1.3 Administratieve inrichting
belastingheffing
elektronische vorm
Het woord administratie is breder dan alleen de financiële administratie. Tot de administratie behoort ook alles wat een onderneming volgens wettelijke bepalingen moet bijhouden, aantekenen of opmaken. Alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn – dus bijvoorbeeld ook relevante correspondentie, contracten, agenda’s en notulen – moet door uw onderneming worden vastgelegd en bewaard. Dit geldt ook voor gegevens die zijn vastgelegd op usb-sticks, in de cloud en op bijvoorbeeld diskettes, tapes, cd-roms en dvd’s. Alle gegevens van uw onderneming, of deze nu zijn vastgelegd op papier of in elektronische vorm, vallen onder de wettelijke administratie- en bewaarplicht.
1.3.1 Wettelijke verplichting
zeven jaar
De wet kent een drietal belangrijke bewaarplichten: de fiscale bewaarplicht, de administratieplicht en de Archiefwet. De Archiefwet geldt alleen voor overheidsorganen. Voor uw onderneming zijn dus vooral de fiscale bewaarplicht en de administratieplicht relevant. Iedere onderneming is wettelijk verplicht deze basisgegevens (zie paragraaf 1.3.2) zeven jaar te bewaren.
Administratieplicht
Een andere belangrijke verplichting is de administratieplicht voor het bestuur van rechtspersonen, zoals bv’s. Het bestuur is verplicht om de gegevens over de onderneming in een – voor de fiscus controleerbare boekhouding – vast te leggen. De administratie moet overzichtelijk en zodanig gedetailleerd bijgehouden zijn dat daaruit bijvoorbeeld blijkt hoeveel BTW de bv aan de Belastingdienst moet afdragen.
1.3.2 Welke gegevens?
Het is dus belangrijk om uw administratie op orde te hebben. De volgende gegevens moet u in uw administratie opnemen en bewaren:
- brongegevens;
- stamgegevens;
- basisgegevens.
Brongegevens
afgeleide gegevens
Een brongegeven is de eerste vastlegging die u maakt of ontvangt van elke transactie die uw onderneming doet. Deze brongegevens worden vervolgens vastgelegd in één of meer informatiesystemen, de zogenoemde afgeleide gegevens. Zo’n vastlegging moet gecontroleerd kunnen worden aan de hand van de brongegevens. Elke vastlegging moet daarvoor een verwijzing bevatten naar de brongegevens.
Voorbeelden van brongegevens en afgeleide gegevens zijn onder andere:
- de gegevens op een bestelformulier in de orderadministratie;
- de gegevens van de verkoopfactuur in de verkoopadministratie;
- de gewerkte uren van werknemers in de loonadministratie.
Stamgegevens
meerdere transacties
Naast de brongegevens en afgeleide gegevens moet uw onderneming ook de vaste gegevens of stamgegevens bewaren. Dit zijn gegevens van uw onderneming die voor meerdere transacties gelden en die binnen een systeem vaak worden gebruikt, zoals: personeelsgegevens (bijvoorbeeld adressen en burgerlijke staat), artikelgegevens (zoals prijzen en omschrijvingen) en relatiegegevens (bijvoorbeeld adressen van debiteuren en crediteuren). Voor deze gegevens is alleen de actuele stand van zaken van belang.
langere tijd
Bij een boekenonderzoek kan ook de vroegere stand belangrijk zijn. U zult dus ook deze vroegere stand van de vaste gegevens gedurende zeven jaar moeten bewaren.
Basisgegevens
De basisgegevens spelen voor langere tijd een belangrijke rol in uw onderneming. Deze gegevens moet u zeven jaar bewaren. Daarbij gaat het om:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
afspraken maken
De overige gegevens van uw onderneming behoren volgens de Belastingdienst niet tot de basisgegevens. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de bewaartermijn voor deze gegevens. Daarnaast kunt u voor zowel de basisgegevens als de overige gegevens met de fiscus afspreken tot op welk detailniveau uw onderneming de gegevens moet bewaren.