4.2 Variabele reiskostenvergoeding

woon-werk-verkeer

Een organisatie kan er ook voor kiezen om werknemers een variabele vergoeding per gereisde kilometer te geven. Een voorbeeld van een variabele reiskostenvergoeding aan werknemers is een vergoeding van € 0,12 voor woon-werkverkeer en € 0,30 voor overige zakelijke kilometers.

vrije ruimte

Bij reiskostenvergoedingen van meer dan € 0,19 per kilometer zijn de bovenmatige vergoedingen in principe belast loon voor de werknemer of, indien gewenst, loon dat ten laste van de vrije ruimte wordt gebracht.

Salderen

gemiddelde nemen

Als een werkgever een variabele kilometervergoeding geeft voor zakelijke reizen waarbij werknemers een eigen vervoermiddel gebruiken, mag hij onder voorwaarden het gemiddelde nemen van die reiskostenvergoedingen. Dit is de zogeheten methode van salderen van reiskostenvergoedingen. Daarbij kijkt een organisatie of gemiddeld genomen maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer aan de werknemer wordt vergoed, en of de vergoeding dus onbelast kan blijven.

Schriftelijk vastleggen

vergoedings­regeling

Als voorwaarde voor het salderen van reiskostenvergoedingen geldt dat een werkgever schriftelijk moet vastleggen dat de hogere kilometervergoedingen ook dienen ter dekking van de lagere kilometervergoedingen. Deze vastlegging kan een werkgever doen in (een aanvulling op) de vergoedingsregeling van de organisatie of in de (collectieve) arbeidsovereenkomst.