7.3 Unieke referentiecode

unieke 
lettercode

niet verplicht

mogelijkheden

De kern van RGS is de referentiecode. De referentiecode is een unieke lettercode die is gekoppeld aan een bepaalde grootboekrekening. Deze referentiecode wordt vervolgens door de software gebruikt om te koppelen aan andere software. In RGS zijn ook rekeningnummers opgenomen. Deze nummers zijn niet verplicht en dienen als voorbeeld, maar ze kunnen worden overgenomen mocht u het referentie grootboekschema gaan gebruiken als uw eigen schema. Aan de andere kant kunt u ook slechts de referentiecodes van het RGS koppelen aan uw eigen rekeningnummers en omschrijving. Hoe u RGS aan uw grootboekrekeningen koppelt, hangt af van het financiële softwarepakket dat u gebruikt. Neem contact op met uw softwareleverancier voor meer informatie over de mogelijkheden om RGS toe te passen in uw administratie.

7.3.1 De opbouw van de referentiecode

groepjes

identificeren

Een referentiecode begint op het hoogste niveau altijd met een ‘B’ van balans of een ‘W’ van de winst-en-verliesrekening en is vervolgens opgebouwd uit groepjes van drie letters, zoals in het kader op de volgende pagina is weergegeven. Eventueel kan deze referentiecode worden aangevuld met een ‘.’ (punt) en een zelf te bepalen tekst of code. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om elke individuele bankrekening met een eigen referentiecode te identificeren.

Een treetje lager in de hiërarchie zien we vier niveaus. De referentiecode is opgebouwd uit:

• hoofdrubriek;
• rubriek;
• grootboekrekening;
• mutatie.

In het kader op de volgende pagina vindt u een voorbeeld uit de financiële administratie over hoe referentiecodes eruit kunnen zien.

7.3.2 Informatie van buiten het RGS

optimalisatie

Hoewel RGS een belangrijke bijdrage kan leveren aan verdere optimalisatie van rapportageprocessen, heeft dit in veel gevallen alleen maar impact op een deel van de te rapporteren gegevens. In veel rapportages wordt informatie gevraagd over de aanleverende partij, over de bestuurders, grondslagen, toelichtingen, et cetera. Deze gegevens vormen géén onderdeel van het RGS en zullen dus op andere wijze in het rapportageproces ter beschikking moeten worden gesteld.

Belastingdienst

potentie

In de recente versie(s) van de XML-Auditfile van de Belastingdienst is de mogelijkheid gecreëerd om de RGS-referentiecode op te slaan. Voor de Belastingdienst biedt dit het voordeel dat de controles gebaseerd zijn op deze referentiecodes. De Belastingdienst hoeft dus geen vertaalslag meer te maken van een individueel grootboekrekeningschema naar een structuur die de fiscus hanteert om de controles te laten plaatsvinden. Een (verzameling) XML-auditfile(s) met RGS-referentiecodes biedt ongekende mogelijkheden voor controles, analyses, benchmarking, et cetera. De markt heeft de potentie van deze gedetailleerde gestructureerde gegevensverzamelingen nog niet ontdekt. Er zijn organisaties die deze mogelijkheden voorzichtig proberen te benutten in hun bedrijfsprocessen, maar de werkelijke potentie wordt nog niet of nauwelijks geëxploiteerd.