9.4 Vereenvoudigde rittenadministratie
bewijzen
U hoeft – net als bij personenauto’s – ook niet voor privégebruik van de bestelauto van de zaak bij te tellen als de werknemer deze voor niet meer dan 500 privékilometers per jaar gebruikt. Dit moet wel te bewijzen zijn met bijvoorbeeld een ‘Verklaring geen privégebruik auto’.
9.4.1 Verklaring geen privégebruik auto
administratie
Bewaart u een kopie van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in uw administratie, dan komen de bewijslast en financiële gevolgen in principe niet op uw bordje terecht. De werknemer moet namelijk kunnen bewijzen dat hij niet meer dan 500 privékilometers met de (bestel)auto heeft gereden. Eventuele financiële gevolgen komen voor zijn rekening. Deze verklaring werkt voor bestelauto’s hetzelfde als voor personenauto’s (zie paragraaf 2.3).
sluitend
Op rendement.nl/fadossier vindt u een overzicht van de verschillen tussen de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ en de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’.
9.4.2 Rittenregistratie
De werknemer kan u ook met een sluitende rittenregistratie het bewijs leveren dat hij niet meer dan 500 privékilometers op jaarbasis met de bestelauto heeft gereden.
Eenvoudige registratie
tijdrovend
In de praktijk komt het echter voor dat de werknemer vanwege de aard van het werk (vaak) veel ritten op een dag maakt met de bestelauto van de zaak. In dat geval is het bijhouden van een rittenregistratie een tijdrovende klus. Daarom mag u met de werknemer schriftelijk afspreken dat hij een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt en dat:
- privégebruik van de bestelauto tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
- u in uw administratie informatie heeft over de zakelijke bestemmingen van de werknemer.
Een vereenvoudigde rittenadministratie vermeldt per dag: de begin- en eindstand van de kilometerteller, de privéritten en eventueel – als dat niet uit uw administratie blijkt – de volgorde waarin de zakelijke adressen door de werknemer zijn bezocht.