7.1 Rouwprotocol bij overleden werknemer
Als een werknemer overlijdt, komt er veel op u af. U hoort niet alleen zelf het slechte nieuws, u moet ook gelijk handelen. U moet anderen in de organisatie op de hoogte stellen, en praktische zaken regelen. Bij zo’n slechtnieuwsbericht weet u niet hoe u of de leidinggevende gaat reageren, welke emoties er zullen spelen en welke stress dit met zich meebrengt. Door de hectiek die er ontstaat, kunt u even niet weten waar u moet beginnen. Daarom is het belangrijk om een rouwprotocol te hebben, dat kan dienen als leidraad (zie ook paragraaf 4.4). U volgt het rouwprotocol en slaat daardoor geen stappen over.
7.1.1 Werknemers het slechte nieuws vertellen
informeren
Afhankelijk van hoe u het nieuws heeft gehoord, controleert u of het bericht klopt. Het bericht kan zijn binnengekomen via de familie, maar bijvoorbeeld ook via de politie naar aanleiding van een ongeluk. Als het bericht klopt, brengt u de leidinggevende op de hoogte. Samen met de leidinggevende overlegt u hoe, waar en wanneer u de overige werknemers gaat informeren. U informeert eerst de naaste collega’s van de overleden werknemer en daarna de overige werknemers en anderen in de organisatie. Door een verdrietig bericht laten collega’s emoties zien: verdriet, boosheid of verslagenheid. Ook ziet u misschien dat collega’s elkaar troosten van wie u het nooit had verwacht.
7.1.2 Contactpersoon aanstellen voor de nabestaanden
toespraak
bloemen
U kunt zelf de contactpersoon voor de nabestaanden zijn, maar u kunt ook iemand anders als contactpersoon aanstellen, zoals een collega die al veel persoonlijk contact had met de overleden werknemer. De contactpersoon informeert naar de volgende zaken:
- Wanneer is de uitvaart?
- Mogen er collega’s aanwezig zijn bij de uitvaart?
- Wat verwachten de nabestaanden van de organisatie? Denk aan een huisbezoek, bloemen of een toespraak op de uitvaart.
- Met welke religie of cultuur moet de organisatie rekening houden (zie ook hoofdstuk 9)?
- Vindt er een condoleance plaats?
- Overleg of er eventueel een mogelijkheid is om binnen de organisatie een condoleance te organiseren voor werknemers.
- Mag de organisatie een advertentie in de (regionale of landelijke) krant plaatsen?
- Mag er een herdenkingshoek of -plek worden gemaakt binnen de organisatie?
- Wat is er mogelijk qua bloemen? Mag er een roos of bloem van elke werknemer op of rondom de kist komen? Of een bloemstuk namens de afdeling?
Organisatorische zaken regelen
administratie
Op de werkvloer gaat het werk gewoon door en dus zal de HR-afdeling – samen met de leidinggevende – een aantal organisatorische zaken moeten regelen:
- De overname van de taken van de overleden werknemer. Misschien moet er door personeelstekort of een hoge werkdruk tijdelijk een uitzendkracht worden aangenomen.
- Overwegen of de organisatie (deels) dicht is op de dag van de uitvaart en iedereen (relaties) daarvan op de hoogte stellen.
- Administratieve zaken afhandelen. Het beëindigen van het contract gaat wettelijk gezien automatisch, maar verzekeraars en pensioenfondsen moeten wel op de hoogte gesteld worden.
- Een doorverwijzing vanuit het e-mailadres van de overleden werknemer instellen en het e-mailadres verwijderen.
7.1.3 Herdenken op de werkvloer
delen
Het kan van meerwaarde zijn om voor de werknemers ná de uitvaart een plek beschikbaar te stellen om nog na te praten over deze heftige gebeurtenis. Aandacht en ruimte geven aan elkaar, gevoelens delen, emoties delen: ieder op zijn manier. Werknemers kunnen zelf bepalen of zij van die mogelijkheid gebruik willen maken.
Herdenkingshoek
afscheid
U kunt een herdenkingshoek inrichten met een foto en een boek waar de werknemers iets in kunnen schrijven voor de nabestaanden. De herdenkingsplek kan ook het kantoor van de overledene zijn, afhankelijk van de mogelijkheden. Een herdenkingsplek is vooral belangrijk voor werknemers die niet bij de condoleance of uitvaart aanwezig waren. Zo kunnen zij toch afscheid nemen van de overleden werknemer.
Aandacht voor de nabestaanden
verwerken
bezoek
Vaak wordt het ontzettend gewaardeerd als u vanuit de organisatie medeleven toont aan de nabestaanden. Het werkt ook mee voor het verwerken van het verdriet als u:
- een herinneringsboek maakt samen met de collega’s;
- één jaar na de sterfdatum een kaartje of bloemetje stuurt;
- stilstaat bij de dagen en momenten die voor de nabestaanden extra moeilijk zijn, zoals de geboortedag van de overledene, kerstdagen of de nieuwjaarsborrel;
- belt of een bezoekje brengt, niet alleen in het begin, maar ook later nog eens;
- een herinneringsboom plant: dat kan in overleg met de nabestaanden of u doet dit samen.