1.1 Stappenplan WKR

alles is loon

belastingvrije ruimte

niet langer per werknemer

Het uitgangspunt van de WKR is dat er feitelijk geen onbelaste vergoedingen en verstrekkingen bestaan: alles is loon voor de werknemer, enkele uitzonderingen daargelaten. Ook hoeft er niet direct belasting te worden betaald over alle vergoedingen en verstrekkingen, want werkgevers hebben de zogenoemde (belasting)vrije ruimte om ze voor werknemers én de organisatie onbelast te kunnen laten.

Ruimte

1,2%

evaluatie

De ruimte die u heeft voor het omzetten van belaste vergoedingen en verstrekkingen in onbelast loon voor de werknemers is in 2019 1,2% van de totale fiscale loonsom van uw onderneming (dat percentage gaat vanaf volgend jaar waarschijnlijk omhoog, zie ook paragraaf 1.2). Uit een in 2018 gepubliceerde evaluatie van de WKR bleken werkgevers vooral bedrijfsuitjes, fietsen, kerstpakketten, maaltijden, reiskostenvergoedingen van meer dan € 0,19 per kilometer en vakbondscontributie in de vrije ruimte onder te brengen.

1.1.1 Loonbepaling

alleen op loon van toepassing

Als eerste is belangrijk om te weten dat de werkkostenregeling alleen op loon van toepassing is. Daarbij geldt als uitgangspunt dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers loon vormen. Ondanks dit uitgangspunt zijn er toch ook bepaalde zaken die geen loon of geen belast loon vormen. Hierbij kunt u denken aan voordelen die geen verband houden met de dienstbetrekking en aan vrijgesteld loon. Voor dit soort vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers krijgt u dus niet met de WKR te maken.

eerste stap

Waar u bij deze eerste stap – het bepalen of er al dan niet sprake is van loon voor de WKR – op moet letten, vindt u uitgebreid terug in hoofdstuk 2. De vergoedingen voor intermediaire kosten – die geen loon vormen – krijgen apart aandacht in hoofdstuk 3.

1.1.2 Gerichte vrijstellingen

voorwaarden

Naast het gebruik van de vrije ruimte zijn er ook nog andere manieren om bepaalde zaken te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen zonder dat dit loon voor de werknemer is. Dit kan via een zogeheten gerichte vrijstelling. Hierbij moet dan wel aan de betreffende voorwaarden worden voldaan. Eén van deze voorwaarden is dat uw onderneming de betreffende zaken als eindheffingsloon heeft aangewezen (mogelijk gaat dit in de toekomst veranderen, zie ook paragraaf 1.2).

Voorbeelden

Er bestaan diverse gerichte vrijstellingen. Enkele voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen waarvoor een gerichte vrijstelling kan gelden, zijn:

• een reiskostenvergoeding voor zakelijke reizen van maximaal € 0,19 per kilometer;
• extraterritoriale kosten;
• cursussen en vakliteratuur;
• zakelijke maaltijden.

veelomvattend

Alle gerichte vrijstellingen worden in hoofdstuk 4 uitgebreid besproken. Omdat de gerichte vrijstelling van het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium veelomvattend is, komt deze echter apart aan bod in hoofdstuk 5.

1.1.3 Waardering loon

loon in natura

Het loon dat overblijft na de voorgaande stappen, zult u moeten gaan waarderen om goed te kunnen berekenen hoe het al dan niet als eindheffingsloon onderbrengen ervan in de vrije ruimte uitpakt.

Hierbij gaat het uiteraard om loon in natura, aangezien het duidelijk is welke waarde loon in geld heeft. Als waarde van loon in natura houdt u in principe de factuurwaarde inclusief BTW aan.

Vaste waarde

normbedrag

Er zijn diverse vormen van loon in natura waarbij een vaste waarde is bepaald die u ervoor moet aanhouden. Denk aan kantinemaaltijden waarvoor in 2019 een normbedrag van € 3,35 geldt. Alles over de waardering van loon in natura vindt u in hoofdstuk 6.

nihilwaarderingen

Er zijn ook bepaalde vormen van loon in natura waarvoor u onder voorwaarden als vaste waarde € 0 kunt hanteren. Dit zijn de zogeheten nihilwaarderingen, en die vormen dus in feite geen belast loon. Enkele voorbeelden van loon in natura waarvoor een nihilwaardering kan gelden, zijn:

• consumpties op de werkplek;
• het rentevoordeel van een personeelslening bij gebruik daarvan voor bepaalde specifieke doelen;
• ter beschikking gestelde werkkleding;
• werkplekvoorzieningen.

u houdt belast loon over

bekijken

Over alle nihilwaarderingen kunt u lezen in hoofdstuk 7.

1.1.4 Kiezen

Na alle voorgaande stappen houdt u belast loon over, waarvan u bovendien de waarde weet. Voor dit loon moet u gaan beslissen of u het als loon bij de werknemer verwerkt of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt. Die keuze komt aan bod in hoofdstuk 8.

Voorbeelden van hoe het in de vrije ruimte onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de praktijk werkt, vindt u in hoofdstuk 11.

Inperking

voor welke zaken de keuze

Om te kunnen bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u in de vrije ruimte wilt onderbrengen, moet u eerst weten voor welke zaken u die keuze überhaupt kunt maken. Niet voor al het loon binnen de werkkostenregeling heeft u namelijk een vrije keuze.

Er zijn diverse situaties waarbij u met inperking van uw keuzevrijheid bij het al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon te maken krijgt, zoals u in hoofdstuk 9 kunt lezen.

Uitruilen

veel speelruimte

Onder de WKR kan uw onderneming nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling. Via zo’n regeling biedt u werknemers de mogelijkheid om belast loon uit te ruilen voor voor hen onbelast loon. Feitelijk biedt de werkkostenregeling hierbij veel speelruimte. Dit is omdat veel zaken voor de werknemer onbelast loon kunnen zijn, door de mogelijkheid van opname ervan in de vrije ruimte. Al die (voor de werknemers onbelast gemaakte) zaken kunt u dan als doel voor een uitruil aanbieden aan de werknemers. Meer hierover vindt u in hoofdstuk 10.

1.1.5 Afrekenen via eindheffing

Na alle voorgaande stappen moet u gaan bekijken of u de beschikbare vrije ruimte overschrijdt met de daarin als eindheffingsloon ondergebrachte vergoedingen en verstrekkingen. Bij zo’n overschrijding is uw onderneming er namelijk 80% eindheffing over verschuldigd.

Aangifte

De afrekening aan eindheffing voor de werkkostenregeling hoeft u slechts eens per jaar te maken. Dit kunt u doen na afloop van het betreffende kalenderjaar, maar u moet deze uiterlijk samen met de aangifte en betaling van de loonheffingen over het eerste aangiftetijdvak van het nieuwe jaar doen. Het is uiteraard verstandig om het al dan niet vollopen van de vrije ruimte gaandeweg het jaar in de gaten houden. Alle informatie over het berekenen en toetsen van de vrije ruimte vindt u in hoofdstuk 12.