3. Controles rond loonaangifte

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: juli 2022

Nadat u uw aangifte loonheffingen heeft ingediend, onderwerpen zowel de Belastingdienst als UWV die aan diverse controles. Die controles moeten voorkomen dat er onjuiste werknemersgegevens in de polisadministratie worden opgenomen. Als uw aangifte niet in orde blijkt te zijn, krijgt u daarvan bericht. Afhankelijk van de situatie moet u de aangifte opnieuw indienen, corrigeren of is pas later actie nodig.

op verschillende momenten

Uw aangifte loonheffingen moet aan diverse eisen voldoen. De Belastingdienst en UWV controleren op verschillende momenten of dat het geval is. Hierbij vinden verschillende soorten controles plaats (zie paragraaf 3.1 tot en met 3.5). De meeste controles gebeuren geautomatiseerd, maar controles kunnen ook handmatig plaatsvinden.

Vindt er een controle plaats op bedragen die u (of uw software) al op hele euro’s heeft afgerond, dan hanteren de fiscus en UWV een marge van € 1 per afgerond bedrag.

Missers

ongeldig BSN

verkeerd ingevuld

vergeten

Er zijn diverse fouten die in praktijk vaak worden gemaakt:

Er is geen of een ongeldig ‘burgerservicenummer’ (BSN) ingevuld.
De combinatie van BSN en geboortedatum is ongeldig.
Er is geen ‘datum aanvang inkomstenverhouding’ ingevuld of de ingevulde datum ligt ná de einddatum van het aangiftetijdvak.
De combinatie van BSN en nummer inkomstenverhouding komt vaker voor (terwijl die uniek moet zijn).
Als ‘aantal verloonde uren’ is het gewerkte aantal uren ingevuld (terwijl dit niet hetzelfde hoeft te zijn).
De ‘sectorcode’ is verkeerd ingevuld.
Er is geen of een ongeldige ‘code cao’ ingevuld.
Er is geen ‘code verzekeringssituatie Zorgverzekeringswet (ZVW)’ ingevuld.
De verzekeringsindicatie voor de WAO en WW staat op ‘J(a)’ terwijl de werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt.
Bij de ‘code loonbelastingtabel’ zijn de aparte regels voor de verloning van loon uit vroegere dienstbetrekking en loon van bijzondere groepen werknemers vergeten.
De ‘vakantiebijslag’ en het ‘opgebouwde recht vakantiebijslag’ zijn niet goed ingevuld.
De ‘verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering’ is niet goed ingevuld.

Zorg dat deze zaken bij uw loonaangiftes wél kloppen!

3.1 Technische controles

Een technische controle heeft betrekking op het transport, de beveiliging, encryptie en compressie van uw aangiftebericht. Als u (gekochte of zelfontwikkelde) aangiftesoftware gebruikt, vindt deze controle direct bij indiening van de loonaangifte plaats – ‘aan de poort’ – wat kan leiden tot afwijzing van uw aangifte. Als u een ‘responsemessage’...

3.2 Validatiecontroles

Bij een validatiecontrole wordt vastgesteld of het voor de loonaangifte ingezonden XML-bericht voldoet aan de geldende eisen, oftewel valide is. Zo wordt gecontroleerd of de juiste (technische) rubrieksnamen zijn gebruikt, of de volgorde en hiërarchie van de rubrieken klopt, of de onconditionele verplichtstelling van rubrieken is nageleefd en of...

3.3 Consistentiecontroles

Een consistentiecontrole heeft betrekking op de onderlinge samenhang tussen de rubrieken binnen uw aangiftebericht, zoals de conditionele verplichtstelling, rekenkundige samenhang en uniciteit (geen dubbele sleutels). Denk bijvoorbeeld aan het feit dat aanlevering van het personeelsnummer verplicht is als er geen BSN is ingevuld voor een werknemer...

3.4 Vergelijkende controles

Bij een vergelijkende controle wordt nagegaan of uw aangiftebericht klopt met andere gegevensbronnen, zoals de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente, de polisadministratie van UWV en de werkgeversadministratie van de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan de controle dat voor een aangeleverd tijdvak aangifteplicht bestaat of dat een...

3.5 Inhoudelijke controles

Een inhoudelijke controle heeft betrekking op de overige inhoudelijke juistheid van uw aangifte loonheffingen. Er wordt gecontroleerd of is voldaan aan de (nog niet gecontroleerde) condities, of de aangeleverde gegevens een juiste weergave van de werkelijkheid zijn en of u wet- en regelgeving op de juiste wijze heeft toegepast. Denk bijvoorbeeld...

3.6 Controlefasen

De hiervoor genoemde controles vinden plaats in drie fasen (zie hierna). Als uw loonaangifte de ene fase doorstaat, gaat de aangifte door naar de volgende fase. Het gevolg van een controle kan, zoals gezegd, zijn dat uw aangiftebericht wordt afgewezen. U moet dan de fout(en) herstellen en opnieuw aangifte doen. De controlecyclus start bij die...

U bent hier