7.3 Uitwerking
plan
knelpunten
aanpassen
Heeft u de inhoud van de catalogus en andere relevante bepalingen geïnventariseerd, dan kunt u een plan gaan ontwikkelen om de catalogus te gebruiken voor uw eigen situatie. Hierbij kunt u zich een aantal dingen afvragen, zoals:
- Wat zijn de knelpunten in uw organisatie die u op dit moment (beter) wilt oplossen of aanpakken?
- Zijn er punten, waarin uw aanpak verschilt van wat er in de arbocatalogus staat en moet u serieus overwegen uw huidige aanpak aan te passen?
- Biedt de catalogus bruikbare oplossingen, aanpak en materiaal, die (direct) voor u bruikbaar zijn?
- Wie worden er bij het maken van het plan betrokken?
Met deze vragen als uitgangspunt kunt u aan de slag gaan met de uitwerking van uw plan (zie ook bijlage 1).
7.3.1 Knelpunten
investering
Ongetwijfeld bent u op de hoogte van de voornaamste knelpunten op het gebied van arbo en verzuim in uw organisatie. De RI&E geeft hier al aanwijzingen voor. Heeft u een plan van aanpak opgesteld, dan wordt er aan verschillende onderwerpen al gewerkt. Daarnaast kunt u met de catalogus vaststellen op welke onderwerpen een grotere investering in uw organisatie nodig is.
8.3.2 Afwijkend
normen
Onderdeel van de uitwerking is dat u nagaat of de voorschriften uit de arbocatalogus overeenkomen met de praktijk in uw organisatie. Bekijk zorgvuldig welk gewenst veiligheidsniveau de catalogus omschrijft en welke normen er in worden gehanteerd. Als de arbocatalogus bindend is voor uw organisatie, gelden de genoemde normen ook voor u.
Oplossingenboek
In veel branches zijn de afgelopen jaren arbosites ontwikkeld met oplossingenboeken. Het is beslist niet zo dat een bestaand oplossingenboek automatisch een arbocatalogus wordt, zeker niet als sociale partners zich in de catalogus beperken tot één of twee onderwerpen. Oplossingenboeken zijn bovendien pas een officiële arbocatalogus als ze zijn getoetst door Inspectie SZW. Kijk dus goed hoe dit in uw branche zit. De arbocatalogus weegt altijd zwaarder dan allerlei andere informatie op een informatieve arbosite in uw branche.
Maatregelen kiezen
hetzelfde effect
De meeste catalogi noemen ook maatregelen waarmee u aan de gestelde normen kunt voldoen, waaronder het gebruik van specifieke hulpmiddelen, zoals karretjes en apparaten waarmee tillen wordt geautomatiseerd of verlicht. Omdat elk werkproces anders is, mag u zelf kiezen uit deze maatregelen. U mag ook uw eigen maatregelen nemen, als ze maar hetzelfde effect hebben. Het is uw verantwoordelijkheid om voor een goede set maatregelen te kiezen.
Bekijk ook zorgvuldig op welke punten het materiaal in de catalogus een bijdrage kan leveren aan uw arbobeleid. Zet eens op een rij welke handreikingen of oplossingen in de arbocatalogus de moeite waard zijn voor de arborisico’s die u wilt aanpakken.
7.3.3 Betrokkenen
gedrag
Elk plan slaagt beter als de juiste mensen erbij betrokken zijn. Dit geldt zeker ook voor een aanpak op arboterrein. Veilig en gezond werken valt of staat met het gedrag van mensen in de organisatie. Door vooraf werknemers er zoveel mogelijk bij te betrekken, zorgt u voor een groter draagvlak. Betrek daarom diverse mensen uit de organisatie bij het maken van een plan.
Werknemers
input
Hierbij kunt u denken aan werknemers die veel met bepaalde arbeidsrisico’s te maken hebben. Bespreek met hen waar zij vooral last van hebben en welke suggesties ze hebben om zaken te verbeteren. Kijk of de catalogus input kan geven om mensen hierover op een gestructureerde manier en opbouwend aan het werk te zetten.
Vergeet niet de OR en de preventiemedewerker bij uw plannen te betrekken. En denk ook eens aan planners of de bedrijfsleiding,
Leidinggevenden
voorbeeldfunctie
Ook leidinggevenden kunnen een rol spelen als van hen een bijzondere inspanning moet worden gevraagd bij bepaalde arbeidsrisico’s. Zij hebben een belangrijke voorbeeldfunctie. Natuurlijk is het verstandig om daarnaast die mensen bij het plan te betrekken, die zich vanwege hun functie met arbobeleid bezig houden, zoals de preventiemedewerker.
Neem deze aspecten op in uw communicatieplan
7.3.4 Communicatie
tijdig
directie
Vaak is het communiceren met werknemers over de plannen een sluitpost in een plan van aanpak, ook in termen van geld. Toch valt of staat de ontvangst van een plan – en daarmee het draagvlak voor de uitvoering – met de manier waarop u erover communiceert. Denk daar tijdig over na en probeer vooral eens een andere manier van presenteren te bedenken dan gebruikelijk. Is de arbocatalogus digitaal beschikbaar, dan kunt u deze gebruiken. Neem ook in het plan op hoe de directie de aanpak actief kan uitdragen.
Communicatie met medewerkers
Belangrijke principes bij communicatie zijn herhaling, verrassing en afwisseling in de communicatiemiddelen. Telkens een schriftelijk bericht werkt minder stimulerend dan afwisselend een bijeenkomst, een krantje, een prijsvraag en een overleg met de leidinggevende. Maak het zo concreet mogelijk. Wat vindt u van een foto-inventarisatie van onveilige situaties door medewerkers? Het is één van de vele mogelijkheden om arbothema’s te laten ‘leven’.
Praktisch en prikkelend
Arbobeleid bevat vaak te veel regels en te weinig concrete aanwijzingen. Maak het eigen plan daarom heel concreet: wie kan wat doen?
werkoverleg
Kijk bovendien eens of u de uitvoering lager in de organisatie kunt neerleggen. Laat leidinggevenden samen met hun medewerkers in een werkoverleg aan de slag gaan. Geef de inkoopafdeling de ruimte om een arbovriendelijk inkoopbeleid handen en voeten te geven. Of geef de hele organisatie een impuls door een prijsvraag uit te schrijven voor de beste oplossing voor een bepaald knelpunt.
Behapbaar en realistisch
vooruitgang
Niet alleen onpraktische plannen, ook onhaalbare plannen stranden. Zorg daarom voor een behapbaar en realistisch plan. U kunt beter kiezen voor snelle werkelijke vooruitgang op een enkel punt, dan stroperige en trage voortgang op veel punten.
Begin nooit met onuitgewerkte plannen. U krijgt maar één kans om uw slag te slaan. Slaat die aanpak niet aan, dan is het erg lastig om het onderwerp weer opnieuw op de agenda te krijgen.
7.3.5 Goede mix
snel resultaat
Een plan met een mix van punten is erg aan te bevelen. Combineer vooral punten die relatief gemakkelijk tot resultaat leiden met punten die juist lastiger zijn en een langere doorlooptijd zullen hebben. Met een snel resultaat laat u zien dat u van aanpakken weet. Het zorgt verder voor draagvlak, zeker als het gaat om punten die erg leven onder werknemers. U creëert ook draagvlak door het wegwerken van grote ergernissen die misschien niet ernstig, maar wel relatief eenvoudig en goedkoop op te lossen zijn.
7.3.6 Steun
OR
Gaat het om plannen met een behoorlijke impact, dan is steun van de directie erg belangrijk. Nog beter is het als de directie zelf de aanpak actief uitdraagt. Overigens moet u veel voornemens tijdig met de OR afstemmen, met als voordeel dat ook daar draagvlak ontstaat.