6.5 30%-beschikking
toestemming
ondertekenen
Bij ingekomen werknemers moet u om toestemming voor toepassing van de 30%-regeling verzoeken aan de Belastingdienst. U kunt een 30%-beschikking met die toestemming aanvragen via het formulier ‘Verzoek Loonheffingen 30%-regeling 2023’, dat via belastingdienst.nl is te downloaden. U moet het formulier ook door de betreffende werknemer laten ondertekenen.
De maximale looptijd van de 30%-regeling voor ingekomen werknemers is vijf jaar, en dat is dus ook de maximale geldigheidsduur van de beschikking. Naast de ingangsdatum staat ook altijd de uiterste einddatum van de 30%-regeling in de ontvangen beschikking vermeld.
periodes in mindering
familiebezoek
De Belastingdienst brengt op de geldigheidsduur van de 30%-beschikking van 60 maanden de volgende periodes in mindering:
- eerder verblijf of werk in Nederland dat meer dan 25 jaar vóór de aankomstdatum in Nederland is gestart en minder dan 25 jaar vóór die aankomstdatum is geëindigd;
- eerder verblijf of werk in Nederland in de 25 jaar vóór de aankomstdatum in Nederland, waarbij buiten beschouwing blijven periodes van maximaal 20 dagen per jaar waarin de werknemer in Nederland werkte en periodes van maximaal zes weken per jaar of van eenmalig maximaal drie aaneengesloten maanden waarin de werknemer in Nederland was voor vakantie, familiebezoek of andere privéredenen;
- verblijf of werk in het buitenland waarbij de werknemer nog wel werknemer was.
Start
binnen vier maanden
Als u de toestemming voor de 30%-regeling bij de fiscus aanvraagt binnen vier maanden na de start van de werkzaamheden van de werknemer in Nederland, heeft de 30%-beschikking terugwerkende kracht tot en met de start van zijn tewerkstelling.
Bij een aanvraag ná vier maanden na de start van de werkzaamheden krijgt de 30%-beschikking geen terugwerkende kracht en loopt u dus een stukje 30%-regeling mis.
bepalend
keuze maken
Het aanvraagmoment is ook bepalend bij de te maken keuze tussen een onbelaste werkelijkekostenvergoeding of 30%-vergoeding. Bij een aanvraag binnen vier maanden na de start van de tewerkstelling kunt u die maanden per loontijdvak kiezen. Over het eerste tijdvak na afloop van de vier maanden moet u een keuze maken, die dan vervolgens voor de rest van het kalenderjaar geldt.
Bij een aanvraag ná vier maanden na de start van de werknemer moet u bij de ingangsdatum van de 30%-beschikking een keuze maken, die dan voor de rest van het kalenderjaar geldt. Tot dat moment mag u alleen de werkelijke extraterritoriale kosten gericht vrijgesteld vergoeden.
Als u na aanvraag van de 30%-beschikking uw keuze voor de rest van het jaar heeft gemaakt, moet u vervolgens per nieuw kalenderjaar gaan kiezen (zie ook paragraaf 6.2).
Einde
werknemer uit dienst
steeds toetsen
op een later moment
De 30%-regeling kan al aflopen vóór het einde van de geldigheidsduur van de beschikking. Dat is het geval als:
- de werknemer uit dienst gaat; dan eindigt de 30%-regeling. Hierbij geldt als laatste toepassingsdag de laatste dag van het loontijdvak ná het tijdvak waarin de laatste werkdag van de werknemer valt. Is zijn laatste werkdag bijvoorbeeld 20 augustus, dan mag u de 30%-regeling tot en met 30 september toepassen.
- de aanwezigheid van de deskundigheid eindigt. Gedurende de looptijd van de beschikking moet u steeds toetsen of nog aan de inkomensnorm wordt voldaan. Komt het loon van de werknemer in een jaar onder die norm uit, dan vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari dat jaar. Dat betekent dat u uw eerdere loonaangiften van dat jaar moet corrigeren! Als het loon lager is door adoptieverlof, (aanvullend) geboorteverlof, ouderschapsverlof, pleegzorgverlof en zwangerschapsverlof, kunt u uitgaan van het loon van de werknemer zónder dat verlof. Voldoet de werknemer na het vervallen van de 30%-regeling op een later moment wel weer aan de inkomensnorm, dan mag u de regeling toch niet meer toepassen.
30%-regeling en wisseling van werkgever
Als de ingekomen werknemer naar een andere werkgever overstapt, kan de 30%-regeling onder voorwaarden doorlopen (als er nog looptijd over is). De nieuwe werkgever moet dan samen met de werknemer een nieuw verzoek indienen bij de fiscus. Bij een overgang van onderneming is geen nieuwe 30%-beschikking nodig, omdat de werknemer van rechtswege in dienst treedt bij de nieuwe werkgever (de overnemende partij). En als de werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen wisselt van werkgever, blijft de 30%-beschikking geldig zolang ook bij de nieuwe werkgever aan de voorwaarden wordt voldaan.
Bij uitzending binnen een concern waarbij de werknemer formeel in dienst blijft bij de buitenlandse (oorspronkelijke) werkgever, kan onder voorwaarden ook de 30%-regeling worden toegepast, bijvoorbeeld door de werknemer op te nemen in de salarisadministratie van het Nederlandse concernonderdeel (zie ook hoofdstuk 5).