4.1 Vaste reiskostenvergoeding
eindheffingsloon
Een organisatie kan ervoor kiezen om werknemers een vast bedrag per kilometer te vergoeden. Daarbij geldt dat een organisatie werknemers maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer onbelast aan reiskostenvergoeding mag geven. De Belastingdienst verwacht dan dat de werkgever de betreffende vergoeding als eindheffingsloon aanwijst. Vanwege de gerichte vrijstelling die dan geldt, gaat dit eindheffingsloon echter niet ten koste van de vrije ruimte.
Als werknemers naar een vaste werkplek reizen, kan een werkgever hun onder voorwaarden ook een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven (zie hoofdstuk 3).
Elektrische auto
laadpaal
Een werknemer kan natuurlijk ook een eigen elektrische auto voor het werk gebruiken (zie hoofdstuk 6). De onbelaste € 0,19 per kilometer dient dan ook ter dekking van een eventuele (vergoeding voor) plaatsing van een laadpaal bij de werknemer thuis.
Hetzelfde geldt voor een vergoeding van de elektriciteit voor de auto en voor aanpassingen zoals een extra groep in de meterkast en een meter voor het elektriciteitsverbruik.
Periodiek gezinsbezoek geldt als zakelijk
zeevarenden
Werknemers die (tijdelijk) verblijven in de plaats waar ze hun werkzaamheden uitvoeren, willen graag hun familie bezoeken. Een werkgever kan voor periodiek gezinsbezoek met een eigen vervoermiddel maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Bij zeevarenden gaat het om de reis tussen woning of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip.
Belaste vergoeding
belast loon
Reiskostenvergoedingen van (in totaal) meer dan € 0,19 per zakelijke kilometer vormen voor het meerdere belast loon voor de werknemer. Het bovenmatige deel van zulke reiskostenvergoedingen kan een organisatie indien gewenst voor de werknemer onbelast maken door dit onder te brengen in de vrije ruimte.
Gebruik eigen (lease)auto
(lease)auto
eigen bijdrage
Let verder ook op het geven van een hoge kostenvergoeding voor het gebruik van de eigen auto. Als een organisatie volgens afspraak (nagenoeg) alle kosten van een (lease)auto van de werknemer – inclusief afschrijvingskosten – vergoedt, is er volgens de Belastingdienst feitelijk sprake van een ter beschikking gestelde auto. In dat geval gelden mogelijk de regels voor een auto van de zaak. Dit betekent dat een organisatie de bijtelling privégebruik auto moet toepassen als de werknemer de auto ook privé gebruikt. Of de werknemer al dan niet een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto waarvan de werkgever de kosten vergoedt, maakt voor het standpunt van de fiscus niet uit.
Private lease met een mobiliteitsbudget
Het komt ook voor dat een werknemer zelf een auto regelt via private lease en dat zijn werkgever hem dan een mobiliteitsbudget geeft waarmee hij (een deel van) de kosten dekt. Uit een onderzoek van Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) blijkt dat zakelijke rijders nog niet echt warmlopen voor deze constructie. In 2020 gebruikte slechts 2% van de ondervraagden een private-leaseauto voor zakelijke ritten. De VZR vindt het ‘geen positieve ontwikkeling’ dat de verantwoordelijkheid voor zakelijke mobiliteit zo verschuift van werkgever naar werknemer. Private lease is overigens een langlopende financiële verplichting voor de werknemer, die bij het BKR wordt geregistreerd.