10.2 Voorwaarden
alleen toekomstig loon
minder ruimte
Een cafetariaregeling moet sowieso aan diverse (administratieve) eisen voldoen, zoals:
- Uw onderneming moet een cafetariareglement hebben opgesteld. In dit reglement moet u alle voorwaarden vastleggen die rond deelname van de werknemers aan het cafetariasysteem gelden.
- Alleen toekomstig loon – dat wil zeggen nog niet fiscaal genoten loon (zie paragraaf 8.1) – mag als bron worden ingezet in een cafetariaregeling.
- Door de uitruil mag de werknemer niet onder het minimumloon uitkomen met zijn jaarloon, of minder vakantiedagen overhouden dan het wettelijk minimum. Een cao kan overigens hogere minima voorschrijven, zodat de werknemer minder ruimte heeft voor de uitruil dan wettelijk gezien het geval is.
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een voorbeeldreglement voor een cafetariaregeling. Hiermee heeft u een handig basisreglement in handen dat u naar wens kunt aanpassen aan uw specifieke situatie.
Afspraken
vastleggen
De afspraken die de partijen hebben gemaakt over een uitruil moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of in een aanvulling daarop, aangezien het brutoloon (of het aantal vakantiedagen) dat de werknemer ontvangt door de uitruil wijzigt.
doorwerking uitsluiten
De werknemer moet zich er bij het uitruilen van brutoloon goed van bewust zijn dat een lager loon nadelige gevolgen kan hebben voor zijn op het loon gebaseerde regelingen – zoals vakantiebijslag en pensioenopbouw – en voor wettelijke uitkeringen en toeslagen. Overigens is het onder voorwaarden mogelijk om de nadelige doorwerking op loongerelateerde regelingen uit te sluiten.
Bij twijfel of uw cafetariaregeling fiscaal goed in elkaar zit, kunt u deze aan de Belastingdienst voorleggen. U krijgt echter geen uitspraak over de regeling als die in strijd is met wettelijke bepalingen waarvan niet mag worden afgeweken (zoals die uit het Burgerlijk Wetboek).