5.2 Vertrouwenspersoon
ongewenste omgangsvorm
instemmingsrecht
Werknemers kunnen terecht bij een vertrouwenspersoon als zij zich niet veilig voelen binnen een organisatie en ongewenste omgangsvormen willen melden. In tijden van rouw en verlies kan een vertrouwenspersoon een luisterend oor, maar ook ondersteuning bieden bij het bespreekbaar maken van een probleem.
De Tweede Kamer heeft ingestemd met een wetsvoorstel dat werkgevers (vanaf tien werknemers) verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Het wetsvoorstel gaat nu naar de Eerste Kamer. Het is nog niet bekend wanneer de wet in moet gaan.
Bedrijfsarts
belemmeren
De vertrouwenspersoon kan merken dat er te veel fysieke en mentale klachten spelen bij de werknemer door rouw en verlies. Dat kan het werk belemmeren en dan kan een bedrijfsarts hierin ondersteuning bieden. Eventueel kan de vertrouwenspersoon een werknemer in rouw ook doorverwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker. Een vertrouwenspersoon is in principe namelijk geen hulpverlener.
De bedrijfsmaatschappelijk werker geeft advies, informatie en biedt hulp. De gesprekken zijn – net als bij een vertrouwenspersoon – altijd vertrouwelijk.
5.2.1 Interne of externe vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon kan iemand binnen of buiten uw organisatie zijn. Zomaar iemand binnen de organisatie aanwijzen als vertrouwenspersoon is niet verstandig. Een vertrouwenspersoon moet over de juiste luistervaardigheden en gesprekstechnieken beschikken. Ook moet hij om kunnen gaan met de mogelijk heftige verhalen die hij te horen kan krijgen van werknemers.
Nadeel
arbodienst
expertise
U kunt ook een externe vertrouwenspersoon inhuren. Dat gebeurt vaak via de arbodienst. Het gaat om een professioneel iemand die veiligheid en vertrouwen kan bieden en de werknemer kan doorverwijzen als dat nodig is. Voordelen van een externe vertrouwenspersoon:
- onafhankelijk;
- heeft ook geheimhoudingsplicht;
- geen binding met de organisatie;
- geen onderdeel van de bedrijfscultuur;
- geen last van belangenconflicten;
- heeft veel expertise, omdat hij dit werk het hele jaar doet.
Het nadeel van een externe vertrouwenspersoon is dat zijn diensten niet kosteloos zijn. Voordeel van een intern vertrouwenspersoon kan zijn dat hij de organisatie kent en de context van het verhaal daardoor sneller begrijpt. Een samenwerking tussen een interne en externe vertrouwenspersoon is ook een optie.
Voor zowel een externe als een interne vertrouwenspersoon is er een ruimte nodig waar hij werknemers kan ontvangen. De ruimte moet veilig en discreet zijn.
Ondernemingsraad
Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR), vergeet dan niet om dit orgaan te betrekken bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon. De OR heeft namelijk instemmingsrecht bij onderwerpen die raken aan veiligheid en gezondheid op de werkvloer en dus ook bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.
5.2.2 Kwaliteiten van een vertrouwenspersoon
begrip
inzicht
observeren
Een vertrouwenspersoon moet verschillende kwaliteiten bezitten om werknemers effectief te kunnen ondersteunen.
- Respectvol gedrag: de werknemer in zijn waarde laten, respect tonen en afspraken nakomen, wat vertrouwen tussen de vertrouwenspersoon en werknemer bevordert.
- Inlevingsvermogen: aanvoelen van en begrip tonen voor de emoties van de werknemer, vragen naar zijn behoeften en standpunten en zich verplaatsen in de werknemer zonder professionaliteit te verliezen. De werknemer kan veel hebben meegemaakt, zoals geweld, misbruik, alcoholverslaving of pesten.
- Analytisch en strategisch inzicht: vaste patronen herkennen waar iemand steeds in terugvalt (bijvoorbeeld alles weglachen), hoofd- en bijzaken scheiden (de werknemer vertelt waar hij tegen aanloopt bij rouw, maar vaak zijn er meer zaken die spelen bij verlies).
- Communicatieve vaardigheden: doorvragen, meedenken en begrip tonen voor de belangen en visie van de werknemer. Aansluiten bij het taalniveau van de werknemer, observeren en ook non-verbaal volgen.
- Zelfreflectie: eigen kwaliteiten én valkuilen kennen. Blanco het gesprek ingaan en observeren: wat zie ik bij de werknemer? Ook al heeft de vertrouwenspersoon iets soortgelijks meegemaakt, hij gaat niet mee in deze gevoelens. Het gaat om de werknemer.
De vertrouwenspersoon moet gesprekstechnieken en luistervaardigheden bezitten en goed kunnen doorvragen. Hij moet zich professioneel opstellen. In hoofdstuk 6 leest u hier meer over.