8.4 Borging van SPP
kloof
bedrijfscultuur
Het vaststellen van de kloof tussen het huidige en toekomstig benodigde personeelsbestand is een ding, maar dit betekent niet automatisch dat uw organisatie ertoe in staat is om de kloof te overbruggen. Dit kan betekenen dat u bij de implementatie van het personeelsplan mogelijke knelpunten tegenkomt. Mogelijk kunt u pas bepaalde acties uitvoeren nadat u de arbeidsvoorwaarden heeft aangepast, nieuwe loopbaanpaden en ontwikkelmogelijkheden heeft geformuleerd of de bedrijfscultuur en leiderschap heeft versterkt.
Anticiperen op knelpunten
tijdens de uitvoering
flexibiliteit
De praktijk leert dat knelpunten zich vaak pas manifesteren tijdens de uitvoering van het personeelsplan. Bijvoorbeeld doordat bij de werving voor een nieuwe functie de belangstelling laag blijkt of doordat werknemers de kwaliteit van de leidinggevenden als onvoldoende beoordelen. U moet dan direct actie ondernemen om de implementatie van het personeelsplan niet in gevaar te brengen. Dit vraagt flexibiliteit en slagkracht van alle spelers in het SPP-proces. Maak daarom op voorhand afspraken over de aanpak van knelpunten.
8.4.1 Doorlopend proces
structureel
Implementatie gaat niet alleen over de uitvoering van de acties uit het personeelsplan en de mogelijke knelpunten die u tegenkomt, maar ook over de structurele borging van het SPP-proces. Met een eenmalig strategisch personeelsplan bent u er namelijk niet: SPP is een continu proces.
nieuwe informatie
In het plan brengt u veel informatie samen over de huidige werknemers en wat u in de toekomst denkt nodig te hebben. Na verloop van tijd komt er ook altijd weer nieuwe informatie beschikbaar die van invloed is op het personeelsplan. Denk aan een arbeidsmarktontwikkeling door een onvoorziene crisis of een wijziging van de ingeschatte klantvraag door nieuwe IT-toepassingen.
Nieuwe feiten beïnvloeden steeds weer de in het SPP gemaakte inschattingen over personele ontwikkelingen. Daarom is het van belang dat u SPP ziet als een cyclisch proces, dat u periodiek moet herhalen.
Periodiek
externe omgeving
Het herhalen van het SPP-proces kan voor de ene organisatie jaarlijks gebeuren en voor de andere tweejaarlijks. Er zijn ook organisaties die een verkort SPP-proces twee keer per jaar doorlopen. Welke periode voor uw organisatie werkt, is afhankelijk van de veranderlijkheid van de externe omgeving en de dynamiek binnen de organisatie.
8.4.2 Extern advies
Zodra de benodigde kennis van het SPP-proces goed is ingebed in uw organisatie en het onderwerp periodiek op de managementagenda terugkeert, kunt u spreken van een geïmplementeerd SPP-proces. Met andere woorden: SPP is een normaal managementproces geworden.
kennis
opzet
Om hiervoor over de benodigde kennis te beschikken, ligt het voor de hand dat u binnen de HR-afdeling een (beleids)-adviseur of specialist benoemt die herkend en erkend wordt als deskundige en alle betrokkenen kan ondersteunen bij de opzet en invulling van het SPP-proces. Dus iemand die het proces initieert, coördineert en de voortgang en kwaliteit bewaakt.
Tips om SPP op iedereens netvlies te branden
aandacht
agenda
beoordeling
stuurgroep
communiceren
Strategische personeelsplanning als cyclisch proces vraagt doorlopend tijd en aandacht van het management, terwijl de resultaten vaak pas op de langere termijn zichtbaar worden. Het is daarom voor de meeste organisaties de grootste uitdaging om SPP op de agenda te houden en in de hectiek van de dagelijkse praktijk voorrang te (blijven) geven. Een aantal tips hiervoor: