5.5 Gegevens op de loonstrook
vormvrij
Een werkgever is verplicht om de werknemers via een loonstrook te informeren over hoe hij precies van het afgesproken brutoloon aan het uitbetaalde nettoloon is gekomen. De loonstrook is vormvrij. Er geldt geen voorgeschreven vorm of model voor de salarisspecificatie aan werknemers. Werkgevers mogen hiervoor dus een eigen model gebruiken. Vaak is de loonstrook onderdeel van de gebruikte salarissoftware van de organisatie.
Digitaal
instemmen
gesloten envelop
De werkgever mag de loonstrook ook digitaal verstrekken in plaats van op papier, maar alleen als de werknemer met de digitale verstrekking heeft ingestemd. Geeft de werknemer geen toestemming voor de digitale verstrekking, dan moet de werkgever een papieren loonstrook verstrekken. Bovendien moeten de werknemers de gelegenheid hebben om de loonstrook op te slaan zodat zij hem op een later moment nog eens kunnen bekijken.
De verplichting tot het verstrekken van een loonstrook aan werknemers geldt alleen bij de eerste loonbetaling én bij elke loonbetaling daarna die afwijkt van de vorige. Het is echter gebruikelijk om werknemers gewoon bij elke loonbetaling een (digitale) loonstrook te verstrekken.
Vermelden
brutoloon
ingehouden bedragen
aantal uren
minimumloon
Op de loonstrook moet een werkgever in elk geval de volgende gegevens vermelden:
- de naam van de werkgever;
- de naam van de werknemer;
- brutoloon in geld;
- samenstelling van bruto- of nettoloon, zoals basisloon, provisie, overwerkgeld en toeslagen;
- op het loon ingehouden bedragen, zoals loonheffing, pensioenpremie, eigen bijdrage privégebruik auto van de zaak en loonbeslag;
- de wettelijke minimumvakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft;
- het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst;
- of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan, en of er sprake is van een oproepovereenkomst;
- de periode waarover het loon is berekend (het loontijdvak);
- het voor de werknemer geldende wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon.
Een werkgever kan ervoor kiezen om de loonstrook als jaaropgave te gebruiken. In dat geval moet hij op de loonstrook ook de verplichte gegevens van de jaaropgave vermelden. Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een tool met alle verplichte gegevens voor de jaaropgave.
Privacy
online portaal
Bij het verstrekken van de loonstrook moet een werkgever ook rekening houden met de privacyregels op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een werkgever moet de loonstrook op papier dus in een goed gesloten envelop aan de werknemer geven. Steeds vaker komt het voor dat een loonstrook digitaal wordt verstrekt. In dat geval is het niet toegestaan om de digitale loonstrook via een onbeveiligde e-mail te versturen. Goede beveiliging van de persoonsgegevens is dan belangrijk. Dit kan bijvoorbeeld door de digitale loonstroken via een online portaal te verstrekken. Dit is een beveiligde omgeving waar de werknemer de loonstrook kan inzien, downloaden en printen.
Melding op de loonstrook bij geen pensioen
geen ouderdomspensioen
niet gelijk ingaan
De Wet toekomst pensioenen (WTP) zal zorgen voor een wijziging op de loonstrook. Om de bewustwording onder werknemers te vergroten, moeten werkgevers straks een melding op de loonstrook opnemen als een werknemer geen ouderdomspensioen opbouwt. Ook verschijnt er een melding op mijnpensioenoverzicht.nl. Daarnaast is de verwachting dat werkgevers door de verplichte melding op de loonstrook geprikkeld worden om alsnog een pensioenregeling aan te bieden. Minister Schouten voor Armoedebeleid, Participatie en Pensioenen geeft aan dat de meldingen niet gelijk bij het ingaan van het nieuwe pensioenstelsel verplicht zijn, maar vanaf een later moment zullen gelden.