1.3 Verschillende soorten
maatwerk
In tegenstelling tot wat de term ‘algemene voorwaarden’ doet vermoeden, moeten deze bepalingen altijd maatwerk zijn. Ze moeten precies passen bij het product of de dienst die uw onderneming aanbiedt. Ook moeten ze aansluiten bij de wijze waarop uw onderneming werkt en bij de ‘kernwaarden’ die u wilt uitdragen.
Verschillende regels voor verschillende vormen
doelgroep
Ook gelden er voor verschillende verkoopkanalen verschillende eisen voor de algemene voorwaarden. Dit heeft onder meer betrekking op de doelgroep die u wilt bereiken: (grote) ondernemingen of consumenten.
Zo genieten consumenten extra bescherming, want ze zijn in de praktijk kwetsbaarder dan ondernemingen, bijvoorbeeld omdat ze minder kennis en vermogen hebben (zie hoofdstuk 4).
1.3.1 Standaardvoorwaarden
weinig invloed
U zult bij het opstellen om te beginnen rekening moeten houden met algemene voorwaarden waar uw onderneming zelf weinig invloed op kan uitoefenen. Dit zijn de ‘standaard’ algemene voorwaarden voor uw sector, zoals:
- de algemene bankvoorwaarden;
- de voorwaarden van de Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM);
- de Bovag-voorwaarden van ondernemingen die zich met mobiliteit bezighouden.
Branche
imago
Hierbij is zeker sprake van maatwerk, maar dan op brancheniveau. Deze algemene voorwaarden komen tot stand door overleg binnen de brancheorganisatie. Het doel hiervan is een evenwicht te brengen in de positie van de branche enerzijds en de klanten anderzijds. Naast een maatschappelijke functie vervullen deze standaardvoorwaarden ook een belangrijke functie bij het creëren van een bepaald branche-imago. De leden van brancheorganisaties zijn vaak verplicht om de voorwaarden van die organisatie te gebruiken.
1.3.2 Verkoop en inkoop
levering
De meest voorkomende soort algemene voorwaarden die individuele ondernemingen zelf opstellen, zijn de verkoopvoorwaarden, ook wel leveringsvoorwaarden genoemd. Daarin worden de belangrijkste zaken met afnemers van uw product of dienst geregeld, zoals:
- de leveringsmethode;
- de manier van betaling;
- eventueel een eigendomsvoorbehoud (zie hoofdstuk 8);
- de aansprakelijkheid;
- de wijze van omgaan met geschillen.
‘Battle of forms’
Grote ondernemingen met een inkoopafdeling en een stevige marktpositie hanteren ten opzichte van hun toeleveranciers soms juist inkoopvoorwaarden. Soms bestaat er onduidelijkheid over welke voorwaarden gelden: de verkoop- of de inkoopvoorwaarden. Dit wordt wel de ‘battle of forms’ genoemd. Hiervoor gelden juridisch gezien aparte regels. U leest meer hierover in hoofdstuk 3.
1.3.3 Garantie
omschrijven
Een bijzondere vorm van algemene voorwaarden zijn de voorwaarden die gelden bij garantie. Zo kunt u bepaalde garanties geven bij het leveren van een dienst. Omschrijf dan wel goed in de voorwaarden wat wel en niet onder de garantie valt.
Fabrieksgarantie
eindgebruiker
Een bijzondere positie neemt de fabrieksgarantie in. De fabrikant geeft die garantie af zonder dat die contact met de klant heeft gehad. Die klant doet echter vaak zaken met een handelaar, verderop in de verkoopketen. Toch kan de eindgebruiker een beroep op de fabrieksgarantie doen als hij het product met de aankoopbon naar de fabrikant stuurt.
Gebruiker en wederpartij
Als u zich bezighoudt met algemene voorwaarden, komt u bepaalde begrippen geregeld tegen. Dit zijn meestal termen die ook in de wet worden gebruikt. Degene die de algemene voorwaarden opstelt, is ‘de gebruiker’. Degene met wie de gebruiker van de algemene voorwaarden zakendoet (meestal de klant) is ‘de wederpartij’. U kunt namens uw bv dus zowel de gebruiker van algemene voorwaarden zijn als de wederpartij. U bent bijvoorbeeld de wederpartij als u de algemene voorwaarden van een leverancierscontract ondertekent. In de meeste gevallen zal uw bv echter de gebruiker van de voorwaarden zijn, en daar gaat dit dossier dan ook hoofdzakelijk vanuit.
Geen ‘beroep of bedrijf’
natuurlijke persoon
In de regels over algemene voorwaarden wordt onderscheid gemaakt tussen ondernemingen en consumenten. De consument wordt in de wet omschreven als ‘de natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf’. Dit type wederpartij wordt voor het gemak altijd de ‘consument’ genoemd. Hij zal vermoedelijk geen gebruiker van algemene voorwaarden zijn.
1.3.4 Onlinevoorwaarden
webwinkel
Relatief jong zijn de onlinevoorwaarden, die zowel verkoop- als garantievoorwaarden kunnen bevatten. Steeds meer aankopen vinden immers online plaats en het aantal webwinkels groeit sterk. Deze ondernemingen ‘ontmoeten’ hun klanten alleen virtueel en kunnen dus geen algemene voorwaarden ‘overhandigen’ bij een aankoop.
Ter beschikking stellen
opslaan
Uiteraard heeft de wetgever daar inmiddels op ingespeeld. De algemene voorwaarden moeten dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch ter beschikking worden gesteld, en wel zo dat de klant ze kan opslaan en later nog eens kan nalezen. Het is uiteraard aan de klant om die voorwaarden daadwerkelijk te bestuderen, maar u heeft ze in ieder geval duidelijk aangeboden.
Meer over de specifieke eisen die gelden voor onlinevoorwaarden kunt u lezen in hoofdstuk 7.
Vraag een notaris om advies
niet verplicht
Het is niet verplicht om bij het opstellen van algemene voorwaarden een notaris in te schakelen. Vaak is dit ook niet nodig, want de meeste brancheverenigingen beschikken over standaardvoorwaarden. In veel gevallen zijn die voorwaarden direct te gebruiken.
afwijkende gevallen
Uiteraard staat het u vrij om deze desgewenst aan te passen. Als het hierbij gaat om kleine wijzigingen, is het niet nodig om een notaris in te schakelen. In afwijkende gevallen is het wel raadzaam om een notaris te raadplegen. Dit geldt ook als voor uw branche geen standaardvoorwaarden beschikbaar zijn.
Advies
inhoud
Vaak loont het wel om een notaris te laten adviseren over de inhoud van de algemene voorwaarden van uw onderneming. Hij helpt u namelijk niet alleen om de voorwaarden aan te passen aan uw specifieke bedrijfssituatie, maar zal er ook op letten dat uw voorwaarden juridisch waterdicht zijn.
Opties voor onlinevoorwaarden
offerte
aanvinkvakje
U kunt op diverse manieren uw algemene voorwaarden online onder de aandacht brengen van uw klanten. Hieronder volgen drie belangrijke aandachtspunten:
- Vermeld in de offerte (e-mail) dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en voeg de algemene voorwaarden als pdf-bestand toe.
- Plaats op de webpagina waar nieuwe klanten zich kunnen registreren een (nog niet aangevinkt) vakje met de tekst ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Zonder dit akkoord moet de klant zich niet kunnen registreren.
- Plaats in de webwinkel op de laatste pagina waar om definitieve bevestiging wordt gevraagd een link naar een pdf-bestand met algemene voorwaarden. Laat de klant een vakje aanvinken waarin staat dat hij de algemene voorwaarden heeft gezien.
1.3.5 Vernietigbaar
ongeldig
Als u de algemene voorwaarden niet correct aanlevert, zijn ze vernietigbaar. Dit betekent dat de wederpartij ze ongeldig kan verklaren. De klant hoeft zich dan bijvoorbeeld niet te houden aan de betalingstermijn die in de algemene voorwaarden is opgenomen, of uw onderneming wordt aansprakelijk voor zaken die u had kunnen uitsluiten.
rechtszaak
In veel gevallen zal dit leiden tot een rechtszaak. De rechter bepaalt dan of de algemene voorwaarden met terugwerkende kracht vernietigd zijn.