3.3 Werkkostenregeling

loon in natura

Een aantal vormen van loon in natura mag u aan werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder daarover loonheffingen in te houden. De regels hiervoor zijn opgenomen in de werkkostenregeling.

3.3.1 Werking van werkkostenregeling

vrije ruimte

Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat er feitelijk geen onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan: alles is loon voor de werknemer (enkele uitzonderingen daargelaten). Uw organisatie hoeft over deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen echter niet altijd belasting te betalen. Binnen de zogenoemde vrije ruimte kunt u ze voor de werknemer en uw organisatie onbelast laten.

Vrije ruimte

Sinds begin dit jaar berekent u de vrije ruimte als volgt. Voor de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom geldt een percentage van 1,7% (in 2020 tijdelijk 3%). Boven deze loonsom van € 400.000 geldt het percentage van 1,2%. Het bedrag van de vrije ruimte kunt u besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Gerichte vrijstellingen

niet ten 
koste van

Naast de hiervoor genoemde vrije ruimte gelden er nog ‘gerichte vrijstellingen’ voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (zie de voorbeelden in het kader hierna). Deze gerichte vrijstellingen gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte (zie ook paragraaf 3.3.2).

Waardering

Het loon dat overblijft zult u moeten waarderen. Bij loon in geld is dat duidelijk, maar bij loon in natura gaat u in principe uit van de factuurwaarde inclusief BTW. Voor sommige vormen van loon in natura geldt een zogenoemd normbedrag. U moet bijvoorbeeld kantinemaaltijden waarderen op een bedrag van € 3,35 (2020). Er zijn ook bepaalde vormen van loon in natura waarvoor u onder voorwaarden als vaste waarde € 0 kunt hanteren. Dit zijn de zogenoemde nihilwaarderingen (zie ook paragraaf 3.3.3).

3.3.2 Gerichte vrijstellingen

aanwijzen

De genoemde gerichte vrijstellingen in het kader hieronder moeten aan de volgende twee voorwaarden voldoen:

• ze moeten aangewezen zijn als eindheffingsloon;
• ze moeten binnen de gestelde grenzen blijven.

tijdelijk verblijf

VOG

Voldoet uw organisatie aan de voorwaarden, dan snoepen de gerichte vrijstellingen niet van de vrije ruimte.

Eindheffingsloon

loonstaat

Voor de aanwijzing als eindheffingsloon is geen aparte vastlegging nodig. Het feit dat het loon niet in de loonstaat is opgenomen, is voldoende voor de aanwijzing als eindheffingsloon. Het aanwijzen als eindheffingsloon moet u uiterlijk doen op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.

Normbedragen

overschrijden

Soms geldt een gerichte vrijstelling tot een bepaald bedrag. Als de betreffende zaken deze normbedragen overschrijden, kunt u het meerdere nog wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.

Vaste kostenvergoeding

schatting

verzoek

Voor gerichte vrijstellingen mag u een vaste kostenvergoeding geven die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. De vaste vergoeding is onbelast op voorwaarde dat u:

• het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk kunt maken;
• elke vrijstelling omschrijft en een schatting van het bijbehorende bedrag geeft;
• aangeeft uit welke bedragen (vrijstellingen) de vaste kostenvergoeding bestaat;
• de vaste kostenvergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten en dit onderzoek op verzoek van de Belastingdienst herhaalt. Dit geldt overigens alleen voor nieuwe vaste vergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die bij de overgang naar de WKR al bestonden, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden ongewijzigd zijn.

3.3.3 Nihilwaarderingen

geen loon

consumpties

werkruimte thuis

Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die u op de werkplek aanbiedt in de vrije ruimte valt, worden een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd (zie kader volgende pagina). Hierdoor vormen ze in feite geen loon. Deze nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.