10.1 Eindafrekening
Als er een einde komt aan de arbeidsovereenkomst moet u een eindafrekening voor de werknemer maken, ongeacht of de uitdiensttreding op uw of zijn initiatief plaatsvindt.
Een eventueel afscheidscadeau of envelop met geld vanuit uw organisatie aan de vertrekkende werknemer is belast loon (zie ook paragraaf 7.1). Alleen als het als diensttijdgeschenk of -uitkering geldt (zie verderop) of door gebruik van de vrije ruimte, kunt u het onbelast laten.
Loon
direct bij uitdiensttreding
berekenen
Sowieso moet u de werknemer zijn loon over de laatste periode van het dienstverband uitbetalen, wat direct bij uitdiensttreding moet gebeuren. Met uitbetaling van eventuele andere componenten die u de werknemer bent verschuldigd, mag u een loontijdvak wachten. Meestal moet u hiervoor namelijk nog bepaalde gegevens verzamelen en berekeningen maken. U moet de werknemer dan wel informeren dat dit deel van de eindafrekening nog volgt.
Als de werknemer een lening heeft lopen bij uw onderneming, moet u goede afspraken maken over of hij die nog vóór vertrek moet aflossen of anders over hoe terugbetaling ervan gaat na uitdiensttreding. Over eventueel terug te betalen studiekosten las u al in paragraaf 8.4.
let op de voorwaarden
achterstallige declaraties
Andere componenten die kunnen spelen bij de eindafrekening zijn bijvoorbeeld nog uit te betalen overuren, een eventuele 13e maand of winstuitkering. Let hierbij op de voorwaarden waaronder de werknemer recht heeft op de laatste twee, want zijn uitdiensttreding kan hierop van invloed zijn. Is dat recht bijvoorbeeld gekoppeld aan het in dienst zijn op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode? En denk ook aan achterstallige kostendeclaraties die u de werknemer nog moet betalen. Of aan de transitievergoeding, een door de rechter opgelegde ontslagvergoeding of de verplicht of afgesproken vertrekvergoeding. Zulke vergoedingen zijn altijd loon uit vroegere dienstbetrekking, te belasten via de (groene) loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen.
Let op dat een vertrekvergoeding als regeling voor vervroegde uittreding (RVU) of als excessief kan gelden. Uw onderneming moet er dan – naast de reguliere loonheffingen – in het eerste geval 52% pseudo-eindheffing over betalen en in het tweede geval 75% pseudo-eindheffing.
blijft inhoudingsplichtig
En denk ook aan de situatie dat de werknemer een auto van de zaak ter beschikking had, en hij die na uitdiensttreding mag blijven gebruiken. Uw onderneming blijft dan inhoudingsplichtig voor dit loon. U moet de loonbelasting/premie volksverzekeringen over dit voordeel van het privégebruik van de auto belasten volgens de groene loonbelastingtabel. Uw organisatie is hier dus geen premies werknemersverzekeringen over verschuldigd, maar wel werkgeversheffing Zorgverzekeringswet. De ex-werknemer heeft geen loon meer waarop u de loonbelasting/premie volksverzekeringen kunt inhouden, dus u moet dit bedrag op hem verhalen.
Verhaalt u de loonbelasting/premie volksverzekeringen niet op de ex-werknemer, dan heeft hij daar voordeel van. U moet dit voordeel als nettoloon behandelen, omrekenen naar een brutoloon (bruteren) en belasten.
Vakantiedagen
openstaand saldo
Bij uitdiensttreding moet u berekenen hoeveel vakantiedagen (of -uren) de werknemer dat jaar tot einde dienstverband heeft opgebouwd en nog niet heeft opgenomen, en welke dagen hij nog tegoed heeft van voorgaande jaren. Een openstaand saldo aan vakantiedagen moet u bij einde dienstbetrekking uitbetalen. Dat geldt voor zowel de wettelijke als bovenwettelijke dagen. Over deze uitbetaling past u de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen toe. De uitbetaling telt verder mee in de grondslag voor de vakantiebijslag.
verklaring meegeven
Als u (een deel van) de openstaande vakantiedagen bij uitdiensttreding uitbetaalt, moet u de werknemer een verklaring meegeven waarin staat om hoeveel dagen het precies gaat. De werknemer heeft namelijk het recht om die vakantiedagen bij zijn nieuwe werkgever op te nemen. De nieuwe werkgever kan die opname niet weigeren, maar hoeft over deze vakantiedagen geen loon te betalen, omdat uw onderneming ze immers al heeft uitbetaald.
Opname vakantiedagen wel of niet gewenst?
proberen af te spreken
Om een plotselinge grote kostenpost bij einde dienstverband te voorkomen, kunt u proberen met de werknemer af te spreken dat hij de openstaande vakantiedagen nog vóór vertrek (deels) opneemt. U kunt hem dit niet verplichten! Eventuele afspraken over opname of uitbetaling van openstaande vakantiedagen legt u bijvoorbeeld vast in de beëindigingsovereenkomst (zie paragraaf 3.2).
opname weigeren
Het kan juist ook zijn dat het voor uw organisatie helemaal niet goed uitkomt als de werknemer zijn openstaande vakantiedagen nog (deels) voor vertrek opneemt. Als de werknemer dat wel wil doen, kunt u die opname weigeren; hiervoor moet u dan wel goede redenen hebben.
afspraken maken
Het kan natuurlijk ook zijn dat de werknemer al meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij tijdens het dienstverband dat jaar heeft opgebouwd en nog van voorgaande jaren tegoed had. U moet dan afspraken maken over hoe de werknemer uw organisatie hiervoor compenseert.
Vakantiebijslag
tot dan toe opgebouwde
Als het dienstverband eindigt, heeft de werknemer recht op het tot dan toe opgebouwde maar nog niet uitbetaalde bedrag aan vakantiebijslag. Die uitbetaling doet u direct bij uitdiensttreding of een loontijdvak later, maar dus niet op het reguliere uitbetalingstijdstip.
inhouden of verrekenen
Let hierbij op het vakantiejaar dat uw organisatie hanteert. Is dat bijvoorbeeld van januari tot en met december, met (voor-)uitbetaling van de bijslag in mei, dan heeft een werknemer die per eind juli uit dienst gaat te veel vakantiebijslag uitbetaald gekregen. U moet dan de over augustus tot en met december uitbetaalde maar nog niet opgebouwde bijslag inhouden op de laatste loonbetaling aan de werknemer of verrekenen bij de eventuele latere deel van de eindafrekening.
Slim gebruik van de diensttijdvrijstelling
onbelast laten
enige voorwaarde
Als uw onderneming de werknemer bij uitdiensttreding een uitkering doet of verstrekking geeft, kunt u die mogelijk (deels) onbelast laten op grond van de diensttijdvrijstelling. U kunt werknemers namelijk onbelast een eenmalige uitkering of verstrekking geven voor het bereiken van een diensttijd van 25 en van 40 jaar, ter hoogte van maximaal het fiscale loon over één maand. Omdat u voor de vrijstelling die uitkering of verstrekking niet per se direct na het bereiken van de betreffende diensttijd hoeft te geven aan de werknemer, kunt u de vrijstelling ook benutten bij uitdiensttreding. Enige voorwaarde is dan dat de werknemer de betreffende diensttijd minstens heeft bereikt en daarvoor nog geen vrijgestelde uitkering of verstrekking heeft ontvangen.
Uitkeringen
altijd loon
eenmalige uitkering
De werknemer kan bij zijn vertrek recht hebben op een uitkering. Periodieke uitkeringen vanwege de uitdiensttreding zijn altijd loon. Als u ze betaalt op grond van een belaste aanspraak zijn de uitkeringen alleen belast voor zover ze boven de totale waarde van de belaste aanspraak uitkomen.
Ook een eenmalige uitkering bij uitdiensttreding is belast loon als u die niet geeft op grond van een aanspraak. Dit is alleen anders als u de uitkering kunt aanmerken als onbelaste diensttijduitkering (zie het kader hiervoor). Een eenmalige uitkering bij vertrek op grond van een onbelaste aanspraak is ook belast loon. Alleen de eenmalige uitkering bij uitdiensttreding op grond van een belaste aanspraak is vrijgesteld.
Fiscale afhandeling van aanspraken
Zoals gezegd kan een uitkering bij uitdiensttreding plaatsvinden op grond van een aanspraak. Als zo’n aanspraak recht geeft op periodieke uitkeringen, is die aanspraak belast loon.
ongeacht de hoogte
Bij recht op een eenmalige uitkering bij vertrek vanwege arbeidsongeschiktheid of pensionering is de aanspraak vrijgesteld als hij recht geeft op een uitkering van hooguit drie keer het fiscale loon over een maand. Een aanspraak op een hogere uitkering is in zijn geheel loon, dat u desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte kunt aanwijzen. Bij recht op een eenmalige uitkering bij vertrek wegens een andere reden dan arbeidsongeschiktheid, overlijden, vervroegde uittreding of pensionering is de aanspraak altijd vrijgesteld, dus ongeacht de hoogte van de uitkering waarop hij recht geeft.