8.2 Vergoeden van werkelijke kosten
Een werkgever kan er ook voor kiezen om werknemers de werkelijke kosten (de kosten van de plaatsbewijzen) van hun zakelijke reizen met het openbaar vervoer te vergoeden. Hiervoor geldt dan een gerichte vrijstelling, zodat een organisatie aan de voorwaarde moet voldoen om de vergoeding als eindheffing aan te wijzen.
8.2.1 Aannemelijk maken
administratie
Als een werkgever kiest voor het onbelast vergoeden van de werkelijke ov-kosten, moet hij aannemelijk kunnen maken dat de werknemer met het openbaar vervoer heeft gereisd. Hij doet dit door bijvoorbeeld bij de administratie (kopieën van) de gebruikte plaatsbewijzen te bewaren.
Vastlegging van de (kopieën van) vervoerbewijzen hoeft niet per werknemer te gebeuren. Er moet dan wel een directe en duidelijke link te leggen zijn tussen de aan de werknemer betaalde vergoeding en de plaatsbewijzen.
8.2.2 Ov-chipkaart
zakelijke ritten
Voor het reizen met het openbaar vervoer gebruiken werknemers vaak een ov-chipkaart. Een werkgever moet ook bij het gebruik van een ov-chipkaart aannemelijk maken dat een werknemer zakelijke ritten heeft gemaakt met het openbaar vervoer. Hiervoor kan hij de transactieoverzichten met daarop de reizen en kosten gebruiken.
Het is voor de werkgever belangrijk om de transactieoverzichten van de werknemer te ontvangen en bij de administratie te bewaren. Die overzichten dienen als bewijs tegenover de Belastingdienst.
Aanschafkosten
vrije ruimte
Ook iets om goed op te letten: een vergoeding van de aanschafkosten van een ov-chipkaart valt niet onder de gerichte vrijstelling. Een organisatie kan deze vergoeding dus alleen onbelast aan werknemers geven door gebruik van de vrije ruimte.
8.2.3 Ov-abonnement
twee manieren
lagere kosten
aannemelijk
Of de vergoeding voor een abonnement voor het openbaar vervoer – zoals een jaartrajectkaart of ov-jaarkaart – onbelast is omdat er een gerichte vrijstelling geldt, hangt af van de zakelijke kosten die de werknemer met het abonnement maakt. Een werkgever kan die kosten op twee manieren bepalen:
- Hij maakt een afspraak met de werknemer over nacalculatie. Dit betekent dat hij binnen een maand na afloop van de geldigheid van het ov-abonnement samen met de werknemer het zakelijk gebruik ervan moet bepalen. Blijken de kosten van het zakelijk gebruik lager dan de vergoeding die de werkgever heeft gegeven, dan zijn er drie mogelijkheden:
- Hij laat de werknemer het verschil terugbetalen.
- Hij verwerkt het verschil als loon bij de werknemer
- Hij wijst het verschil als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte aan, waardoor het in onbelast loon voor de werknemer wordt omgezet.
- Hij maakt de kosten van het zakelijk gebruik van het abonnement aannemelijk. Hierbij gaat het erom dat de kosten van het zakelijk gebruik minstens zo hoog zijn als de vergoede kosten van het abonnement. Is dat niet het geval, dan is de vergoeding belast loon. De werkgever kan dit desgewenst in onbelast loon voor de werknemer omzetten door gebruik te maken van de vrije ruimte.
8.2.4 Voordeelkaart
twee situaties
Ook bij de vergoeding van een voordeelabonnement hangt het van (de korting op) de kosten van het zakelijk gebruik af of dit onbelast is vanwege een gerichte vrijstelling. Hierbij zijn twee situaties mogelijk:
- De vergoeding is onbelast als de prijs van de voordeelkaart lager is dan de hiermee verkregen korting op de zakelijke reizen.
- De vergoeding is belast als de prijs van de voordeelkaart hoger is dan de hiermee verkregen korting op de zakelijke reizen. De werkgever kan de vergoeding in dat geval desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.