1.3 Voorbereiden op het bezoek
voor- bereidingen
bescheiden
Heeft u de aankondigingsbrief ontvangen, dan is het zaak om (eventueel samen met uw accountant) de voorbereidingen voor het bezoek te treffen. Na de aankondiging van het boekenonderzoek is het zaak om de opgevraagde gegevens te verzamelen en ordenen en ervoor te zorgen dat de gevraagde boeken, bescheiden en gegevens klaarliggen. Als u dit zorgvuldig uitvoert, zal het onderzoek snel en efficiënt verlopen.
Als deze benodigde stukken (deels) bij uw accountant, boekhouder of belastingadviseur liggen of zijn opgeslagen in een boekhoudprogramma dat u niet langer gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u de gegevens tijdig opvraagt of weer toegankelijk maakt.
Aanspreekpunt
controle-ambtenaar
werknemers
De voorbereiding houdt ook in dat u van tevoren vaststelt wie de controleambtenaar te woord staat. Dit kunt u als dga zelf doen, maar ook iemand van de administratie kan deze rol op zich nemen. Stel de controleambtenaar van tevoren op de hoogte van de contactpersoon, zodat hij weet naar wie hij bij aankomst moet vragen. Door ervoor te zorgen dat de inspecteur een vast aanspreekpunt heeft, voorkomt u dat de ambtenaar op goed geluk werknemers van uw bv vragen gaat stellen, waarbij iemand uit onwetendheid onjuiste of tegenstrijdige informatie verstrekt.
openings-gesprek
contact-persoon
De controleambtenaar moet zich aan deze rolverdeling houden. Daarom is het belangrijk om tijdens het openingsgesprek met hem af te spreken dat hij niet op eigen gelegenheid of zonder instemming vragen gaat stellen aan uw werknemers. Vertel uw werknemers dat zij bij vragen van de controleambtenaar deze niet beantwoorden, maar voor verdere informatie verwijzen naar de contactpersoon. U leest meer over de voorbereidingen en rollen in hoofdstuk 2 en 3.