6. Beleid tegen wanbetalers

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: oktober 2017

Goede betaalafspraken en duidelijke betalingstermijnen zorgen er niet altijd voor dat afnemers op tijd betalen. Uw onderneming krijgt toch te maken met trage of slechtbetalende debiteuren (wanbetalers). Bij het opstellen van het debiteurenbeleid moet uw onderneming daar al rekening mee houden. Hoe gaat u deze wanbetalers aanpakken en dwingen om toch zo snel mogelijk de openstaande rekeningen te betalen?

In Nederland wordt ruim 33,7% van de facturen te laat voldaan. Dit percentage is lager dan het West-Europese gemiddelde, waar afnemers in 41% van de gevallen te laat betalen. Liquiditeitsproblemen vormen de belangrijkste reden om betalingen uit te stellen (binnenland 52,8%, buitenland 39,7%). Daarnaast gebruikten afnemers de uitstaande facturen als een vorm van financiering (binnenland 35,8%, buitenland 21,5%) en was de complexiteit van de betalingsprocedure (binnenland 18,8%, buitenland 21,5%) ook vaak een reden om de betaling uit te stellen (bron: Betalingsbarometer 2017 van Atradius).

6.1 Wanbetaler aanspreken

Veel ondernemingen aarzelen om laat betalende klanten aan te pakken. Ondernemers zijn namelijk vaak bang om de relatie met de afnemer te verstoren. Dat is begrijpelijk, maar ook onzinnig. Als een afnemer een gemaakte afspraak niet nakomt waardoor uw onderneming schade lijdt, heeft u het volste recht om voor uw belang op te komen. De late betaling...

6.2 Oorzaken van wanbetaling

Te late betaling vloeit niet altijd voort uit onwil of onmacht. Sterker nog, uw onderneming kan ook zelf tekort zijn geschoten, bijvoorbeeld omdat u een klacht niet afhandelde of een factuur niet of naar het verkeerde adres verzond (zie ook het kader op de vorige pagina). Tot slot zijn er dan ook nog de ‘echte’ wanbetalers, de debiteuren die met...

6.3 Aansporen van klanten

Het is belangrijk dat u in het debiteurenbeleid van uw onderneming vastlegt wanneer u begint met het aansporen van de klant tot betalen. Kiest uw onderneming voor een streng beleid, dan kunt u al op de zevende dag na het verstrijken van de uiterste betaaldatum een eerste actie ondernemen: e-mailen of bellen. Is het beleid van uw onderneming iets...

6.4 De aanmaningsprocedure

In het debiteurenbeleid van uw onderneming moet u ook aandacht besteden aan de aanmaningsprocedure. De hoogte van het openstaande bedrag is van invloed op uw aanmaningsprocedure. Bij een klein bedrag kan een telefoontje of een e-mail volstaan. Als u per e-mail of in een telefoongesprek een betaalafspraak maakt, kunt u dit schriftelijk of per e-...

6.5 Telefonisch aanspreken

Het kan geen kwaad om debiteuren telefonisch aan te spreken op hun betalingsgedrag. Dit heeft zelfs voordelen, aangezien de kosten relatief laag zijn en de kans op succes in de praktijk vrij groot is. Bedenk wel dat niet iedere werknemer de juiste vaardigheden heeft om de telefonische incasso voor uw onderneming te doen. Bepaal dus eerst of...

6.6 In gesprek met de klant

Als een debiteur financiële problemen heeft, is een persoonlijk gesprek te verkiezen boven een telefoongesprek of betalingsherinnering. Tijdens dit gesprek moet uw klant kunnen uitleggen wat er aan de hand is. Vraag hem zijn verhaal te onderbouwen met kwartaal-, halfjaar- of jaarcijfers. Een goedwillende klant gaat zo’n gesprek niet uit de weg...

6.7 Benodigde vaardigheden

Het aanspreken van een debiteur vraagt om een aantal professionele en sociale vaardigheden, zoals inzicht, tact, deskundigheid, doorzettingsvermogen en enthousiasme. U kunt dit samenvatten onder de noemer ‘resultaat- en klantgericht denken’. Kennis Van een werknemer die telefonische incasso doet, vraagt u dus wel het een en ander: het is niet iets...

6.8 De wettelijke rente

Als een debiteur de afgesproken betalingstermijn overschrijdt en een factuur te laat of helemaal niet betaalt, mag uw onderneming naast een standaardvergoeding voor incassokosten ook een wettelijke rente in rekening brengen. 6.8.1 Twee soorten Sinds 1 december 2002 maakt de wetgever onderscheid tussen de volgende twee soorten transacties:...

6.9 Sommatie en conservatoir beslag

Als u alle stappen in het proces heeft gemaakt en de afnemer van uw onderneming alsnog verzuimt de factuur te betalen, moet u overwegen of het openstaande bedrag juridische stappen rechtvaardigt. Als dat het geval is, kan uw onderneming een aangetekende brief (sommatie) sturen waarin u de klant sommeert alsnog te betalen. Geef in de brief aan dat...

U bent hier