6.1 Aanloop naar de controle
vooraf
voorbereiding
Aan de daadwerkelijke looncontrole gaat eerst nog het één en ander vooraf. Zo moet uw onderneming natuurlijk worden geïnformeerd over de geplande controle; dit brengt vervolgens de nodige administratieve en praktische voorbereiding voor u met zich mee.
Aankondiging
geplande datum
Als de Belastingdienst heeft besloten uw onderneming aan een controle te onderwerpen, wordt u hierover ingelicht. De looncontrole wordt per brief aangekondigd, of anders per telefoon, waarna schriftelijke bevestiging hiervan volgt. In de aankondiging wordt de geplande datum vermeld – eventueel meerdere data als de inspecteur verwacht er meerdere dagen over te doen – de controlelocatie en de achtergrond van het bezoek.
Uitstel van looncontrole is een mogelijkheid
niet in opstand komen
Uw onderneming is verplicht om aan de looncontrole mee te werken en u kunt dan ook niet tegen een aangekondigde controle in opstand komen. U kunt de inspecteur wel – gemotiveerd! – schriftelijk om uitstel vragen als het aangekondigde tijdstip u niet uitkomt, bijvoorbeeld vanwege de deadline van een groot project of een seizoenspiek. De inspecteur komt meestal tegemoet aan zo’n verzoek tot uitstel – wat hij niet verplicht is – tenzij hij vermoedt dat u het uitstel gaat gebruiken om uw administratie nog snel op orde te brengen.
openingsgesprek
bezwaarlijk of onmogelijk
De controlelocatie is bij voorkeur het bedrijfsadres, waar uw onderneming waarschijnlijk de (salaris)administratie bewaart. In het geval dat uw salarisadministratie extern wordt gehouden, zal de inspecteur de looncontrole op die externe locatie uitvoeren. Hij kan er dan voor kiezen om het openingsgesprek ook meteen op die locatie te houden – maar bijvoorbeeld dan wel de werkgever daarbij aanwezig wil hebben – of het openingsgesprek toch gewoon op het bedrijfsadres te houden.
Wijziging van controlelocatie is mogelijk
beschikbaar stellen
Als de opgegeven controlelocatie bezwaarlijk of zelfs onmogelijk voor uw onderneming is, kunt u de inspecteur – gemotiveerd! – schriftelijk om wijziging van die locatie verzoeken. De inspecteur komt meestal tegemoet aan zo’n verzoek – wat hij niet hóéft te doen – tenzij hij de indruk heeft dat u de controle niet op de voorgestelde locatie wilt laten uitvoeren omdat u daar bepaalde zaken voor hem verborgen wilt houden.
In de aankondiging staat ook waar de looncontrole zich precies op richt en welke boeken, bescheiden en gegevens u de inspecteur beschikbaar moet stellen. Als er naar aanleiding van de aankondiging bij u onduidelijkheid bestaat over welk aspect van de controle dan ook, vraag de inspecteur dan om dit toe te lichten!
Voorbereiding
tijdig doen
U moet aan de slag om de voor de looncontrole benodigde gegevens te verzamelen, ordenen en gereed te hebben voor de inspecteur. Hoe zorgvuldiger u dit doet, hoe efficiënter en sneller de controle zal verlopen. Bedenk dat u hiervoor mogelijk gegevens bij een externe partij moet opvragen – bijvoorbeeld uw administratiekantoor – wat u dan tijdig moet doen. En dat als de gegevens staan opgeslagen in een oud softwarepakket, u ze alsnog moet kunnen opvragen of toegankelijk moet kunnen maken binnen een redelijke tijd.
vergelijken
Loopt u tijdens de voorbereiding tegen gebreken aan, dan kunt u die misschien nog vrijwillig herstellen. Of bespreek ze tijdens het openingsgesprek met de inspecteur. Als u corrigeert op aangeven van de Belastingdienst, gaat dat meestal gepaard met een boete (zie ook hoofdstuk 8).
De inspecteur zal in elk geval uw aangiften loonheffingen en salarisadministratie met elkaar vergelijken. Achterliggende berekeningen bij bijvoorbeeld de loonaangiften kunnen bij een controle van pas komen, dus het is verstandig om die ook altijd te bewaren. Overigens kan de inspecteur een scheiding aanbrengen tussen wat hij wil kunnen inzien op de controlelocatie en welke bestanden hij vooraf (digitaal) van u wil ontvangen, met daaraan gekoppeld een uiterste aanleverdatum.
rustige werkplek
Bij problemen bij het aanleveren van digitale bestanden kunt u technische hulp vragen aan de EDP-medewerkers van de Belastingdienst (Electronic Data Processing). Zij kunnen u telefonisch begeleiden maar ook langskomen.
Praktisch
De voorbereiding op een looncontrole kent ook een praktische kant. Gaat het om een controle van meerdere dagen, dan heeft het de voorkeur dat de inspecteur een rustige werkplek ter beschikking heeft. Liefst op een aparte, afsluitbare kamer, waarbij u eventuele kasten in die kamer sluit waar de inspecteur niets in te zoeken heeft. Of zorg in elk geval dat hem een afsluitbare kast voor zijn spullen ter beschikking staat.
vragen stellen
werknemers inlichten
En bedenk van tevoren hoe u wilt dat bepaalde zaken verlopen tijdens de controle en maak daar duidelijke afspraken over. Mag de inspecteur bijvoorbeeld tussentijds inhoudelijke vragen mondeling stellen of moet hij dat schriftelijk doen? En op welk moment kan hij de vragen stellen: als ze opkomen of opgespaard op een vast moment van de dag? En mag de inspecteur (willekeurig) werknemers benaderen voor vragen? Maak ook een lijstje van de vragen die u voor de inspecteur heeft, zodat u ze niet vergeet te stellen. En mag de inspecteur bijvoorbeeld zelf kopietjes maken van stukken of doet iemand van uw organisatie dat voor hem? En kan hij zelf koffie of thee pakken of laat u dat serveren? Het is ook verstandig om uw werknemers vooraf in te lichten over de aanstaande controle, zodat u eventuele onrust over de aanwezigheid van de inspecteur kunt voorkomen of beperken.
Het is verstandig om voor de controle een coördinator aan te stellen binnen uw organisatie, die dan het vaste aanspreekpunt voor de inspecteur is. Daarvoor bent u als salarisprofessional uiteraard de aangewezen persoon.