3.2 Informatie verzamelen en ordenen
brainstorm
incident
Bij het in kaart brengen van de externe ontwikkelingen kunt u met een brede brainstorm beginnen. Geef uw gedachten de vrije ruimte, maar richt u alleen op die externe ontwikkelingen waarvan de verwachting is dat ze uw organisatie of bepaalde afdelingen en het werk en werknemers gaan raken. Dit kunnen zowel kansen als bedreigingen zijn. Besteed dus geen aandacht aan onwaarschijnlijke gebeurtenissen, incidenten of noodsituaties.
Uiteraard is de informatie-inventarisatie toekomstgericht. Het gaat om de toekomstverwachtingen van de betrokken personen in deze fase van het SPP-proces, bepaald op basis van hun inzicht in de huidige ontwikkelingen en geheel nieuwe ontwikkelingen.
Informatiebronnen
Als begeleider bij het SPP-proces kunt u de brainstorm faciliteren door uw kennis in te brengen die u heeft opgedaan met het lezen van macro-economische verkenningen, toekomstvisies en bijvoorbeeld sectoranalyses van uw brancheorganisatie. Op het internet kunt u veel van dit soort publicaties vinden en raadplegen.
In hoofdstuk 2 kunt u meer lezen over wie u bij het verzamelen van de informatie kunt betrekken.
3.2.1 Methoden
enquête
U kunt de brainstorm met behulp van DESTEP op verschillende manieren aanpakken. U kunt bijvoorbeeld een online enquête uitzetten onder de personen die u bij het SPP-traject wilt betrekken. Of u kunt met hen werksessies beleggen, waarin u met flipovervellen en post-its aan de slag gaat.
Werksessie
groeperen
Werksessies hebben als voordeel dat u met de deelnemers direct in gesprek kunt gaan over de externe ontwikkelingen die zij bijvoorbeeld met post-its op flipovervellen hebben geplakt. Dit is voor u als procesbegeleider meteen een goed moment om de overlappende ontwikkelingen te groeperen, zodat er al een duidelijk overzicht van de meest genoemde externe ontwikkelingen ontstaat.
3.2.2 Analyseren en ordenen
prioriteren
Nadat u de externe ontwikkelingen in kaart heeft gebracht, gaat u de geïnventariseerde ontwikkelingen nader analyseren, ordenen en prioriteren. Dit is van belang voor een werkbaar proces in het verdere verloop van het SPP-traject.
Lijstje
concreet
Als u de ontwikkelingen gaat gebruiken om een inschatting te maken hoe het benodigde personeel eruit moet zien, is een lange lijst van ontwikkelingen niet werkbaar. Voor elke ontwikkeling gaat u namelijk bepalen wat het effect op uw toekomstige personeelsbehoefte is. Het gaat erom dat u daarbij een zo concreet mogelijke inschatting maakt. Ook als u de ontwikkelingen gebruikt om naast de strategie te leggen, is een beknopt overzicht handig.
Een lijstje van maximaal vier of vijf externe ontwikkelingen is over het algemeen goed werkbaar. Dit lijstje kunt u later nog aanvullen met een beperkt aantal interne ontwikkelingen.
Prioriteren
overlap
zekerheid
Ordenen doet u door de externe ontwikkelingen die overlap vertonen te groeperen. Vervolgens gaat u deze ontwikkelingen prioriteren door per ontwikkeling met ‘plusjes’ en ‘minnetjes’ aan te (laten) geven:
De matrix ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:
Voorbeeld: ontwikkelingen ordenen in een matrix
| Externe ontwikkeling | Invloed | Mate van zekerheid |
|---|---|---|
| Vergrijzing bevolking | +++ | +++ |
| Digitalisering en robotisering | +++ | ++ |
| Individualisering | ++ | – |
| Economische groei | ++ | + |
Legenda: – = geen zekerheid
+ = beperkte invloed / lage mate van zekerheid
++ = redelijke invloed / redelijk hoge mate van zekerheid
+++ = grote invloed / hoge mate van zekerheid
Conclusie
meenemen
De maximaal vier of vijf externe ontwikkelingen met de meeste invloed en de meeste zekerheid neemt u vervolgens mee naar de volgende fasen in het SPP-traject. In het bovenstaande voorbeeld zijn dat in ieder geval ‘Vergrijzing bevolking’ en ‘Digitalisering en robotisering’.
toekomstbeeld
Stel dat uw inventarisatie vooral veel ontwikkelingen oplevert met een grote invloed en een hoge mate van onzekerheid. In dat geval kunt u middels een scenario-analyse verschillende toekomstbeelden schetsen. Bij het vaststellen van uw toekomstige personeelsbehoefte (in hoofdstuk 5) kunt u dan uitgaan van deze scenario’s.
3.2.3 Scenario-analyse voor SPP
onzekerheid
Bij het maken van een scenario-analyse neemt u de twee ontwikkelingen met de grootste invloed op uw toekomstige personeelsbehoefte en de hoogste onzekerheid dat deze ontwikkelingen ook daadwerkelijk gaan plaatsvinden. Vervolgens zet u deze twee ontwikkelingen tegen elkaar af in een assen-kruis op de x-as en de y-as.
elk kwadrant
In het voorbeeldfiguur hieronder gaat het om de twee invloedrijke en tegelijkertijd hoogst onzekere ontwikkelingen ‘Individualisering’ en ‘Economische groei’.
Figuur 1 Scenario-analyse in een model
Toekomstbeeld
Vervolgens gaat u voor elk kwadrant een toekomstbeeld schetsen van wat er in dit scenario gebeurt met uw organisatie, het werk en het personeel binnen uw organisatie.
afdekken
Bijvoorbeeld scenario A: wat gebeurt er met uw personeelsbehoefte in een wereld waarin de economische groei laag is en er sprake is van sterk toenemende individualisering? U zorgt ervoor dat de vier scenario’s die u uitwerkt, elkaar uitsluiten en gezamenlijk alle denkbare situaties afdekken. Ten slotte geeft u ieder scenario een representatieve en kenmerkende naam.