1. Inleiding
Elke maand – of andere periode – verzorgt u de aangifte loonheffingen van uw onderneming. U doet natuurlijk uw uiterste best om ervoor te zorgen dat die loonaangifte juist en volledig is en aan de eisen voldoet. Maar wat gebeurt er eigenlijk nadat u de aangifte indient? En in welke gevallen bezorgt de aangifte u na indiening ervan nog werk? In dit dossier komen diverse stappen aan bod die ná het doen van aangifte kunnen spelen.
Om te beginnen krijgt u in hoofdstuk 2 korte uitleg over de verplichting tot het doen van aangifte loonheffingen die uw onderneming als inhoudingsplichtige heeft. Afhankelijk van de situatie heeft u verschillende mogelijkheden voor het doen van de loonaangifte, waarbij specifieke aandachtspunten gelden.
Controles
Al bij het indienen van de loonaangifte kunt u ermee te maken krijgen: de controles die de Belastingdienst achter de schermen uitvoert. Die kunnen in deze fase leiden tot afwijzing van uw aangifte. In dat geval moet u de aangegeven fouten herstellen en opnieuw aangifte doen.
Ook als uw loonaangifte eenmaal voor behandeling is geaccepteerd door de Belastingdienst, vinden er diverse controles plaats, zowel door de fiscus zelf als door UWV. Deze geautomatiseerde en handmatige controles kunnen voor foutmeldingen zorgen, die kunnen leiden tot correctieverzoeken en -verplichtingen, eventueel met boete. Welke controles er allemaal spelen rond de aangifte loonheffingen, vindt u terug in hoofdstuk 3.
Bestemming van werknemersgegevens
De werknemersgegevens uit de loonaangifte komen in de polisadministratie van UWV terecht. Deze gegevens moeten juist en actueel zijn, aangezien UWV op basis hiervan onder andere het recht op en de duur en hoogte van eventuele uitkeringen bepaalt. Er zijn echter nog meer instanties die de gegevens uit de polisadministratie gebruiken. Denk aan de Belastingdienst voor onder andere de heffing en inning van loonheffingen en de vooringevulde aangifte inkomstenbelasting, het CBS voor het samenstellen van loon- en arbeidsmarktstatistieken en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) voor vaststelling van de verzekeringsstatus van werknemers.
Correctie
Niet alleen de Belastingdienst of UWV kan een fout in uw aangifte loonheffingen ontdekken, dat kan u zelf ook gebeuren. U heeft diverse mogelijkheden om een fout te herstellen, te weten via een nieuwe of aanvullende aangifte, een correctie bij een aangifte of een losse correctie. Welke optie u mag gebruiken, is afhankelijk van het ontdekkingsmoment van de fout. In hoofdstuk 4 leest u hier alles over.
Toezicht
De Belastingdienst houdt uiteraard het fiscale reilen en zeilen van uw onderneming in de gaten. Tegenwoordig is horizontaal toezicht hierbij meestal het gehanteerde principe. Dat betekent dat er vooral vooraf afspraken over fiscale kwesties worden gemaakt, zodat vooraf duidelijkheid bestaat, en er minder controles achteraf nodig zijn. De fiscus vertrouwt er door de gemaakte afspraken dan namelijk op dat uw loonaangiften in orde zijn. Horizontaal toezicht heeft als pijlers wederzijds vertrouwen, transparantie en begrip. Hoe dit in de praktijk werkt en hoe deelname eraan mogelijk is, leest u in hoofdstuk 5.
Onderzoek
Eens in de zoveel tijd zult u de Belastingdienst op bezoek krijgen voor een looncontrole. Bij die controle onderzoekt de inspecteur of uw onderneming volgens de fiscale regels werkt. In hoofdstuk 6 komen de aandachtspunten aan bod die spelen in aanloop naar een looncontrole, tijdens de daadwerkelijke controle – zoals uw rechten en plichten – en na afloop van de controle.
De fiscus kan naast een looncontrole ook andere controles inzetten rond de loonheffingen. Denk bijvoorbeeld aan een aansprakelijkheidsonderzoek, een derdenonderzoek of een waarneming ter plaatse. In hoofdstuk 7 staan deze en andere controles centraal.
Boete
Mocht achteraf blijken dat uw loonaangifte niet in orde was – waardoor uw onderneming te weinig loonheffingen heeft betaald – dan kunt u een naheffingsaanslag eventueel inclusief boete van de Belastingdienst tegemoetzien. In hoofdstuk 8 leest u welke boetes er rond de aangifte loonheffingen mogelijk zijn en welke bedragen hiermee gemoeid zijn.
Let op dat de inspecteur slechts loonheffingen kan naheffen binnen vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarop de naheffing betrekking heeft. De Belastingdienst kan dus niet tot in het oneindige naheffen.
Aansprakelijk
Het kan zijn dat uw onderneming netjes aan alle regels voldoet, maar dat de partij waarmee u zaken doet het niet zo nauw neemt. Er kunnen zich verschillende situaties voordoen waarin de Belastingdienst uw organisatie aansprakelijk stelt voor niet betaalde loonheffingen door een zakenrelatie. Belangrijk voor u is uiteraard om te weten hoe u zich tegen de inleners- en ketenaansprakelijkheid kunt beschermen. U leest het in hoofdstuk 9.
Procedure
Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met een beslissing van de Belastingdienst, bijvoorbeeld een opgelegde naheffingsaanslag. U heeft diverse mogelijkheden om in zo’n geval in opstand te komen. Een fiscale procedure begint bij het maken van bezwaar bij de fiscus. Vervolgens staat er beroep bij de rechtbank en hoger beroep bij het gerechtshof open. En als laatste stap kunt u in cassatie gaan bij de Hoge Raad. Soms kunt u een bepaalde fase overslaan.
De fasen van een fiscale procedure kennen elk hun eigen regels en gang van zaken. Vanaf de beroepsfase kost de procedure uw organisatie geld in de vorm van griffierecht.
Uitleg van de aandachtspunten bij het instellen van een bezwaar, beroep, hoger beroep en cassatie vindt u in hoofdstuk 10 en 11.
Mediation
Bij een geschil met de Belastingdienst kan mediation ook een oplossing bieden. Hierbij helpt een onafhankelijke professionele conflictbehandelaar u en de inspecteur te komen tot duurzame afspraken over de geschilpunten waarin u zich beiden kunt vinden. Het mediationproces verloopt sneller dan een gerechtelijke procedure en kost uw onderneming niets. U leest er meer over in hoofdstuk 12.