5.2 Inlening van personeel
uitlener
Bij het inlenen van personeel gaat het om een situatie dat een onderneming (de inlener) arbeidskrachten inhuurt van een andere onderneming (de uitlener), zoals een uitzendbureau. Volgens de wet is een uitlener officieel ‘een werkgever die in de uitoefening van een beroep of bedrijf werknemers ter beschikking stelt aan derden’.
ter beschikking gesteld
Het ingeleende personeel is (en blijft) in dienst van de uitlener, maar wordt op grond van een uitzendovereenkomst met hun werkgever (het uitzendbureau) aan de inlener ter beschikking gesteld. Hierbij heeft de inlener de leiding over en/of het toezicht op het personeel. Bij inlening van personeel kan de inlenersaansprakelijkheid spelen voor de loonheffingen en BTW (zie hoofdstuk 7).
Als de uitlener de leiding en het toezicht blijft houden op de arbeidskrachten, gaat het niet om inlening maar om aanneming van werk (zie paragraaf 5.1). In dat geval kan de ketenaansprakelijkheid voor loonheffingen spelen, en dus niet de inlenersaansprakelijkheid.
tussenpersoon
Bij inlening van personeel kan ook een doorlener betrokken zijn. Een doorlener is een tussenpersoon die arbeidskrachten inleent van een uitlener en ze vervolgens uitleent (doorleent) aan een inlener.
vervoer
Verder kan het een situatie betreffen waarbij uw organisatie een vervoersovereenkomst afsluit, inclusief de huur van bemand materieel. Als de werkzaamheden die aan het vervoer zijn verbonden onder uw toezicht of leiding plaatsvinden, vallen de loonheffingen die de verhuurder niet betaalt rond die overeenkomst ook onder uw aansprakelijkheid.
Uitzendkrachten
komen werken
Leent u arbeidskrachten in van een uitzendbureau of detacheringsbureau, dan komen zij bij uw organisatie werken maar blijven zij in dienst bij het bureau dat hen uitleent.
Gegevens uitzendkrachten vastleggen
identiteit controleren
sowieso
Als er uitzendkrachten bij uw onderneming komen werken, moet u hun identiteit controleren voordat ze daadwerkelijk aan de slag gaan (verificatieplicht). Maar let op dat u géén kopie van hun identiteitsbewijs in uw administratie mag bewaren! Daar is immers geen wettelijke grond voor, omdat u niet de werkgever bent. Als het echter een uitzendkracht met een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of Turkije betreft, is dat anders. Dan moet u wel een (digitale of papieren) kopie van het identiteitsbewijs in de administratie bewaren. U moet verder sowieso de persoonsgegevens van uitzendkrachten in uw administratie vastleggen waaruit hun identiteit blijkt.
echte dienstbetrekking
De uitzendkracht kan in echte of fictieve dienstbetrekking zijn bij het uitzend- of detacheringsbureau, dit is afhankelijk van de situatie. Er is sprake van een echte dienstbetrekking met het uitzend- of detacheringsbureau als de uitzending plaatsvindt via het uitzend- of detacheringsbureau, op grond van een uitzendovereenkomst, waarbij dat bureau de werkgever is en uitzendkracht onder toezicht en leiding van de inlener werkt.
fictieve dienstbetrekking
Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan – en is er dus geen sprake van een echte dienstbetrekking – dan kan er sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking. Dat is het geval als de uitzendkracht bij een derde werkt via een organisatie of natuurlijk persoon. Er is echter géén sprake van een fictieve dienstbetrekking als de uitzendkracht:
- bij wijze van arbeidstherapie werkt;
- meestal op maximaal drie dagen per week als dienstverlener aan huis werkt;
- een eigen bedrijf heeft en via een bemiddelingsbureau voor eigen rekening en risico een opdracht uitvoert.
beide gevallen
Voor de loonheffingen maakt het overigens niet uit of de uitzendkracht in een echte of fictieve dienstbetrekking is bij het uitzendbureau: in beide gevallen gelden de reguliere loonheffingenregels.
Het is het uitzendbureau dat het loon aan de uitzendkrachten betaalt, dit in de loonheffingen betrekt en ook de verdere administratie voert. Verder is het ook de uitlener die bijvoorbeeld bij ziekte van de uitzendkracht het loon doorbetaalt of een Ziektewetuitkering aanvraagt.
Verstrekkingen
moet u laten weten
U moet het doorgeven aan het uitzendbureau als u vergoedingen betaalt of verstrekkingen doet aan de uitzendkrachten. Het bureau kan de vergoedingen en verstrekkingen dan in de loonheffingen betrekken. Dus als uw organisatie een uitzendkracht bijvoorbeeld een auto ter beschikking stelt die hij ook privé kan gebruiken, moet u dat het uitzendbureau laten weten.
waarde verstrekking
tijdvak
Voor bepaalde verstrekkingen aan uitzendkrachten kan uw onderneming de hierover verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen voor haar rekening nemen, via eindheffing. Dat is toegestaan als het verstrekkingen betreft die u tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid ook aan uw eigen werknemers geeft. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket. Het verschuldigde eindheffingspercentage hangt af van de waarde van de verstrekking:
- maximaal € 136: eindheffing is 45%;
- meer dan € 136: eindheffing is 75% (over de hele waarde).
In de loonaangifte neemt u de eindheffing op in het tijdvak van verstrekking, in de rubriek ‘Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard’.
niet de werkgever
U moet in uw administratie vastleggen wie de ontvanger van de verstrekking precies is. En u moet de uitzendkrachten laten weten dat u er eindheffing over heeft toegepast.
Arbeidsomstandigheden
van tevoren informeren
Uw onderneming is niet de werkgever van de ingeleende uitzendkrachten, maar zij zijn wel bij uw organisatie aan het werk. U moet daarom – net als bij uw eigen werknemers – zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. U moet bijvoorbeeld zorgen voor gezonde en veilige werkomstandigheden en vooraf werkinstructies en voorlichting geven. Bij een bedrijfsongeval van de uitzendkracht is uw onderneming aansprakelijk. Het uitzendbureau moet de uitzendkrachten overigens van tevoren ook informeren over onder andere hun aanstaande werkplek bij uw organisatie, de arbeidsomstandigheden en eventuele specifieke risico’s die spelen. Hiervoor moet uw onderneming het uitzendbureau de benodigde informatie verstrekken.
Medezeggenschapsrechten uitzendkrachten
actief en passief kiesrecht
Vanaf het moment dat uw organisatie uitzendkrachten 18 maanden inleent, hebben zij actief en passief kiesrecht voor uw ondernemingsraad (OR). Uitzendkrachten bouwen namelijk medezeggenschapsrechten op vanaf dat ze 15 maanden bij uw organisatie zijn ingeleend. En omdat uw eigen werknemers vanaf een dienstverband van drie maanden mogen stemmen of zich verkiesbaar mogen stellen bij uw OR-verkiezingen, worden die maanden daarbij opgeteld.
Overname
na periode van inlening
Het is niet ongebruikelijk dat een onderneming een uitzendkracht die goed bevalt, na de periode van inlening (rechtstreeks) in dienst neemt. Het uitzendbureau kan uiteraard voorwaarden verbinden aan zo’n overname.
Uw onderneming mag geen proeftijd afspreken als een ex-uitzendkracht in dienst komt voor dezelfde of soortgelijke functie (als hij tenminste langer bij u werkte dan de proeftijd zou zijn geweest). U kon tijdens de inlening de geschiktheid van de arbeidskracht immers al beoordelen.
direct of snel
keten wordt onderbroken
Als u de ex-uitzendkracht via een tijdelijke arbeidsovereenkomst in dienst neemt, bedenk dan wel dat er op grond van de ketenregeling direct of snel (automatisch) een vast dienstverband kan ontstaan. De keten aan tijdelijke arbeidsovereenkomsten loopt namelijk door bij zogeheten opvolgend werkgeverschap als het om dezelfde soort werkzaamheden gaat. Uw organisatie geldt als ex-inlener als opvolgend werkgever van het uitzendbureau. En bij een vierde opeenvolgend contract voor bepaalde tijd of bij overschrijding van een periode van drie jaar aan opeenvolgende tijdelijke contracten, is het laatste contract automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De keten wordt onderbroken als er meer dan zes maanden tussen twee opeenvolgende contracten zitten of als de ex-uitzendkracht heel andere werkzaamheden gaat verrichten. In dat geval start er dus een nieuwe keten.
Payrollkrachten
speciale vorm
Uw onderneming kan ook payrollkrachten inlenen. Deze krachten zijn in principe in echte dienstbetrekking bij het payrollbedrijf. Payrolling is een speciale vorm van een uitzendovereenkomst.
Het grote verschil met het inlenen van uitzendkrachten is dat uw onderneming bij payrolling zelf de geschikte arbeidskrachten zoekt. Bij een payrollconstructie ontbreekt de zogeheten allocatiefunctie: het payrollbedrijf brengt geen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt samen (zoals een uitzendbureau wel doet), maar vervult slechts het hele administratieve plaatje voor uw arbeidskracht. Het payrollbedrijf is de juridische werkgever, en handelt alle verdere zaken af zoals het sluiten van de arbeidsovereenkomst (met het payrollbedrijf), loondoorbetaling tijdens ziekte en het doen van aangifte loonheffingen.
niet zomaar laten werken
Verder kan een payrollbedrijf de door uw organisatie ingeleende arbeidskrachten niet zomaar ook voor andere werkgevers laten werken, zoals een uitzendbureau de uitzendkrachten wel kan laten doen. Bij een payrollconstructie is er sprake van exclusieve terbeschikkingstelling. Het payrollbedrijf mag de arbeidskrachten alleen aan een ander ter beschikking stellen als uw onderneming daar expliciet toestemming voor geeft.
Het lichtere arbeidsrechtelijke regime van uitzendovereenkomsten – zoals het uitzendbeding – geldt niet voor payrollovereenkomsten. Verder moeten payrollmedewerkers dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgen als de werknemers bij de inlener in een gelijke of gelijkwaardige functie.