3.2 Gegevens loonheffingen

loonaangifte

vóór eerste werkdag

Om loonaangifte voor een werknemer te kunnen doen, heeft u bepaalde gegevens van hem nodig. Hij moet deze gegevens bij u inleveren vóór zijn eerste werkdag. Als de werknemer start op de dag van aanname, moet hij de gegevens aanleveren voordat hij daadwerkelijk begint met werken.

Aanleveren

BSN

verzoek

De werknemer moet de volgende gegevens bij u aanleveren:

• naam en voorletter(s);
• burgerservicenummer (BSN);
• straat en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• woonland en regio (als hij niet in Nederland woont);
• geboortedatum;
• verzoek om toepassing van de loonheffingskorting (als de werknemer dit wil).

schriftelijk of digitaal

De werknemer moet u zijn gegevens voor de loonheffingen schriftelijk of digitaal aanleveren, voorzien van datum en handtekening. Hiervoor kan hij het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst gebruiken, maar dat is geen verplichting. De werknemer kan ook een eigen model of een model van uw organisatie gebruiken, zolang maar alle benodigde gegevens erop staan. Hij kan de gegevens voor de loonheffingen bijvoorbeeld ook aanleveren via een kopie van zijn geldige identiteitsbewijs, aangevuld met de ontbrekende benodigde gegevens en voorzien van datum en handtekening.

speciale regeling

Als de nieuwe werknemer de speciale studenten- en scholierenregeling wil laten toepassen, moet hij een verzoek daartoe aan zijn gegevens voor de loonheffingen toevoegen. Hij kan in dat geval ook het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ van de Belastingdienst gebruiken.

Bewaren

controle woonplaats

Nadat de werknemer de benodigde gegevens bij u heeft aangeleverd, moet u ze controleren en in uw loonadministratie opnemen. Sinds 2019 is controle van de woonplaats van belang in verband met toepassing van de juiste belastingtabel (voor inwoners van Nederland of voor inwoners van andere landen). Als een werknemer een woonplaats in Nederland opgeeft, wil dat niet zeggen dat hij ook inwoner van Nederland is. Dat is pas het geval als de werknemer hier zijn permanente woon- of verblijfsplaats heeft of – in het geval van wonen of verblijven in zowel Nederland als het buitenland – als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt.

Uw onderneming heeft de verplichting om de gegevens voor de loonheffingen van werknemers minstens vijf kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding te bewaren.