1.1 De administratieve verplichtingen
gegevens-dragers
e-mails
Op grond van civielrechtelijke en fiscale regels is elke onderneming verplicht om een administratie te voeren en de bijbehorende facturen, contracten en andere relevante documenten te bewaren. Dit geldt ook voor de elektronische gegevensdragers. De wetgever is niet al te expliciet over welke gegevens u moet vastleggen en bewaren. Uit de jurisprudentie blijkt dat u het begrip administratie ruim moet uitleggen. In principe geldt dat voor alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn – denk ook aan de achterliggende correspondentie (e-mails), aantekeningen (berekeningen op kladpapier), agenda’s en notulen. Dit geldt ook voor gegevens op usb-sticks, back-upschijven en informatie in de cloud.
De bewaarplicht geldt ook voor de computerprogramma’s die nodig zijn om bestanden tijdens het boekenonderzoek in te kunnen zien.
Bewaartermijnen
administratie
spelregels
Er zijn een aantal zaken waarop u bedacht moet zijn bij het inrichten van uw administratie. In de verschillende hoofdstukken over de BTW, loonheffingen en de vennootschapsbelasting leest u welke zaken u in elk geval moet bewaren. De hoofdregel is dat u de gegevens ten minste zeven jaar bewaart. Hierop zijn uitzonderingen, zoals een afwijkende bewaartermijn voor onroerende zaken. Voor de wijze waarop u persoonsgegevens van personeel en sollicitanten bewaart gelden extra zorgvuldigheidseisen. In hoofdstuk 3 leest u de spelregels van de controle en de administratieve verplichtingen die u in acht moet nemen.
De wet schrijft niet voor hoe u uw administratie moet inrichten. U bent dus vrij in de wijze waarop u de administratie inricht, voert en bewaart. Wel moet dit op zo’n manier dat een belastingcontrole binnen een redelijke termijn kan plaatsvinden.