5.1 Sturen op de juiste kengetallen

tijd en geld besparen

Het doel van een datagedreven werving- en selectieproces is om uw organisatie tijd en geld te besparen in de zoektocht naar succesvolle nieuwe werknemers.

quality of hire

Een goede eerste stap is het meten van en sturen op de kengetallen die de effectiviteit en efficiëntie van het proces in beeld brengen.

5.1.1 Quality of hire

meetwaarde

Deze meetwaarde heeft als doel om te meten of nieuwe werknemers:

• goed presteren;
• passen bij de organisatie;
• bijdragen aan het succes van de organisatie; én
• voldoende lang bij de organisatie blijven.

employee lifetime value

Als u daarbij kijkt naar de gehele reis die uw werknemer aflegt binnen uw organisatie, spreekt u over de ‘employee lifetime value’, oftewel de ‘waarde van de werknemer’.

Termijn

ramp-up time

Om te achterhalen of uw werving- en selectieproces succesvol is, kunt u beter kijken naar de tijd die het duurt van de eerste werkdag tot het moment waarop uw werknemer voldoende prestaties levert, de zogenoemde ‘ramp-up time’. U kunt ook kijken naar het aandeel nieuwe werknemers dat ten minste een aantal maanden (bijvoorbeeld in een callcenter) of één of twee jaar (bijvoorbeeld in de zorg) bij u blijft.

Dit is dan als volgt te omschrijven: het percentage nieuwe werknemers dat na één jaar nog in dienst is (retentie) en een positieve beoordeling heeft gekregen of voldoende prestaties heeft geleverd. Bij een werknemer die inderdaad voldoende lang in dienst blijft en voldoende presteert, is er sprake van ‘quality of hire’.

5.1.2 Net hiring score

tijd verstreken

Ook voordat u de quality of hire van een nieuwe werknemer weet te achterhalen, is er al de nodige tijd verstreken (van enkele maanden tot één à twee jaar). De ‘net hiring score (NHS)’ biedt een alternatief. Deze score wordt namelijk direct na de onboarding van 90 à 100 dagen gemeten. Het doel is te achterhalen hoe goed een nieuwe werknemer bij de baan en de organisatie past. Om de NHS vast te stellen, stelt u onderstaande vragen. De antwoorden kunnen variëren van 0 (helemaal niet) tot 10 (perfect).

• Aan de leidinggevende: in hoeverre is de nieuwe werknemer de juiste voor de baan?
• Aan de nieuwe werknemer: in hoeverre is deze baan de juiste keuze voor u?

Voor de NHS worden de scores van de leidinggevende en de werknemer bij elkaar opgeteld en gedeeld door twee. Daar komt een gemiddelde uit.

Gemiddelde

strong fit

poor fit

Werknemers met een hoog gemiddelde (volgens de berekening in de Verenigde Staten (VS) een 9 of hoger, volgens de Europese berekening een 8 of hoger) worden ‘strong fits’ genoemd. Een lage score (VS: een 6 of lager, Europa: een 5 of lager) betekent dat een werknemer een ‘poor fit’ is. Door de scores van alle nieuwe werknemers samen te voegen en het percentage ‘poor fits’ af te trekken van het percentage ‘strong fits’, krijgt u de NHS. Een positieve score betekent dat uw organisatie meer goede dan slechte keuzes heeft gemaakt in het aannemen van mensen.

5.1.3 Cost of hire en hiring budget

geen kostenpost

Traditioneel worden de kosten van werving en selectie gemeten als de gemiddelde kosten per nieuwe werknemer, de zogenoemde ‘cost of hire’. Maar werving en selectie is een investering, geen kostenpost.

eenvoudig verantwoorden

Een goed alternatief is het kengetal ‘hiring budget’. Dat is een percentage dat wordt berekend door de totale kosten van het rekruteren te delen door de som van de salarissen van de nieuwe werknemers. Daarmee koppelt u het bedrag dat u investeert in het aannemen van een kandidaat aan de waarde van die werknemer. Op die manier kunt u eenvoudig verantwoorden dat het aannemen van een werknemer voor een zwaardere rol, zoals een nieuwe marketingdirecteur, meer wervingskosten met zich meebrengt.

5.1.4 Time to hire en hiring velocity

selectieproces

De time to hire geeft aan hoeveel tijd er verstrijkt tussen het begin van de zoektocht naar een nieuwe kandidaat en het moment waarop u de kandidaat aanneemt. Een lang selectieproces draagt niet bij aan een positieve ervaring van sollicitanten. Doet u er te lang over om een beslissing te nemen, dan bestaat de kans dat kandidaten hun geluk elders gaan zoeken.

Alternatief kengetal

type functie

Time to hire houdt geen rekening met de zwaarte van de functie, net als cost of hire. Een alternatief kengetal om te gebruiken is de ‘hiring velocity’. Daarmee meet u het percentage van nieuwe werknemers die u binnen de afgesproken deadline heeft weten binnen te halen. Deze deadline baseert u op het type functie waarvoor u gaat werven en het moment waarop u de nieuwe werknemer nodig heeft.

Naast het monitoren van het werving- en selectieproces, helpt dit kengetal u én de leidinggevenden ook beter na te denken over wanneer welke werknemers daadwerkelijk nodig zijn en welke doorlooptijd haalbaar is.