9.3 Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

verklaring

onbeperkt geldig

verzoek

Als de werknemer de bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk gebruikt, kunt u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen bij de Belastingdienst. Er moet dan wel echt sprake zijn van nul kilometer privégebruik. De 500-kilometergrens geldt niet voor bestelauto’s.

9.3.1 Indiening

ondertekenen

U dient de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in namens de werknemer. Dit doet u via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt zowel u als de werknemer een ontvangstbevestiging. Na indiening van de verklaring print u deze uit en laat u de werknemer de verklaring ondertekenen. Bewaar deze verklaring goed bij de loonadministratie!

Geen verklaring

buiten werktijd

verbod

collectieve afspraak

In de volgende situaties kunt u geen gebruik maken van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ om de bijtelling voor privégebruik achterwege te laten:

• De werknemer heeft in het kalenderjaar al meer dan 500 privékilometers met de bestelauto gemaakt.
• De werknemer heeft een bestelauto ter beschikking waarvoor de bijtellingsregeling wegens privégebruik niet geldt, namelijk:
  • bij geen gebruik buiten werktijd;
  • bij terbeschikkingstelling van een bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer;
  • bij een verbod op privégebruik van de bestelauto (zie paragraaf 9.5).
• U heeft met de Belastingdienst al een collectieve afspraak gemaakt over het privégebruik (zie paragraaf 9.5).
• U past de eindheffing wegens doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto toe (zie paragraaf 9.7).

9.3.2 Geen bijtelling

Vanaf de inwerkingtreding van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ – die onbeperkt geldig is – mag de werknemer geen privékilometers (meer) maken met de bestelauto van de zaak en kunt u de bijtelling wegens privégebruik achterwege laten. De werknemer hoeft dan ook geen rittenregistratie bij te houden.

Bewijs

Het kan voorkomen dat de werknemer de bestelauto het hele jaar al heeft, maar dat u pas in de loop van het jaar een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indient. Die werknemer moet dan aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat hij er tot dat moment op jaarbasis gezien niet meer dan 500 kilometer privé mee heeft gereden. Vóór de indiening van de verklaring is beperkt privégebruik van de bestelauto dus mogelijk.

9.3.3 Controle

boete

correctie

Het niet kunnen aantonen van het zakelijk gebruik van de bestelauto waarvoor u een verklaring heeft, kan de werknemer een naheffingsaanslag opleveren voor de periode waarover onterecht niet is bijgeteld wegens privégebruik. En dat is inclusief een boete. Heeft u toestemming gegeven voor het privégebruik van de bestelauto, dan moet u de eerdere loonaangiften van dat jaar corrigeren. Deze correctie kan een boete tot gevolg hebben (zie hoofdstuk 9).

9.3.4 Intrekken

De werknemer moet u om intrekking van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ verzoeken zodra hij:

• de bestelauto van de zaak op grond van een andere regeling niet privé mag gebruiken;
• de bestelauto niet meer tot zijn beschikking heeft;
• de verklaring onterecht heeft ingediend;
• privé met de bestelauto van de zaak gaat rijden.

Het intrekken van de verklaring doet u via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. De fiscus stuurt zowel aan u als de werknemer een bevestiging.

Uitleg

vermoeden

beschikking

Uw onderneming kan de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ ook op eigen initiatief intrekken. Bijvoorbeeld als u weet of vermoedt dat de werknemer de bestelauto waarvoor u zo’n verklaring heeft, toch privé gebruikt. In dat geval stuurt u een brief met uitleg van de situatie en de benodigde gegevens naar de Belastingdienst. De werknemer ontvangt dan een beschikking voor de intrekking van de verklaring – waartegen hij bezwaar kan maken – en een eventuele naheffingsaanslag.