waarnemingen te bespreken en te weerleggen. De inspecteur kan u tijdens dit gesprek ook nog om aanvullende informatie of antwoorden op bepaalde vragen verzoeken. Soms kan het afrondende gesprek al meteen het eindgesprek zijn (zie ook paragraaf 6.3).