1.3 De factuurcyclus

traject ­doorlopen

Eén ding verandert niet als u besluit over te stappen op ­e-factureren: de facturen zullen nog steeds een bepaald traject moeten doorlopen. Bij de verzender is de factuur een verkoopfactuur. Bij de ontvanger is diezelfde verkoopfactuur een inkoopfactuur geworden.

VerkoopfactuurHEADER_BREAK

goedkeuren

juiste formaat

controles

Voor het opmaken en verzenden van een verkoopfactuur moet u het volgende traject doorlopen:

• verzamelen: de gegevens die nodig zijn om de facturen en bijlagen aan te maken, worden verzameld. Hierbij kunnen pakbonnen en orders een belangrijke rol spelen;
• fiatteren: om een factuur te kunnen versturen, moet deze eerst worden gecontroleerd en goedgekeurd. Hier komen soms contracten of offertes aan te pas. Ga voor uzelf na of deze documenten altijd voorhanden zijn en gebruikt worden ter controle;
• verzenden: de papieren facturen en bijlagen worden geprint, gekopieerd, in een enveloppe gestopt, gefrankeerd en verzonden. Elektronische facturen en bijlagen worden in het juiste formaat opgesteld en gepresenteerd, aangeleverd of ter beschikking gesteld;
• klantcontact: na het verzenden van de factuur komen er mogelijk vragen over de factuur, waardoor een factuur moet worden gecrediteerd of aangepast;
• debiteurenbeheer: als het goed is, houdt u bij of klanten op tijd betalen. Daartoe vergelijkt u binnenkomende betalingen met openstaande posten;
• archiveren: zodra de factuur is betaald, kan deze worden gearchiveerd. Ook na archivering blijft de factuur belangrijk, bijvoorbeeld bij controles door de accountant of de Belastingdienst en bij vragen van de klant.

InkoopfactuurHEADER_BREAK

scannen

betaalbaar

wettelijk ­verplicht

De cyclus van een inkoopfactuur bestaat uit de volgende stappen:

• ontvangen: hoewel dit een open deur is, moeten inkoopfacturen eerst worden ontvangen voordat de klant deze kan verwerken;
• scannen: steeds meer ondernemingen met veel inkoopfacturen kiezen voor het scannen van alle inkoopfacturen. Uiteraard is dit alleen nodig als het gaat om papieren facturen;
• (tussen)boeken: de gegevens op de inkoopfactuur worden ingeboekt in het administratieve systeem of het boekhoudpakket. Bij e-facturen gaat dat een stuk makkelijker;
• routeren en matchen: een inkoopfactuur is vaak gekoppeld aan een inkooporder of een opdracht. De inkoopfactuur wordt hiermee vergeleken (matching) en binnen de onderneming rondgestuurd (routeren) voor goedkeuring;
• goedkeuren: binnen met name grotere ondernemingen zijn personen aangewezen die opdrachten mogen verstrekken en inkoopfacturen moeten goedkeuren voor betaling. In een kleinere onderneming is het vaak de directeur die inkoopfacturen goedkeurt;
• betaalbaar stellen: als de inkoopfactuur klopt met de verstrekte opdracht of inkooporder en door de juiste persoon is goedgekeurd, kan de factuur betaalbaar worden gesteld. In een kleine onderneming vinden factuurbetalingen vrijwel altijd handmatig plaats en wordt er opdracht gegeven door de directeur;
• archiveren: goede archivering is wettelijk verplicht, onder meer als de ontvangende onderneming de vermelde BTW terugvordert van de Belastingdienst.